Google Workspace (antes G Suite) el mejor aliado del teletrabajo

Lo que muchas empresas veían en su momento como una interesante opción a medio o largo plazo, desde la irrupción del COVID-19 se ha convertido de la noche a la mañana en una necesidad urgente. Y es que con el teletrabajo se demuestra más que nunca que gran parte del éxito de una una empresa se basa en las personas que la integran y la forma en la que trabajan.

Para alcanzar este éxito en un entorno de trabajo remoto, las organizaciones deben apoyarse en una tecnología que encaje con las siguientes características:

• Alta flexibilidad ante distintas formas de trabajo (a distancia, presencial, híbrido) y culturas empresariales
• Diseño adaptado a las necesidades de los usuarios
• Facilidad e intuitividad de uso
• Máximas capacidades de colaboración
• Máxima potencia en la gestión y entrega de la información

A día de hoy existen muy pocas opciones en el mercado que cumplan con estos requisitos. 

El día 6 de octubre Google anunció un importante cambio en las comunicaciones y la productividad al presentar Google Workspace que toma lo mejor de sus antiguas herramientas de productividad de G Suite y lo hace aún mejor. 

¿Qué es Google Workspace?

Google Workspace incluye todas las aplicaciones de productividad que, como Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet y mucho más.

Google Workspace es:

• Flexible: diseñado para una colaboración flexible, fluida y rápida, cuándo, dónde y cómo la necesite.
• Útil: puede abordar lo que es importante y dejar que Google se encargue del resto con la mejor tecnología de búsqueda e inteligencia artificial de su clase que lo ayuda a trabajar de manera más inteligente.
• Simple: el espacio de trabajo integrado es simple y fácil de usar, por lo que dedica menos tiempo a averiguar cómo administrar su trabajo y más tiempo a hacerlo.
• Seguro: Certificado en los estándares de seguridad independientes más reconocidos y aceptados internacionalmente, incluidos HIPAA, GDPR y FedRAMP.

Las herramientas de búsqueda, colaboración y productividad integradas de nivel empresarial totalmente administradas de Google Workspace brindan a sus equipos la capacidad de conectarse, crear y colaborar con facilidad estén donde estén.

Gmail, la interfaz perfecta para trabajar a distancia con Google Workspace

Google Workspace es mucho más que un cambio de nombre. En un anterior artículo de este blog hablamos de Google Cloud Next: On Air y de las novedades y mejoras que Google ha hecho públicas.

A nivel de productividad y colaboración, la principal novedad anunciada estriba en la conversión de la solución Google Workspace, y especialmente de su herramienta Gmail, en un entorno (workspace) 100% adaptado para el teletrabajo. ¿Cómo?:

• Integrando de manera inteligente personas, contenidos y las tareas más frecuentes
• Integrando de manera natural herramientas básicas como vídeo, chat, correo electrónico, archivos y tareas
• Incorporando la mayoría de las herramientas de colaboración existentes en la interfaz de Gmail, para ofrecer al usuario una experiencia 100% integrada

Veamos un poco más en detalle en qué consisten algunas de las novedades y mejoras recientemente incorporadas en Google Workspace: 

Integraciones e incorporaciones

• Integración de Google Meet tanto en el cliente web de Gmail como en las apps
• Añadido de Google Chat en el cliente web de Gmail, disponible para iOS y Android.
• Acceso desde Gmail a las aplicaciones de terceros integradas (por ejemplo DocuSign, Salesforce o Trello), como ya sucede en otras áreas de Google Workspace. De este modo es posible obtener actualizaciones y realizar acciones en cualquier tipo de conversación en Gmail, Chat y las salas.

Nuevas funcionalidades en el chat de Gmail

• Gestión de ficheros y tareas en las salas, con el fin de facilitar la colaboración en equipos de trabajo
• Opción de crear salas de chat con terceros fuera de la organización (por ejemplo, chat que incluya a proveedores o clientes)
• Posibilidad de editar en tiempo real y colaborativamente documentos en las salas de Google Chats dentro de la interfaz de Gmail. Esta funcionalidad, próximamente disponible, ya se utiliza en otras herramientas de la suite como Google Docs o Sheets.
• Posibilidad desde el chat para iniciar una videollamada, reenviar mensajes a los buzones de los usuarios, compartir archivos y crear tareas a partir de mensajes de chat
• Inclusión de los mensajes de Google Chat dentro de la función de búsqueda de Gmail

Nuevos modos y estados del usuario

• Disponibilidad de un modo “No molestar”
• Personalización de avisos de estado (por ejemplo, el clásico de fuera de la oficina)

Protección anti phishing

• Análisis de los enlaces incluidos en los mensajes en los que haga clic el usuario, que serán bloqueados si son maliciosos o altamente sospechosos.
• Respuesta a comentarios de documentos u otros elementos directamente desde la bandeja de entrada en el dispositivo móvil (Smartphone o tablet)

Nuevas funcionalidades en Meet

• Podemos convocar a un Google Meet desde el propio chat.
• Nueva vista de mosaico para mostrar hasta 49 personas al mismo tiempo
• Los presentadores pueden compartir una pestaña de Chrome, incluyendo el audio y una mejor calidad de vídeo.
• Disminución de las distracciones mediante el desenfoque del fondo y la cancelación de ruido.
• Capacidad de hacer preguntas por parte del público sobre las que pueden interaccionar el resto de participantes.

Más novedades de Google Workspace

Además de todo Google ha anunciado esta semana algunas nuevas y revolucionarias funcionalidades de las que podremos disponer en los próximos meses y que nos pondrán las cosas aún más fáciles para trabajar y colaborar. Entre ellas destacamos las siguientes:

• Crear documentos directamente desde Gmail.
• Obtener una vista previa, editar y colaborar en un archivo vinculado sin tener que abrir una nueva pestaña. 
• Función picture-in-picture de Meet, donde realmente puedes ver y escuchar a las personas con las que trabajas, mientras colaboras en Gmail o Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Como has podido comprobar, son numerosas las novedades y mejoras en Google Workspace con el fin de ofrecer a los usuarios un entorno 100% preparado para desarrollar su trabajo a distancia, una opción cada vez más necesaria en un entorno que se transforma digitalmente a grandes pasos. Tan sólo hay que pensar en que, a partir del estallido de la pandemia, cada vez más empresas optan por fórmulas de teletrabajo para garantizar su actividad y aumentar su competitividad.

En Intelligence Partner, como Premier Partner de Google, acumulamos un importante expertise en Google Workspace. Sabemos y hemos comprobado en numerosos proyectos que se trata de una solución que renueva la forma de trabajar de las empresas, impulsando la colaboración en todos los niveles, y que representa un importante hito en su proceso de transformación digital.

Nuestros expertos están a tu disposición para que puedas conocer estas actualizaciones más de cerca, así como para mostrarte cómo pueden encajar en tu empresa con el fin de facilitar el teletrabajo a tus empleados y acelerar la transformación digital de tu organización.

¡No dejes pasar esta oportunidad y contáctanos!