UNOde50 evoluciona en la digitalización con G Suite

LA EMPRESA

Nacida en Madrid a finales de los años noventa, la marca nace como respuesta a la necesidad de encontrar un estilo de joyería que rompiese con todo lo existente.

Creatividad, estilo único y espíritu atrevido se entremezclan para dar forma a una marca diferente que refleja exclusividad a través del diseño y la calidad de sus piezas.

Las primeras colecciones de UNOde50 estaban formadas únicamente por 50 unidades de cada diseño, de ahí su nombre. Sin embargo, el éxito y crecimiento de la marca la obligó a evolucionar ampliando sus producciones.  A día de hoy la compañía sigue cumpliendo su promesa de exclusividad presentando Ediciones Limitadas de 50 unidades en cada colección.

UNOde50, que ya está presente en más de 40 países y cuenta con casi 100 tiendas en las principales capitales del mundo y alrededor de 3.000 puntos de distribución, continúa imparable su proceso de expansión internacional.

Detrás de este éxito Made in Spain hay un universo creativo y un corazón apasionado: los de su alma mater, José Azulay.

EL RETO

‘Necesitábamos buscar una solución que unificara un sector tan distribuido como es el del retail. Con cien tiendas en todo el mundo (España, Londres, Francia, Italia, Holanda, México, etc.) separadas por la distancia y con diferentes husos horarios ¿cómo compartir la información entre todos los equipos?’—Iván Rodríguez Alfonso, CIO de UNOde50

Surgió así una necesidad de digitalización de la empresa, con el objetivo de mejorar la colaboración entre todos los departamentos y que al mismo tiempo se pudieran unificar sistemas y almacenamiento. Comenzó entonces la búsqueda de una solución que simplificara toda la productividad de los distintos equipos. Se evaluaron dos feeds y se decantaron por Google principalmente por ser un conjunto de herramientas colaborativas, intuitivas y sencillas. Por ejemplo, de una forma muy rápida un jefe de tienda puede conectar con otro continente por Hangouts directamente desde su móvil sin importar ni el lugar ni el tipo de dispositivo. 

La empresa tenía un claro problema en cuanto a la distribución de documentos. Desde lanzamientos de nuevas colecciones, lay outs de las tiendas/escaparates, etc., los diferentes departamentos necesitaban un lugar en el que poner todos los recursos en común.

Por otro lado, durante el proceso de decisión, la compañía tuvo un problema de seguridad interno y se vio afectada por un ransomware que les cifró buena parte de los contenidos de email. Aunque finalmente pudieron solucionar el problema, se dieron cuenta de que era el momento de dar el salto al tipo de soluciones como G Suite.

LA SOLUCIÓN

El proyecto que Intelligence Partner llevó a cabo con UNOde50 fue un proyecto de migración hacia G Suite de la plataforma on-premise de correo que tenía la empresa. 

Se realizó, pues, un proyecto de casi 400 usuarios con la fase de Core IT, Early Adopters y Go Live y sus respectivas formaciones con el cambio a la plataforma de G Suite y el uso generalizado de Drive.

Además del cambio que esto supuso en la forma de comunicarse y de trabajar colaborativamente, se solucionaron así los problemas de seguridad sufridos con anterioridad.  Con G Suite el ransomware habría tenido que entrar a los servidores de Google, y además, habrían tenido todos los datos archivados en Vault en el caso de que los correos se hubieran llegado a eliminar. La seguridad que ofrece Google es un valor añadido y hace que haya dejado de ser un quebradero de cabeza para la empresa.

‘A la hora de tomar una decisión así, esto no deja de ser una partida de ajedrez: el movimiento inmediato no cuenta, sino los 5 iniciales. Y Google nos ofrecía un soporte sobre el cual podíamos apoyarnos a la hora de seguir evolucionando en la digitalización de la empresa.’—comenta Iván.

LOS RESULTADOS

‘Al final hemos disminuido no sólo los costes de viaje, sino que hemos ganado conectividad con nuestros asociados. Que la persona que está en el más reciente department store que hemos abierto en México esté a un clic de contactar con cualquier persona de la oficina central de España, da una motivación y un valor añadido a nuestros empleados imposible de cuantificar.’—añade Iván.

Gracias a Google Drive, el problema de tener todos los recursos en común queda resuelto. Ahora, por ejemplo, los departamentos de marketing y arquitectura pueden gestionar de forma rápida, sencilla y unificada temas de lay-outs de tiendas o escaparates colgando ficheros en Drive y teniéndolos disponibles al momento para su consulta o modificación en tiempo real, sin necesidad de una oficina física. Con contar con conexión a internet, el problema queda resuelto,  y no hace falta una sofisticada red en cada una de las tiendas con el coste que ello conlleva. Se ha conseguido además, un importante ahorro de costes al poder prescindir de las licencias asociadas a otras suites tradicionales.

Asimismo, Hangouts Meet es una de las herramientas a la que más partido sacan, pues gracias a la facilidad de conectarse por videoconferencia en tan sólo un clic, reducen costes de viajes y tienen la sensación de estar todavía más conectados aun estando lejos. 

Por otro lado, UNOde50 está también sacando mucho partido a los Formularios de Google. Los utilizan, entre otras cosas, para recoger feedback y evaluar las formaciones en tienda, para temas de horarios, hacer seguimiento del conocimiento que tiene el personal de tienda, etc. De esta forma conocen, de primera mano y de manera rápida y sencilla, qué puntos hay que mejorar dentro de la empresa.

En definitiva, tener resueltos todos estos temas de colaboración, comunicación, almacenamiento y seguridad, deja a los equipos centrarse en lo que realmente les importa: la joyería.