Experiencia mejorada para compartir con terceros en Google Drive
Google sabe que muchas organizaciones trabajan con clientes, proveedores y terceros que no tienen cuentas de Google, y reconoce que es crucial que los usuarios tengan el poder de compartir información con ellos de forma rápida, fácil y segura. Es por eso que, en respuesta a los comentarios, Google pronto realizará cambios en la experiencia de los usuarios al compartir archivos de Google con cuentas que no son de Google.
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Experiencia anterior
Anteriormente, si los administradores permitían a los usuarios compartir archivos fuera de su dominio y enviar invitaciones para compartir con cuentas que no eran de Google, un empleado podía compartir un archivo almacenado en Google Drive con cualquier usuario que no utilizara una cuenta de Google. Si se permitía a los usuarios externos previsualizar archivos, esos usuarios que no eran de Google podían ver el archivo durante 14 días. Si se requería el inicio de sesión de Google para los usuarios externos, se le pedía a ese usuario que no era de Google que crease una cuenta de Google dentro de los 14 días posteriores para poder ver el archivo. Sin embargo, algunos terceros no tenían autorización para crear estas cuentas o no lo hacían a tiempo, lo que significa que la información compartida no llegaba a su destinatario.
Por supuesto, si los administradores permiten a los usuarios publicar archivos en la web, los usuarios tienen otra opción: simplemente pueden compartir el enlace públicamente. Lamentablemente, muchos usuarios no aprovechan esta opción por no aparecer claramente como parte del flujo de compartición.
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Experiencia actual
Con la intención de que este proceso sea más fácil y eficaz tanto para los usuarios de G Suite como para los que no son usuarios de Google, se ha añadido una nueva opción al diálogo de uso compartido para permitir que cualquier persona con el enlace pueda ver el archivo.
Esta opción sólo aparecerá si TODAS las siguientes opciones de configuración de uso compartido están activadas (Aplicaciones > G Suite > Drive y Documentos > Opciones de compartición):
- Permitir a los usuarios compartir archivos fuera del dominio.
- Permitir a los usuarios enviar invitaciones de compartir a otras cuentas que no pertenezcan Google.
- Permitir a los usuarios publicar archivos en la web.
- NO se ha habilitado la opción “Sólo destinatarios” en la configuración de Control de Acceso.
Un ejemplo del nuevo diálogo que aparecerá cuando un usuario comparta un archivo con una cuenta que no es de Google, siempre que se cumplan las condiciones anteriores.
Si un usuario selecciona esta opción para “Enviar el enlace”, el enlace compartido se activará para ese archivo y cualquier persona con el enlace podrá ver el archivo. Esto permitirá a terceros acceder a contenido importante sin fecha límite y sin tener que crear una cuenta de Google.
Hay que tener en cuenta que la opción “Enviar una invitación” seguirá siendo la opción predeterminada para otros archivos.
Más información: Centro de ayuda – Establecer permisos para compartir archivos
