5 factores para adaptar con éxito los procesos empresariales ante posibles nuevas oleadas de la COVID-19

¿Cómo adaptar mi empresa ante posibles nuevas oleadas de la COVID-19?

De acuerdo con Charles Darwin, la capacidad de adaptación al cambio es el secreto de la supervivencia. Este concepto es aplicable al 100% al entorno empresarial.

En la primera oleada de la pandemia se han acelerado muchas transformaciones en el tejido empresarial, especialmente la transformación digital. En este contexto, las herramientas de colaboración y comunicación como la intranet social colaborativa LumApps o Google Meet de G Suite, han desempeñado un papel fundamental.

Gracias a estas transformaciones, se ha reducido de manera espectacular el impacto del coronavirus en las organizaciones. La digitalización ha facilitado el trabajo remoto (o teletrabajo) y colaborativo, impulsando la modificación de algunos procesos de gestión para adaptarse con éxito a la nueva realidad.

En este post te hablamos de 5 factores esenciales para que las empresas puedan adaptar con éxito sus procesos empresariales ante nuevas oleadas de la pandemia:

Paso 1. Asegurar la comunicación entre los equipos

Ya sea desde la oficina o desde los domicilios, la comunicación entre los equipos es fundamental tanto para desarrollar la actividad diaria como para trabajar en la definición y aplicación de medidas ante posibles nuevas oleadas del coronavirus, así como para reaccionar de manera coordinada ante las incidencias que puedan surgir. 

Es necesario, por tanto, contar con herramientas de comunicación interna (por ejemplo LumApps, una solución de intranet social colaborativa) que permitan que los equipos trabajen en tiempo real sin importar su ubicación ni el dispositivo utilizado, compartiendo los mismos recursos online y garantizando su correcta alineación con la estrategia y objetivos de la compañía.

Factor 2. Reaccionar con rapidez frente a los problemas en la cadena de suministro y clientes

La pandemia ha alterado en muchas empresas el funcionamiento de su cadena de suministro. Entre otros, se han producido con más frecuencia de lo deseado:

• Retrasos o interrupciones en la provisión de materias primas
• Incremento de los costes
• Problemas logísticos que retrasan las entregas previstas
• Cierre o mínimo funcionamiento de aduanas en importaciones y exportaciones

Con el fin de garantizar la imagen de marca y mostrar la máxima transparencia, muchas empresas comunican con rapidez estas situaciones a sus clientes para que sean conscientes de la voluntad de servicio y de las limitaciones impuestas, así como de las medidas tomadas para minimizar su impacto final (por ejemplo, la modificación de procesos de gestión). También contactan con sus proveedores para conocer cuándo prevén estos que puedan superar sus dificultades, para comunicar esta información tanto a clientes como a responsables de la organización (por ejemplo de Fabricación, Almacén o Compras). 

En estas situaciones son de gran utilidad:

• Herramientas de comunicación y colaboración: G Suite, LumApps…
• Soluciones CRM y de automatización del marketing: SugarCRM y Salesforce 

Factor 3. Disponer de y ejecutar planes de contingencia efectivos 

De acuerdo con una reciente encuesta de gestión de riesgos realizada por Deloitte, sólo el 49% de las empresas ha elaborado planes de contingencia y realizado pruebas previas basadas en escenarios de emergencia.

Estos planes de acción ante emergencias o planes de contingencia deben ser conocidos por todos los empleados (por ejemplo, estando disponibles para todos en una intranet social colaborativa como LumApps). Con el objetivo de asegurar la continuidad del negocio, estos planes definen las medidas que deben tomarse para asegurar:

• Mantenimiento de la actividad y adaptación de los procesos necesarios
• Higiene y asepsia de las instalaciones, con protocolos de desinfección
• Máxima salud y bienestar de los empleados: protocolos de actuación, EPI y otros recursos
• Calidad y seguridad de los productos/servicios
• Alineación con las recomendaciones de las autoridades sanitarias

Un comité de emergencia o seguridad debe velar por su correcta aplicación, así como por tomar las acciones correctoras oportunas en caso de necesidad. De esta manera se garantiza la continuidad de la actividad de la empresa con el menor impacto posible.

Factor 4. Contar con sistemas de gestión flexibles y rápidamente adaptables

Uno de los puntos donde antes han de reflejarse los cambios en los procesos empresariales es en sus sistemas de gestión. Tanto las soluciones ERP como CRM de las organizaciones deben contar con una alta capacidad de personalización y adaptabilidad, para recoger con la mayor rapidez y precisión posibles las modificaciones necesarias en las reglas de gestión propias de la compañía. 

Una solución de gestión estándar y fácilmente adaptable, como las comercializadas por los principales players del mercado (Salesforce, SugarCRM, etc.), puede ser modificada y adaptada con facilidad, rapidez y con un coste muy asequible para la empresa. 

Factor 5. Formar con rapidez a los empleados en los nuevos cambios

Una vez realizados los cambios en los procesos de gestión, es necesario informar de ellos con la mayor rapidez y, en caso de que haga falta,  formar a los empleados implicados. 

Ya que posiblemente no va a ser posible realizar formaciones presenciales, es indispensable hacerlo mediante plataformas de e-learning específicas, o en su defecto mediante herramientas de comunicación y colaboración (como LumApps, Google Meet, etc.). De esta manera se garantiza que el empleado adquiere los conocimientos necesarios para realizar su trabajo en las nuevas condiciones. 

En Intelligence Partner recomendamos LumApps como una de las herramientas fundamentales para adaptarse con rapidez y precisión ante los cambios que puedan derivarse de posibles nuevas oleadas de la COVID-19. Esta herramienta de comunicación interna -también definida como intranet social colaborativa y 100% integrable con G Suite y Microsoft Office 365- facilita el desarrollo de la actividad empresarial en cualquier tipo de situación, y acelera la transformación digital de las organizaciones. 

Nuestros expertos conocen en profundidad esta solución, y además contamos con experiencia en proyectos de implantación, mantenimiento y soporte.

Contáctanos y explícanos tu situación actual y tus objetivos. Nuestros profesionales analizarán esta información, para luego diseñar juntos el mejor escenario para adaptar tus procesos de gestión, y competir con éxito en este nuevo entorno.