Los 7 pasos que debe seguir tu plan de comunicación interna

La comunicación interna se ha posicionado como un eje vertebrador en las compañías. La situación de pandemia ha llevado a muchos directivos a tomar conciencia de la labor crucial que desarrollan los departamentos de comunicación y recursos humanos, y cómo esta tarea incide en los resultados de productividad de su negocio.

Sin embargo, en muchas organizaciones empresariales la comunicación interna se reduce a envíos masivos y periódicos de información corporativa que en la mayoría de las ocasiones no es relevante para el día a día de los empleados. Para evitar caer en estrategias erróneas, en este artículo explicamos las 7 claves de la comunicación corporativa dentro de la organización. 

7 pasos que debes seguir para que tu plan de comunicación interna funcione

Según el informe “Estudio sobre el Estado de la Comunicación Interna en España” de Dircom (Asociación de Directivos de Comunicación), la comunicación interna es algo transversal en la gestión empresarial. Por ello, su manejo no puede pivotar sobre la improvisación ni ceñirse a comunicaciones en una única dirección: desde la compañía a los empleados.

Para que un plan de comunicación interna funcione se hace necesaria una planificación y un alineamiento con los objetivos del negocio.

El plan de comunicación interna tiene como objetivo principal que los empleados sientan que son una parte valiosa de la organización, que se cuenta con ellos y que están al tanto de lo que acontece en la empresa. Y, por supuesto, dentro de la comunicación interna tiene un papel fundamental toda la información relativa a dar soporte a los trabajadores para la mejora continua de sus habilidades.

Desde estas premisas planteamos una hoja de ruta que te ayudará a definir tu plan de comunicación y verificar si está bien enfocado para alcanzar los objetivos que persigues. 

1. Establece objetivos claros

El primer paso es establecer objetivos. Como en la definición de cualquier otra estrategia empresarial, saber qué quieres conseguir es el primer paso. Se trata de:

• Identificar los objetivos comerciales. Como decíamos anteriormente, la comunicación interna tiene que estar alineada con los objetivos comerciales de la compañía. No se trata de informar de los proyectos o de las ofertas ‘ganadas’, la comunicación interna debe servir para crear un clima que centre a toda la organización hacia la consecución de un mismo objetivo.
• Definir objetivos inteligentes. Quien dice inteligentes, dice realistas. Plantea tu plan de comunicación en base a la consecución de objetivos alcanzables porque otra cosa solo llevará a la frustración y el desapego de los empleados.
• Describir los desafíos de comunicación para cada objetivo. Es necesario tener en cuenta las barreras que habrá que salvar para alcanzar esos objetivos. Por ejemplo, si queremos fomentar una cultura de alianzas con otras compañías y planteamos para ello la creación de una serie de vídeos corporativos con casos de éxito, debemos tener en cuenta todos los aspectos relativos a la ejecución efectiva de esa campaña, como solicitar consentimiento a partners con quienes hayamos realizado experiencias exitosas.

2. Define en base a qué indicadores medir la eficacia de tu plan

Un plan de comunicación interna debe traducirse en un scorecard o informe de métricas e indicadores. Todas las acciones que incluya deberán medirse.

• Definir indicadores para cada objetivo estratégico. Los objetivos estratégicos no son quimeras, ni una lista de buenos propósitos. Si tienes los objetivos claros, tienes que traducirlos en datos.
• Definir claramente el objetivo de cada KPI. A veces no se trata de tener toda la información, sino de saber cuál es el dato relevante para el objetivo que persigo. Analiza los datos que consideras relevantes y define umbrales que posteriormente te ayuden a tomar decisiones y reorientar tus acciones en caso de que no estés consiguiendo los resultados deseados.
• Indica qué técnica de medición usarás. Esto es importante porque la unidad de medida será clave para poder hacer comparativas reales.

3. Ten en cuenta a la audiencia

Al igual que cuando se realiza una acción de marketing se define a qué segmento de empresas se quiere captar con una oferta o a qué perfil de consumidor se va a lanzar una campaña de descuentos, en la comunicación interna se hace imprescindible segmentar la audiencia por función y región. 

