Cómo saber qué incidencias son las más recurrentes en tu servicio de mantenimiento y tomar decisiones

Los softwares de Field Service Management como Task4Work han supuesto un importante avance para las empresas que prestan servicios de mantenimiento técnico u otros como limpieza o seguridad, caracterizados por una prestación periódica.

Poder registrar todos los datos de los servicios, desde la solicitud hasta las observaciones del técnico o coordinador tras prestar el servicio o resolver una incidencia, ayuda a analizar toda la información.

Gracias a Task4Work, las empresas con trabajadores de campo o de primera línea son capaces de poner en marcha una verdadera estrategia de Data Analytics, que les permite detectar patrones que se repiten en la prestación del servicio (por ejemplo: incidencias más comunes, zonas geográficas y tramos horarios con mayor actividad, reparaciones más habituales, etc.) y tomar las decisiones oportunas. 

En este artículo vamos a profundizar en cómo una solución integral como Task4Work mejora la rentabilidad de las empresas de field service.

Data Analytics y Field Service Management, una alianza fundamental

Aunque el cliente del servicio muy rara vez ve informes o listados de gestión de una empresa de servicios, para el resto de actores implicados en el ciclo de vida del servicio el reporting (es decir, informes y listados) en un software de Field Service Management tiene una importancia fundamental.

Estos informes incluyen la información crítica del servicio, lo que ayuda al negocio a mantener una imagen única y coherente en todas sus líneas de negocio, así como a tomar decisiones basadas en una única versión de la información, 100% fiable y actualizada en tiempo real.

El módulo de reporting de una solución FSM como Task4Work incluye una serie de listados e informes predefinidos, basados en los requerimientos más habituales de las empresas del sector, que el usuario sólo ha de ejecutar para obtener la información que desea. Por ejemplo:

• Incidencias más comunes
• Zonas con más solicitudes
• Clientes más y menos rentables
• Tramos horarios con mayor número de solicitudes
• Productividad de los técnicos
• Rutas de servicio más rentables
• Etc.

Las funcionalidades de Data Analytics de Task4Work ofrecen una visión detallada del rendimiento de los contratos y de los miembros del equipo de servicios; y aportan datos de los clientes. Esta información está siempre actualizada y mejora la toma de decisiones en cualquier nivel del negocio. Además, el usuario de la herramienta puede ampliar el detalle de estos reportes estándares, así como construir sus propios listados e informes gracias a asistentes y editores de uso muy intuitivos.

Como muestra, te dejamos un vídeo explicativo del módulo de Data Analytics de nuestra solución. 

Beneficios del Data Analytics en una solución FSM 

• Reduce de manera significativa las incidencias. Saber con precisión cuáles son las incidencias más habituales permite resolverlas con mucha mayor rapidez cuando suceden, e incluso a prevenirlas. De esta manera, es posible eliminar solicitudes recurrentes y reducir el impacto de las interrupciones imprevistas.
• Descubre patrones habituales en las solicitudes e incidencias. Disponer de informes en los que se muestran las casuísticas más comunes permite que el negocio pueda tomar decisiones en consecuencia para reducir el número de incidencias asociadas (por ejemplo, acortar el periodo de los mantenimientos preventivos o hacer que los técnicos lleven siempre repuestos de las piezas más problemáticas).
• Generar documentación con un amplio nivel de detalle. Los informes y listados de servicio registran toda la actividad completada de las solicitudes de servicio y sirve como referencia ante posibles auditorías internas, comprobaciones legales, etc.
• Comprobar el rendimiento de los técnicos. Usar los acuerdos de servicio de licencias (SLA) y los registros de acceso combinados con los reportes de servicios de campo facilitan comprobar la calidad del trabajo de técnicos y personal de servicio, qué recursos adicionales pueden necesitar o aquello que requieren para alcanzar la excelencia.
• Evangelizar al equipo de servicios y ser transparentes. Los reportes pueden informar al equipo de servicios sobre el progreso de su actividad, fijar objetivos de rendimiento, e incluso compararse con los servicios prestados por otros equipos.
• Reducir costes y mejorar la rentabilidad. Los informes y listados ofrecen una visión mucho más detallada de la actividad, lo que contribuye a la mejora de los procesos y al aumento de la productividad de los técnicos. También ayudan a acelerar la resolución de incidencias y a disminuir las visitas al cliente, facilitando la reducción de costes y el aumento de la rentabilidad. 

Los 3 beneficios más poderosos de Task4Work

La analítica de negocio ayuda a las empresas a crecer gracias a ese análisis pormenorizado y fidedigno de la información, y la consecuente toma de decisiones correctas. Pero esta realidad todavía está lejos del día a día de muchas empresas, que siguen ancladas en el uso de hojas de Excel y carecen de sistemas integrados. Sin embargo, nuestra solución Task4Work ofrece 3 poderosos beneficios que una hoja de cálculo nunca podrá aportar a tu negocio:

• Optimizar todos los aspectos del servicio
• Descubrir nuevas oportunidades de negocio
• Aumentar la satisfacción de los clientes

Gracias a nuestra herramienta, los usuarios pueden acceder a cuadros de mando que aprovechan los datos mediante la generación de informes analíticos, utilizando cualquier combinación de indicadores clave de rendimiento (KPI) del negocio.

Estos informes son fáciles de usar y permiten a los gerentes comprobar en tiempo real el rendimiento de los departamentos, los técnicos y los equipos de servicio. Además, les ayudan a descubrir los desafíos antes de que se traduzcan en problemas e identificar nuevas oportunidades.

Beneficios del módulo Task4Work Analytics para una empresa de Field Services 

La inteligencia empresarial del módulo Task4Work Analytics incorpora todos los datos del servicio y los convierte en información útil que puede ser aplicada de inmediato. Gracias a ello se mejora la prestación de los servicios, con métricas que ofrecen un enorme nivel de detalle de las operaciones y aporta los siguientes beneficios:

• Visión nítida del negocio. Es posible recopilar datos de varias fuentes de información para obtener información en un reporte completo, obteniendo así una descripción general de los puntos generales y específicos, tanto comerciales como de servicios.
• Identificación de las amenazas potenciales. Los informes analíticos muestran las brechas y las posibles debilidades que deben abordarse. Puede tratarse, por ejemplo, de facturas impagadas, pérdidas de dinero o de un rendimiento deficiente de los empleados.
• Comprensión de las nuevas tendencias. La aplicación de un enfoque de Data Analytics permite conocer las demandas de los clientes (tanto a nivel de servicios como comerciales) y percibir las tendencias de futuro para optimizar múltiples aspectos de las operaciones (por ejemplo, la asignación de técnicos, los recambios necesarios más comúnmente en los desplazamientos, etc.). 

Como has podido comprobar, la gestión de los incidentes recurrentes a través de una herramienta con inteligencia de negocio es esencial para el éxito de una organización de servicios postventa.

La solución FSM Task4Work de Intelligence Partner, concretamente su módulo Task4Work Analytics,  incorpora las funcionalidades necesarias tanto a nivel de gestión como de análisis de la información, para que cada vez sea más fácil que los coordinadores se anticipen y asignen con la mayor precisión al personal (técnico o no) adecuado.

Si quieres que la gestión y análisis de los casos recurrentes sea uno de los puntos diferenciales de tu negocio de servicios, contacta con nosotros. Analizaremos tu caso y te explicaremos cómo conseguirlo con la ayuda de Task4Work, nuestra avanzada herramienta de Field Service Management.

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