G Suite en Servicios Profesionales: Los 4 mejores consejos para aprovecharlos
En las empresas de servicios profesionales el tiempo es oro. Debemos aprovechar al máximo ese valioso recurso para generar valor a nuestros clientes, ya que cualquier tiempo no facturado afecta a la rentabilidad del negocio. Veamos cómo maximizar su aprovechamiento…
Poder trabajar en cualquier momento y lugar, y en este escenario profesional es donde más importancia adquieren las soluciones cloud, pues nos permiten ser más productivos, y veremos que también más eficientes.
La fórmula del éxito reside en colaborar al máximo no sólo de forma interna, sino también con los clientes, ya que nos puede permitir solucionar problemas sobre la marcha, simplificar la gestión de cada proyecto y fidelizar a los clientes con el uso diario de las mejores herramientas de trabajo.
1º consejo
Utiliza Google Drive para almacenar tus archivos y compartir aquellos que desees con el equipo. La palabra compartir adquiere una nueva dimensión, no sólo porque todos los implicados (internos y externos) podrán acceder a los documentos que hayas compartido, sino que en un momento dado podrán aportar sus modificaciones y el resto del equipo verá los cambios en tiempo real, etiquetando cada cambio con los detalles del autor del mismo. Google Drive proporciona mecanismos de revisión y aprobación ágiles e intuitivos.
Atrás queda ya el envío de un correo electrónico con un fichero adjunto para su revisión. Se publica en Drive y se notifica al grupo que ya está disponible para todos ellos.
Se pueden compartir todo tipo de archivos de hasta 5 Tb. No sólo documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, sino cualquier clase de archivo.
2º consejo:
Aprovecha la integración entre todas las aplicaciones de G Suite. El mismo documento que has compartido con tu equipo en Google Drive, puede estar también integrado en Google Sites en una comunidad de Google+. Esto hace que la información esté más accesible y fácil de compartir e integrada con otros recursos lo que facilita la localización de la información relevante para dejar de trabajar de forma aislada e implicar fácilmente a todos los empleados en cada proyecto. Dispondrán de toda la información siempre actualizada y online.
3º consejo:
Aprovecha Google +, la red social de Google, para crear comunidades online en las que compartir datos relevantes de cada proyecto. Eso sin duda fomentará el sentimiento de “formar equipo” dentro de la empresa.
Cuando se trabaja desde casa o desplazados en las oficinas de los clientes, a veces se pierde la perspectiva de formar parte un verdadero equipo de trabajo.
También os podrá servir para compartir mejores prácticas, experiencias de trabajo, o incluso la visión del negocio por parte de la dirección del mismo… Es una forma excelente de crear una cultura de trabajo y de la empresa.
4º consejo:
El empleo conjunto de Gmail, Calendar, Drive y Hangouts te evitará desplazamientos innecesarios, e incluso puede mejorar el reclutamiento y la incorporación de nuevo talento al equipo.
Todos sabemos el tiempo que se pierde cuando es necesario reunirse. Y no digamos si además estas reuniones precisan de desplazamientos fuera de las oficinas. Hangouts nos facilita esa necesaria colaboración con la inmediatez de un simple clic. Con Gmail y Calendar podremos proponer encuentros, confirmar asistencias y reservar los tiempos necesarios en nuestra agenda personal. Además de poder comprobar la disponibilidad del resto de convocados a cada reunión. Y con Google Drive almacenaremos la documentación a tratar en ese encuentro.
Vivimos en la era de la movilidad y la competencia nos obliga a ser más rápidos, más ágiles y más productivos. Si su empresa ofrece servicios, ya sea a otros profesionales o a organizaciones de cualquier tamaño, resulta fundamental estar siempre conectado y al día para satisfacer con creces las necesidades cambiantes de todos ellos.
G Suite, concebida desde el principio como una solución cloud y de colaboración, es por ello garantía de éxito como herramienta de productividad sin importar el momento o el lugar para trabajar de forma coordinada.
