¿Cómo construir un cuadro de mandos verdaderamente útil?
Dejémonos de intuiciones, y vayamos al grano. Pero a la hora de definir nuestros cuadros de mando que sean útiles para la toma de decisiones, tengamos claro que sólo podremos analizar aquellos aspectos que podamos medir. Además, debemos seleccionar cuidadosamente los datos que serán la base de nuestros KPIs.
Disponer de una buena herramienta para la construcción de cuadros de mando o dashboards no resuelve nada, si luego no se construyen éstos adecuadamente. Desde Intelligence Partner estamos convencidos de las capacidades, potencia y sencillez precisamente de Tableau– lo que sin duda le otorga su posición de liderazgo en la familia de soluciones de cuadros de mando y Business Intelligence-, pero no deja de ser un “instrumento” que debe ser empleado con un criterio y una finalidad específicas.
Vaya por delante que uno de los valores añadidos que nos caracteriza como distribuidores de la herramienta es precisamente nuestra total disponibilidad para ayudar a nuestros clientes a sacarle el máximo partido. Pero también queremos que nuestros clientes sean autosuficientes. Por ese motivo, vamos a dedicar unas líneas a esta cuestión para ir adelantando…
La primera pregunta que nos debemos formular es ésta: ¿Qué es lo que verdaderamente queremos analizar? Para responder a esta cuestión debemos considerar dos grandes elementos: los objetivos de la dirección (alineados con el plan estratégico de la compañía) y las áreas de actuación que se consideren vitales para conseguirlos. Una vez tengamos claro esto, dará lugar a lo que se conoce como KPIs (Indicadores clave de rendimiento) y son precisamente los que pueden informar sobre el nivel de cumplimiento de nuestros objetivos.
El cuadro de mandos será el interfaz que nos va a permitir comprender e interpretar estos indicadores. Con su ayuda seremos capaces de conocer el alcance, la tendencia y las desviaciones, conociendo las causas, y así poder tomar las medidas correctoras que sean adecuadas. En un ciclo de mejora continua que involucre a todos los procesos de la organización. Por lo tanto, un cuadro de mandos, para que sea una herramienta verdaderamente útil, deberá cumplir ciertas premisas:
1. Debe ser comparable en el tiempo. No hay mucho que explicar… el “tiempo” es una variable esencial, sin duda alguna.
2. Los datos deben ser fáciles de cuantificar y de entender. Si sólo lo entiendo yo, cuando lo comparta me quedaré sólo.
3. Hay que organizarlos en conceptos que permitan visualizar rápidamente qué va bien y qué no.
4. Debe permitir un drill-down a datos específicos o enlazar a otros más relevantes.
5. Cada KPI debe tener un responsable, alguien concreto a quien trasladar los planes de acción que sean oportunos.
6. Que puedan mandarse informes periódicamente sobre el estado de los KPIs.
7. No debe ser “bonito” (a no ser que nos ayude a entender mejor los datos, claro)… ni exagerado… y ojo con emplear bien los colores. A lo mejor llamamos la atención sobre algo que no la merece. Y no dediquemos demasiado tiempo a concebir el cuadro de mandos perfecto, excesivamente complejo y ambicioso. Empecemos por metas sencillas. Por un prototipo, que quizá luego se convierta en “definitivo”.
8. Una vez definidos, debemos imponernos un ciclo que seguiremos a rajatabla: medir – analizar – tomar decisiones – medir – analizar -…. Si tras ejecutar estos ciclos la cosa no mejora, quizá no estemos aplicando el mejor enfoque en nuestro estudio y las métricas no coincidan con nuestras metas.
9. No subestimemos la necesidad de mantenimiento de un cuadro de mandos: la configuración de un cuadro de mandos no es un ejercicio que siempre se conciba y resuelva de una vez y ya se dé por terminado. Si no involucramos a los afectados y validamos con ellos qué métricas son las más relevantes, por mucho que se actualice el cuadro no alcanzará su efectividad. Por eso indicábamos que siempre debe existir un responsable. Debemos asegurarnos con él de que está validando la utilidad del mismo. Y hacerlo con regularidad.
10. Y para el final, otra recomendación importante: por muchos indicadores de rendimiento que podamos concebir en nuestro concienzudo brainstorming de gestión, lo mejor es centrarse en un número discreto… no más de una decena de KPIs, si no queremos perder el norte.
Desde Intelligence Partner estaremos encantados de asesorarte en este u otros temas para que puedas construir un cuadro de mandos verdaderamente eficaz que ayude a tu empresa a tomar las decisiones adecuadas. Contacta con nosotros para una información más detallada.
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