• Segmentar a la audiencia interna. En organizaciones multinacionales esta premisa es obligada. Porque, aunque las líneas de las fronteras están cada día más difuminadas, sí es cierto que existe una cultura y una forma de relacionarse y de proceder diferente según la región en la que uno desarrolle su actividad. Y esta circunstancia puede ser relevante a la hora de elegir el tono de tus comunicaciones o el formato de las mismas.
• Identificar intereses comunes. Para poder atender a las necesidades de los empleados, debemos conocerlos, saber qué les interesa. Y en función de ese conocimiento podremos definir estrategias exitosas de engagement del talento, por ejemplo.
• Definir el nivel de influencia de cada segmento o individuo. Este punto también es interesante, ya que en función de la influencia que un empleado tiene tanto dentro como fuera de la organización, podremos aprovechar esa circunstancia para que se convierta en embajador de la marca o impulsor del cambio dentro de la organizaicón.

4. Crea contenidos atractivos

La audiencia interna merece el mismo respeto, al menos, que la externa. Y eso quiere decir que el plan de comunicación interna pasa también por dedicar los recursos y el talento necesario para la creación de contenidos atractivos. Si lo único que recibe un empleado es una newsletter aburrida y gris anunciando la firma de un contrato, esa comunicación será irrelevante y no servirá para motivar la productividad de tu plantilla.

Algunos consejos:

• Probar formatos de contenido atractivos: podcast, vídeos, gifs, etc.
• Realizar encuestas para conocer qué interesa a los trabajadores

5. Define un plan de acción

El quinto paso en esta hoja de ruta que planteamos es definir un plan de acción, que pasa en primer lugar por crear un calendario editorial de contenido y campañas a poner en marcha.

¿Qué debe incluir ese plan de acción?

• Definición de las acciones, al menos con 3 meses vista, y frecuencia de las interacciones con los empleados.
• Definición de tareas a realizar y asignación de los responsables para cada tarea

6. Selecciona los canales de comunicación

El envío de correos electrónicos no debería ser el único canal de comunicación de la organización con los empleados. Si lo que perseguimos es crear una comunicación fluida y que aporte realmente valor a la organización y a los empleados, deberás seleccionar un canal para cada tipo de información o comunicación que se pretenda establecer.

Si el objetivo es comunicar novedades normativas que afectan a un departamento específico de la compañía, quizá la fórmula no sea enviar un email, sino convocar una sesión online para conversar sobre la nueva regulación, contar en dicho evento con el responsable o los stakeholders de la empresa en ese asunto, etc.

7. Medir, analizar y mejorar

El último paso es medir la repercusión de las acciones, analizar qué ha funcionado y qué no, y mejorar para la siguiente. 

¿Qué necesitas?

• Recopilar y centralizar los datos de las acciones en un repositorio o herramienta que permita tener visibilidad de lo que se ha hecho.
• Analizar datos y desempeño del equipo. El siguiente paso es analizar la información, los indicadores y métricas de las acciones puestas en marcha.
• Sacar conclusiones y plantear mejoras. Si tienes una solución que te permita tener una visión de las acciones realizadas y sus resultados, tras el análisis podrás plantear la estrategia que haga posible mejorar los resultados. 

Soluciones para seguir creciendo

Según Gatehouse, el 21% de los responsables de comunicación interna admite que trabaja sin un plan. Esto demuestra que todavía queda mucho camino por recorrer en las organizaciones, pero para que los equipos de comunicación y recursos humanos puedan afrontar el reto necesitan del apoyo de la tecnología.

Desde Intelligence Partner, como implantadores expertos de LumApps – plataforma reconocida como líder en The Forrester Wave™: Intranet Platforms, Q2 2020 Report-, entendemos y hemos comprobado el valor que una solución de este tipo aporta a los departamentos de Comunicación y Recursos Humanos. ¿Hablamos?