¿Cómo ser más productivo? G Suite nos da nuevas pistas para lograrlo

Work Insights es la nueva funcionalidad que G Suite pone en manos de los administradores y que sirve para medir el grado de utilización de las herramientas que, formando parte del paquete de Google, están a disposición de los empleados para llevar a cabo su trabajo.

Además de ayudarnos a saber si las herramientas se están utilizando o no, podremos saber cómo ser más productivos y también conocer el grado de colaboración que hay a través de, por ejemplo, documentos compartidos o Hangouts.

Una vez se obtienen esos Insights (o percepciones), el objetivo es reaccionar constructivamente para mejorar el aprovechamiento por parte de los usuarios. A lo mejor debemos reforzar la formación, o quizás la concienciación; las medidas que se tomen dependerán de cada colectivo. Poner en sus manos estas herramientas de G Suite, que son nativas digitales y que han nacido en la nube para fomentar el trabajo cloud supone un gran salto si las comparamos con las herramientas legacy, on-premise.

Cómo ser más productivo impulsando el cambio cultural

La capacidad de contribuir de forma colaborativa editando documentos en tiempo real accediendo a repositorios comunes de documentos, o participar en reuniones online (entornos con pantallas compartidas, videoconferencia o tan sólo voz) requiere no sólo de herramientas capaces de soportarlo, sino de que los empleados se adapten y transformen sus hábitos de trabajo. Es un cambio cultural importantísimo para el éxito de iniciativas de innovación orientadas a eliminar los almacenes de información en las organizaciones.

Porque cuando hablamos de transformación digital de los negocios, nos referimos a un concepto transversal que no sólo debe ocupar a los departamentos de TI, sino a toda la organización; aplicando recursos novedosos conseguiremos elevar la productividad y abandonar prácticas de tiempos pasados.

Ese cambio cultural comienza con una formación adecuada para cada rol de usuario, sigue con un tiempo de adaptación y precisa un seguimiento. ¿De qué nos valdría si no toda la inversión realizada? Ese seguimiento necesitará de métricas reales, y no de percepciones subjetivas. Para eso contamos con la ayuda de Work Insights, que nos ayudará a acelerar la adopción de un revolucionario entorno de colaboración.

¿A qué afecta Work Insights?

La herramienta tiene un impacto directo en Gmail, Drive, Calendar, Docs, Sheets, Slides y Hangouts. Los nuevos análisis nos van a permitir revisar tendencias sobre la utilización de ficheros compartidos (Drive), sobre la edición colaborativa (Docs, Sheets, Slides) y sobre las reuniones online para impulsar la fluidez de la información en el trabajo en equipo.

Se podrán ver informes y gráficos de tres tipos de tendencias: adopción, colaboración y actividad. Y con ellos, confirmar qué herramientas se utilizan más.

Para proteger la privacidad de los usuarios, Work Insights agrega la información en bloques de 10 o más usuarios, además de estar restringido su acceso a nivel de administración de G Suite. Aun así, los grupos se pueden construir atendiendo a determinados departamentos, para asociar los resultados al comportamiento y necesidades de cada uno de ellos.

Por el momento esta funcionalidad está en fase beta para los clientes de G Suite Enterprise y G Suite Enterprise for Education, reservada para los Early Adopters que se apunten voluntariamente y ciertas características no estarán disponibles para clientes de la UE.

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