Cómo crear el mejor escenario para el teletrabajo y la comunicación interna

5 elementos para ofrecer la mejor experiencia a los empleados en remoto

En 2019, un estudio de Randstad señalaba que el 69% de los trabajadores en nuestro país preferirían teletrabajar, aunque sus empresas no contemplasen todavía esta opción. La pandemia del COVID-19 ha transformado este escenario, venciendo las reticencias de muchas organizaciones y convirtiendo el teletrabajo en un recurso esencial para el negocio.

Las experiencias durante este periodo van a facilitar una adaptación total del entorno digital de las organizaciones al teletrabajo intensivo, e impulsarán definitivamente el uso de herramientas de comunicación interna (como por ejemplo, LumApps) en organizaciones que ofrezcan esta modalidad laboral a sus empleados. 

El trabajo a distancia o teletrabajo es hoy una realidad gracias a los constantes avances en tecnología y comunicaciones. Los directivos ya pueden gestionar con facilidad a sus plantillas de empleados remotos, garantizando su productividad y su compromiso con la organización.

Sin embargo, las empresas necesitan cambiar su cultura para evolucionar de entornos con un importante componente de interacción física, a otros centrados en la colaboración digital. Para muchas de ellas supone un gran desafío.

En este sentido, los expertos de LumApps (la intranet social colaborativa) apuntan 5 elementos clave para crear las mejores condiciones para los empleados en remoto:

1. Implicar a la plantilla

Tanto si se trata de empleados presenciales que trabajan puntualmente a distancia como de nuevos colaboradores que van a teletrabajar, la organización debe asegurarse de que todas estas personas se alinean con los objetivos empresariales y colaboran de manera fluida entre sí.

¿Cómo se implica a toda esta plantilla en remoto? Con proactividad. La organización debe anticiparse al teletrabajo y asegurarse de que los empleados tengas las condiciones idóneas para desarrollar su actividad: garantizar que disponen de equipos y comunicaciones adecuados en su nueva ubicación, ofrecer previamente formación sobre las soluciones más usadas en un entorno de teletrabajo o proporcionar un mentor experimentado que guíe al colaborador a distancia son algunas de las opciones. También es necesario garantizar la cohesión de los equipos mediante reuniones online.

2. Mejorar las comunicaciones

La implicación de la plantilla es fundamental, pero también lo es que el trabajo en remoto dentro de la organización y de los diferentes equipos de trabajo se beneficie de la máxima transparencia, rapidez y efectividad en la transmisión de la información.

¿Cómo optimizar los flujos de información? En primer lugar, la organización ha de ofrecer a sus empleados una plataforma de comunicación interna, como por ejemplo LumApps. También debe suministrar información con frecuencia mediante boletines internos y fomentar las reuniones por videollamada. Del mismo modo, es necesario que la organización analice el feedback de sus empleados en entornos remotos para aplicar con rapidez y eficacia las mejoras necesarias. Last but not least, deben establecerse políticas y pautas de seguridad corporativas para el trabajo en remoto.

3. Garantizar la colaboración

Al construir un entorno laboral a distancia, una empresa ha de tener en cuenta que debe fomentar el trabajo en equipo en este nuevo ecosistema digital. Asegurar la máxima colaboración entre los empleados es fundamental para la continuidad del negocio y su posterior éxito.

¿Cómo garantizar la colaboración interna? De doble manera. Por un lado, la empresa debe impulsar desde el primer momento una cultura del trabajo en equipo en la organización. Para ello es necesario ofrecer espacios digitales de trabajo común (comunidades/foros internos) que faciliten la colaboración del equipo.

Por otro lado, la compañía debe apostar por herramientas de productividad y colaboración. En este sentido, es indispensable:

• Disponer de soluciones ofimáticas y de colaboración como G Suite u Office 365
• Implantar soluciones de gestión de tareas y proyectos para optimizar el trabajo
• Crear y organizar un repositorio digital de archivos de equipo

4.  Conectar al equipo

El hombre es un animal social. En el caso de los trabajadores remotos, es necesario que puedan reunirse frecuentemente de manera virtual (y presencial cuando sea posible): la interacción impulsa la motivación y el aumento de la productividad.

¿Cómo tener equipos conectados y cohesionados? Las empresas deben tejer sus propias redes de socialización gracias a recursos como las comunidades digitales y las redes sociales. Por ello es más importante que nunca:

• Mostrar reconocimiento a los trabajadores remotos dentro de la comunidad.
• Fomentar chats grupales y conversaciones
• Realizar sesiones de intercambio de conocimientos en equipo.
• Organizar almuerzos virtuales o ‘happy hours’
• Fomentar descansos virtuales

5. Progresar en todo momento

El último elemento destacado por los expertos se basa en la necesidad de evolucionar el entorno del teletrabajo, tanto tecnológica como humanamente, haciendo hincapié en la experiencia del empleado.

¿Cómo evolucionar de manera constante? Para la optimización continua del entorno del teletrabajo ya creado, los expertos de la solución de comunicación interna de LumApps señalan que los cuadros directivos de las empresas deben trabajar la inteligencia emocional. Para ello, han de empezar poniéndose en los zapatos de los empleados en remoto para experimentar lo que sienten en su día a día y promover que tengan un buen ambiente de trabajo en sus domicilios. Desde LumApps también se aconseja recoger el feedback de estos empleados acerca de su integración en la organización, integración que debe ser consolidada con actividades presenciales de trabajo en equipo. Por último, también aconsejan ofrecer a este colectivo formaciones que impulsen su desarrollo personal.

Conclusión

Una vez superada la pandemia del COVID-19, las empresas van a apostar por construir entornos digitales 100% adaptados para el teletrabajo intensivo, o en el mejor de los casos, por optimizar los entornos que han utilizado.

Su experiencia durante este periodo, con sus aspectos positivos y negativos, les habrá hecho aprender cómo deben orientar este proceso de transformación y consolidación. En este contexto, las herramientas de comunicación interna como LumApps (integrable con G Suite y Office 365) van a ser cruciales.

En Intelligence Partner conocemos en profundidad LumApps, y además contamos con experiencia en proyectos de implantación, mantenimiento y soporte de esta herramienta.  

Contáctanos y explícanos tu situación actual y tus objetivos. Nuestros expertos analizarán esta información, para luego diseñar juntos el mejor escenario para el teletrabajo y la comunicación interna con tus empleados remotos.