6 características de una herramienta para dispatchers y coordinadores de servicios de campo

Los mercados en los que las empresas de servicios de campo operan son cada día más agresivos y competitivos. Por si fuera poco este entorno de partida, la pandemia de la COVID ha provocado la mayor perturbación económica y social experimentada desde la Segunda Guerra Mundial, alterando tanto la oferta como la demanda. De hecho, en un reciente post hemos analizado en profundidad la transformación y los desafíos que ha supuesto la irrupción de COVID-19 en los servicios de campo.

Muchas empresas han sabido reaccionar con audacia, aprovechando el momento disruptivo que vivimos para acelerar su transformación a través de la adopción de tecnología capaz de automatizar tareas y aumentar la eficiencia operativa. 

Ahora bien… ¿Qué les debemos exigir a estas herramientas informáticas para cubrir las necesidades tanto de dispatchers como de los equipos de campo?  

Las seis características que debes pedir a la herramienta para tus técnicos de campo

Hemos resumido en seis apartados las características que debes exigir a tu solución de Field Service Management, para la gestión de trabajadores de campo, que asegure la capacidad para resolver tus necesidades tanto en la oficina como en su quehacer diario.

1. Acceso en cualquier momento. Desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo, incluyendo además modos de acceso diferenciados según el rol que el usuario desempeñe en la organización.
2. Optimización en la asignación de tareas. De tal manera que se tengan en cuenta los turnos de trabajo, la disponibilidad de cada empleado, las habilidades (skills) y la localización de los técnicos de campo.
3. Control de la actividad en tiempo real. Como comentábamos antes, estar al tanto de las tareas realizadas, las que están en curso o las pendientes. Se trata de disponer de una agenda de trabajo que nos informe en tiempo real sobre el estado de todas las tareas de los técnicos de campo de la empresa.
4. Recogida de información en campo. Disponer de un potente editor para crear diferentes tipos de formularios que a su vez permitan a los técnicos de campo recopilar información durante la ejecución de sus tareas y ponerla a disposición de sus coordinadores en tiempo real. Y puestos a pedir, que también funcione en modo off line.
5. Optimización de rutas. Aprovechando tecnologías como el geoposicionamiento, de tal forma que, estando los técnicos localizados geográficamente y en tiempo real, tengamos constancia de sus tareas asociadas a un emplazamiento concreto.
6. Potente sistema de reporting. Que disponga de informes que permitan por ejemplo elegir entre diferentes opciones de ordenación y de búsqueda avanzada sobre los listados de tareas y de técnicos. Siendo posible exportar informes de todo tipo en tiempo real para su tratamiento posterior.

Los beneficios de una herramienta de Field Service Management según responsables de dispatching

Nuestra experiencia en proyectos de despliegue de Task4Work, nuestra solución de Field Service Management, nos ha permitido conocer de forma profunda qué necesitan los responsables de dispatching y cuáles son los verdaderos beneficios que ven en la solución:

• Amplia versatilidad, pudiéndose adaptar a las necesidades de cualquier negocio.
• Mejora de la fiabilidad sobre la información gestionada, y la certeza sobre los trabajos realizados.
• Aumento de productividad de los técnicos de campo.
• Mayor control de costes operativos, proporcionando desde una planificación óptima hasta la rápida asignación de técnicos, atendiendo a criterios de proximidad y cualificación para realizar cada tarea.
• Organización eficiente y geolocalizada de las rutas de las visitas por todo el territorio de cobertura.
• Control, coordinación y organización de la actividad diaria en tiempo real.
• Fidelización de clientes gracias a la alta calidad del servicio.

Como se puede observar, el concepto de “tiempo real” está omnipresente a lo largo de nuestras exigencias y beneficios. Atrás quedó el tiempo en el que los trabajadores se manejaban con talonarios de formularios, de tal forma que al final de la jornada alguien debía procesarlos para pasarlos a un sistema de gestión. Esos procesos manuales no son otra cosa que un cuello de botella que debe ser eliminado de la tarea diaria. Supone pérdida de tiempo y de productividad.

Task4Work, la solución cloud que optimiza todos tus procesos

Task4Work es la solución de Field Service Management (software FSM) desarrollada por Intelligence Partner que permite mejorar la gestión de la actividad de la fuerza de trabajo móvil de cualquier organización, al resolver todas las exigencias indicadas anteriormente. Siendo una solución nativa cloud, ofrece numerosas ventajas adicionales:

• La empresa no debe invertir en infraestructuras locales para darle soporte. La información, su custodia y las copias de seguridad se gestionan en la nube.
• Está siempre disponible, bastando simplemente con acceder a Internet. Adicionalmente permite el trabajo off-line, con la posibilidad de una sincronización posterior, cuando las comunicaciones lo permitan.
• Ofrece un modelo de pago por uso: se contratan las licencias que se necesitan en cada momento. Y, por lo tanto, es capaz de crecer con la empresa de manera ilimitada.
• Está siempre actualizada. Conforme surgen nuevas versiones, siempre están disponibles para la empresa.
• Se beneficia de las tecnologías de Google, líder indiscutible en cartografía y geoposicionamiento, que se aplican también a la optimización de rutas con información de tráfico.
• Dispone de un módulo de Business Intelligence (Task4Work Analytics), que permite explotar toda la información analítica y sacarle todo el partido a los datos.

Si deseas mejorar la organización y el control de las gestiones del día a día de tus trabajadores de campo, no dudes en contactar con nosotros sin compromiso y conocerás cómo nuestro software FSM te ayudará a resolver tanto tus retos actuales como los futuros.