Cambiar de Office a G Suite: un camino que Google te pone muy fácil
Cuando se abordan proyectos de transformación digital e innovación de nuestros clientes, un escenario habitual es el tránsito de las clásicas tecnologías Microsoft a las más innovadoras y nativas digitales que nos ofrece Google. Y no hablamos únicamente de abandonar una versión no actualizada de Office. El desafío es aún mayor si cabe; y no nos asustan los retos.
Dejando a un lado el discurso de los ahorros y las mejoras en colaboración que aporta G Suite (eso es materia como para dedicarle un artículo aparte), cuando una organización toma la decisión de cambiar, una premisa que tenemos clara es que al migrar desde Office 365 a G Suite no se pueden interrumpir los negocios.
Eso es lo que conocemos como interoperabilidad, y que se traduce en la capacidad para poder trabajar codo con codo, los unos con los otros. En este sentido, G Suite está precisamente diseñado para trabajar junto con Office. ¿Cómo lo hace?
Evolucionando desde Office 365 a G Suite: tres escenarios posibles
En primer lugar, nos podemos encontrar con el escenario de migración de unos documentos a otros. Asimismo, es necesario hacer posible la coexistencia, de tal manera que se puedan utilizar indistintamente las herramientas Office 365 o G Suite. Porque independientemente de la estrategia empresarial enfocada a la adopción de G Suite, siempre hay períodos de transición que obligan a entenderse ya sea dentro de un mismo departamento como entre varios. Y, por supuesto, en tercer y último lugar no nos podemos olvidar de la colaboración con terceros, ya sean de nuestra misma organización, clientes, proveedores o socios empresariales.
Si nos centramos en los dos últimos supuestos (los más complejos a simple vista), empezamos aclarando que no sólo funciona, evitando así la frustración y las trabas para la adopción, sino que además ahorra tiempo y dinero, y al ritmo que desee cada organización.
Todo ello con unas cargas de configuración, administración y de gestión mínimas, que es lo que precisamente puede preocupar a cualquier departamento de TI.
Una compatibilidad real que simplemente funciona
Fijándonos en algunos casos concretos, podemos empezar indicando que Google Calendar funciona perfectamente con Exchange, que se pueden almacenar documentos en Google Drive mientras seguimos trabajando con las herramientas de Office, o que Google Docs facilita enormemente la edición colaborativa de documentos en tiempo real. Y lo mejor de todo es que los usuarios no tienen que preocuparse sobre cómo sucede todo esto. Simplemente funciona.
Esto es posible gracias a servicios como Calendar Interop, capaz de traducir los mensajes entre Google Calendar y Microsoft Exchange (ya sea on-premise o bien Office 365), permitiendo que puedan trabajar juntos y en tiempo real. Y no nos referimos simplemente a la capacidad de convocar una cita de calendario. Se trata también de poder ver la disponibilidad de los integrantes de la reunión a la hora de buscar el mejor hueco.
En el caso de la edición colaborativa, es posible trabajar manteniendo controladas las diferentes versiones de un mismo documento, sin preocuparse por bloquear los ficheros o editarlos en paralelo, como se hacía en el pasado. Lo verdaderamente útil es lo que Google llama Real-time Presence, sin tenerse que preocupar del versionado.
Todo esto puede parecer difícil de creer, pero lo mejor es verlo por uno mismo. ¿Te interesa una demostración sin compromiso alguno? ¡Contáctanos!
