EMDOC mejora la gestión de la documentación gracias a G Suite
La implementación de G Suite en la compañía ha hecho que el almacenamiento ya no suponga un problema. Además, ha facilitado y agilizado todos los procesos en cuanto a organización y colaboración.
LA EMPRESA
EMDOC es una consultoría de movilidad global fundada en 1985, especializada en ayudar a las empresas multinacionales a trasladar a sus ejecutivos a Brasil, así como con su situación legal en Brasil. De la misma manera, ayudan a las compañías que quieren enviar a los trabajadores brasileños al extranjero.
EL RETO
La empresa contaba con múltiples desafíos.
Al tratarse de una consultoría, la cantidad de documentación con la que trabajan es muy alta. Por lo que el almacenamiento era un factor de gran importancia para ellos.
No sólo eso, también tenían dificultades con la búsqueda de los correos debido a problemas a la hora de indexarlos. Trabajaban constantemente con archivos adjuntos y la falta de comunicación en tiempo real entorpecía y ralentizaba muchos de los procesos.
En EMDOC necesitaban una herramienta que les ayudara no sólo en la gestión de toda esa cantidad de documentación, sino que facilitara y agilizara todos los procesos en cuanto a organización y colaboración.
LA SOLUCIÓN
Ya de entrada y en lo que respecta a la parte económica, rápidamente pudieron detectar que entrando en el mundo de Google conseguirían una reducción de casi el 50% de sus costes en licencias.
A ello se le sumaban múltiples funcionalidades. Para una consultoría de este tipo, el acceso a la nube desde cualquier lugar del mundo ha facilitado las gestiones. Asimismo, la posibilidad de compartir el trabajo en las Hojas de Cálculo en tiempo real es una funcionalidad primordial para EMDOC, ya que su plantilla hace gran uso de ellas. Gracias a las Hojas de Cálculo múltiples personas pueden trabajar conjuntamente en el mismo documento al mismo tiempo y desde cualquier lugar, comunicándose a través de Hangouts o Google Meet.
En EMDOCtrabajan con un volumen muy grande de información mediante documentos escaneados y gracias a G Suite los consultores que se encuentran -por ejemplo- en los Consulados, pueden hacer una foto del documento, enviarla y otorgar acceso al mismo.
LOS RESULTADOS
Tras 4 años de uso de G Suite y gracias a la migración a la versión Business, EMDOCya no tiene más problemas de espacio; los usuarios lo tienen todo disponible en su bandeja de entrada.
Además, y gracias también a esta versión, disponen de Team Drives, donde actualmente están subiendo más de 2Tb de datos.
Hoy día, mediante la misma ingeniería de búsqueda que utiliza Google, consiguen encontrar fácilmente cualquier email, archivo o conversación de Hangouts y comparten Hojas de Cálculo y Documentos de forma que todos los usuarios puedan así trabajar simultáneamente.
Intelligence Partner ayudó a la empresa a migrar las herramientas de Word y Excel para pasar a utilizar casi únicamente las herramientas de Google. El 100% de la plantilla salió de Outlook y hoy, el 95% de esos trabajadores utilizan exclusivamente las herramientas de Office de G Suite.
