Una forma más sencilla de ver los cambios en la visibilidad de los archivos de Google Drive

01 / 08 / 2017 Noticias Google Workspace

Los administradores de G Suite, pueden utilizar el registro de auditoría de Google Drive en la consola de administrador para comprender mejor qué están haciendo los usuarios de su dominio en Drive: desde la creación y el uso compartido de archivos hasta su descarga y eliminación. Ahora Google facilita la organización de esa información, en particular los datos sobre la visibilidad de los archivos. A continuación, mostramos los filtros para las siguientes categorías:

Visibilidad previa

¿Se ha compartido externamente un archivo o carpeta en un algún momento? ¿Era accesible públicamente desde en la web? Ahora se pueden filtrar los elementos que coincidan con los criterios de visibilidad seleccionados. También se pueden agregar estos criterios en como columna en el informe.

Visibilidad

En este momento, ¿qué archivos y carpetas están disponibles para cualquier usuario dentro del dominio? ¿Qué documentos son accesibles por cualquiera mediante el enlace? Al igual que en el apartado anterior, ahora se puede filtrar por “Visibilidad” y agregar esa información como una columna en el informe.

Cambio de visibilidad del elemento

¿Se ha cambiado un archivo de interno a disponible externamente? ¿O viceversa? Ahora se pueden filtrar por elementos en esas categorías.

Tipo de elemento

Google ha añadido recientemente nuevos “Tipos de elemento” adicionales a los registros de auditoría de Drive, incluyendo imagen JPEG, PDF, imagen PNG, vídeo MP4, Microsoft Word y más. Estos son algunos de los tipos de elementos más comúnmente almacenados y deberían proporcionar una visión más detallada de las acciones que se están llevando a cabo en la organización. Con este lanzamiento, ahora se pueden filtrar tanto por estos nuevos tipos de elementos, como por los ya existentes.

Estas nuevas características los administradores tendrán una mayor perspectiva de las actividades de Drive que tienen lugar en su organización y le ayudarán a identificar rápidamente los cambios de permiso que han llevado a diferentes archivos a compartirse de diferentes maneras.