Cinco soluciones complementarias que añaden valor a G Suite

En Intelligence Partner estamos convencidos de los beneficios que G Suite aporta a cualquier tipo de organización independientemente de su tamaño. Pero si no tienes suficientes argumentos con lo que ya ofrecen desde “dentro”, mira cómo se puede mejorar aún más con servicios de terceros.

G Suite es mucho más que las aplicaciones y herramientas que pone Google en manos de nuestras empresas para aumentar la productividad individual y la colaboración de los equipos de trabajo.

Traemos en este post una breve colección de cinco soluciones que se apoyan en G Suite, y cada una de ellas resuelve una tarea concreta que sin duda enriquece el entorno de trabajo de las organizaciones que confían en las aplicaciones de Google para trabajar con su información desde cualquier dispositivo y lugar: seguridad, compliance, workflow, migración, productividad,… Empecemos:

1. AODocs

La gran mayoría de pérdida de datos en la nube se producen por errores humanos. AODocs es una solución que mantiene a salvo los documentos, transfiriendo la propiedad de los ficheros a una cuenta corporativa de Google Drive, y otorgando a los administradores la capacidad para decidir quién puede eliminar documentos.

Como sabemos, con Google Drive es sumamente sencillo compartir la información. Para prevenirlo, AODocs añade lo tanto más confidencialidad para evitar que los documentos compartidos sean re-compartidos o publicados en la web.

También es una herramienta de workflow que cuenta con potentes características para automatizar los procesos de negocio, el ciclo de vida de los documentos y conectar varias aplicaciones entre sí. Con unos pocos clics se pueden configurar procesos de entrevistas de trabajo, de aprobaciones de gastos o políticas de retención de documentos.

Facilita por otro lado la migración de los archivos de Microsoft SharePoint a Google Drive de una manera fácil, manteniendo permisos, propiedades y el historial de versiones de los documentos, con soluciones también para Lotus Notes, Lotus QuickR, OpenText LiveLink o eRoom.

2. ImportSheet

ImportSheet es un complemento para las hojas de cálculo de Google que permite enlazar e importar datos de otra hoja de cálculo de Google o de Microsoft Excel automáticamente, tal y como se hace en Excel en tu ordenador de forma offline, pero más sencillo y además online.

A través de una interfaz simple, ofrece a los usuarios una forma eficiente de trabajar con grandes volúmenes de datos desde varias hojas de cálculo de Google, sin necesidad de copiar y pegar, reabrir documentos, insertar fórmulas, etc.

Sin duda su empleo supone un importante ahorro de tiempo manteniendo todas las hojas de cálculo actualizadas, y reduciendo también la redundancia del número de hojas gestionadas, al reutilizar los datos ya existentes. E incluso facilita la trazabilidad, porque podemos saber no sólo de dónde vienen los datos, sino también a dónde van a parar entre las hojas conectadas.

3. Smartsheet

Smartsheet es una potente aplicación Software as a Service (SaaS) para gestión del trabajo y la automatización de procesos. Puedes visualizar proyectos o seguir las fases de un proceso en diagramas de Gantt interactivos, asignar tareas, programar alertas, comenzar conversaciones o añadir ficheros. Ninguna otra herramienta proporciona el mismo nivel de colaboración y visibilidad en tiempo real, tan necesario en el entorno laboral de hoy en día.

¿Cómo? Pues de una forma muy similar a la de una hoja de cálculo. Es decir, de una forma muy simple. Es compatible, entre otros, con G Suite, SalesForce o Tableau y es accesible desde cualquier dispositivo. El usuario puede empezar con una hoja en blanco, importar su hoja de cálculo o usar una de las plantillas de Smartsheet.

La colaboración no se limita al uso interno de la empresa, sino que también puede utilizarse para gestionar en línea el flujo de trabajo con los clientes o proveedores de manera sencilla, compartiendo la hoja de forma segura con una cantidad ilimitada de personas, pero siempre controlando quiénes la modifican y quiénes sólo la visualizan. El equipo de trabajo siempre tiene información actualizada y es notificado inmediatamente de los cambios que se realizan.

4. Spanning Backup

Es una herramienta de backup para G Suite que mantiene a salvo todo lo que tengas en Gmail, Drive, Calendar, Contactos y Sitios ante posibles pérdidas de información utilizando un sector privado y seguro de la nube de los AWS (Amazon Web Services). Incluye también los metadatos, de tal forma que, incluyendo la estructura natural del documento, respalda las carpetas anexas, la configuración de uso compartido y los permisos.

Te permitirá guardar todos los datos automáticamente todos los días cuando se necesite. Cuenta con sistemas de backup robustos y diversas opciones de recuperación, y por ejemplo dispondrás de acceso inmediato al historial de versiones restauradas con la posibilidad de restaurarlas a la versión original con 100% de precisión. O buscar y seleccionar correos electrónicos para ser restaurados ya sea por fecha, etiqueta, remitente o asunto.

5. Forigotron

Forigroton es un servicio que nos permite realizar ciertas tareas administrativas en torno al correo electrónico de Google, orientadas al “control de daños” y a la aplicación de políticas en el servicio de email.

Permite por un lado, recuperar emails a los usuarios sin ayuda de un administrador, así como rastrear emails y eliminarlos. También nos permite auditar los contactos dentro del dominio, revisar y actualizar las cuentas y los contactos del dominio, depurar aquellos contactos y direcciones de los antiguos usuarios del dominio (y que no vuelvan a aparecer como contactos sugeridos), e incluso administrar las firmas corporativas de los usuarios.

Otras capacidades útiles son la notificación de comunicaciones internas sin enviar emails, o la eliminación de emails de un ataque de phising.

Si necesitas más información sobre cualquiera de ellas, o si quieres profundizar sobre cualquier característica o capacidad que te puede brindar G Suite, contacta con nosotros sin compromiso. Probablemente no puedas encontrar un proveedor más preparado que nosotros para ayudarte.