Mejores prácticas en comunicaciones internas para la gestión de crisis
En tiempos de crisis global, las compañías a menudo desarrollan planes de contingencia para evitar interrupciones serias en las operaciones. Recientemente se habla mucho sobre Covid-19 en los medios, pero muchas crisis diferentes pueden amenazar a tu organización: fallos de productos/servicios, desastres naturales, violencia armada o simplemente un zumbido muy malo. En estos casos de emergencia, es esencial comunicarse de manera rápida y efectiva con toda su organización.
¿Qué es la comunicación de crisis?
¿Cómo encaja la buena comunicación interna en la gestión de crisis?
El manejo exitoso de una crisis implica seguir los pasos correctos y avanzar con precaución para evitar errores. Idealmente, esto significa tener un plan de comunicación listo en caso de que surja una emergencia. Comience comunicándose internamente y luego continúe con mensajes externos.
Aquí es donde una intranet fácil de usar se convierte en una herramienta esencial para las comunicaciones internas, con el fin de informar y llegar a todos los empleados por igual. La buena adopción de la intranet también es crucial para lograr un impacto adecuado, así que asegúrese de que sus empleados se conecten regularmente.
Al aprovechar la intranet a través de los canales correctos, en lugar de depender de métodos más tradicionales como el correo electrónico, es más probable que las organizaciones comuniquen información precisa rápidamente, con recursos actualizados.
¡Tenga cuidado con el tono de voz!
En casos de emergencias, una mejor práctica es asegurarse de que todos los mensajes sigan siendo profesionales y de tono neutral. Los líderes deben informar y tranquilizar a los empleados, y evitar alimentar una atmósfera de pánico o volátil.
Favorezca hechos sobre sentimientos
Los profesionales de la comunicación, como los equipos de comunicaciones interna y de recursos humanos, serán los más adecuados para garantizar un tono de voz adecuado.
Algunos ejemplos de comunicación ante una emergencia:
(Evento) hoy a las 9am. Estas son las acciones que estamos implementando para hacer frente a la situación.
Estos procesos son válidos hasta el día (fecha final).
Puede contactar (persona de contacto) para obtener más información.
Todos los empleados pueden unirse a (Comunidad de emergencia) para expresar cualquier inquietud y hacer preguntas.
Cualquier mención pública debe seguir esta directriz de mensaje: “Hemos tomado todas las precauciones necesarias en este momento para tratar el (Evento). Estamos implementando (nuevos procesos) hasta nuevo aviso ”.
Corto plazo: primeros puntos de contacto de comunicaciones internas
Aproveche su Intranet
La gestión de crisis exige la alineación de todos los equipos, lo que significa que la comunicación de emergencia debe comenzar con las comunicaciones internas.
La velocidad y la alta visibilidad son lo que busca por encima de todo, así que mantenga el mensaje claro y conciso para estos primeros pasos en el alcance interno.
Haga que algunos equipos o empleados clave, lideren la carga de estas acciones para tener un punto de contacto claro para todos los empleados en caso de emergencia o preguntas de seguimiento.
Y, por supuesto, planifique sus mensajes y acciones a corto plazo con la mayor anticipación posible.
Aquí hay cuatro formas en que puede aprovechar una intranet para llegar rápidamente a toda su organización.
4 casos de uso de intranet = 4 niveles de comunicación
Alertas críticas
Use notificaciones emergentes para informar a los usuarios sobre alertas críticas. Esto hace que los empleados a lean la información antes de que puedan realizar otras actividades. También se pueden personalizar las alertas por perfil de usuario.
Alertas regulares de un sólo uso
Cree un banner visible en la página de inicio de la intranet para comunicarse con toda la organización de un vistazo. Puede combinar este mensaje general con alertas específicas a través de notificaciones de intranet y notificaciones push móviles.
Asamblea virtual
Organice una asamblea virtual, donde los organizadores puedan compartir información y contenido en persona con todos los empleados, o recopilar comentarios de los trabajadores para involucrar a los que se encuentran dispersos geográficamente y permitir una sesión de preguntas y respuestas en vivo.
Artículos detallados
Publicar un artículo más largo es necesario para profundizar en más detalles sobre la crisis y tranquilizar a los empleados. La publicación puede cubrir el por qué y cómo del plan de gestión de crisis, incluidos los procesos y las medidas que la organización ha implementado.
Aproveche su aplicación móvil
Asegurar que su intranet responda y esté disponible en dispositivos móviles es de suma importancia para las comunicaciones de emergencia. La aplicación móvil de la intranet es el canal perfecto para los empleados que trabajan de forma remota o en movilidad para mantenerse actualizados con información actualizada.
Gracias a la aplicación móvil, los empleados recibirán notificaciones o instrucciones críticas, incluso si están lejos de su ordenador. Estas pueden ser notificaciones automáticas de la aplicación de intranet o actualizaciones dentro de la aplicación sobre artículos publicados recientemente y publicaciones de la comunidad.
Soluciones a largo plazo para la gestión de crisis
Manejar las crisis lleva tiempo, sin embargo, un poco de previsión ayuda a tener éxito. Los gerentes y líderes también deben preparar a los empleados para este tipo de situación para evitar acciones de último momento, especialmente para evitar difundir el pánico y la información errónea.
La intranet puede ayudar a respaldar estas estrategias, como proporcionar formación para prepararse ante los tipos de emergencias más probables.
Espacios en la Intranet para Comunicaciones de Emergencia
Cree espacios dedicados dentro de la intranet donde los empleados sepan dónde encontrar este tipo de información. También es crucial planificar plantillas de páginas y artículos para temas de emergencia con el fin de ahorrar tiempo en comunicaciones internas cuando la situación lo requiera.
3 espacios de intranet para comunicaciones de emergencia
Aquí hay tres formas de aprovechar la intranet para la gestión de crisis a largo plazo:
Páginas dedicadas
En este tipo de página, los empleados encontrarán todo el contexto y las últimas noticias sobre la crisis (artículos de noticias, comunicados de prensa), así como enlaces externos hacia otros contenidos o comunidades relevantes. Esta página necesita ser actualizada regularmente.
Comunidades dedicadas
Cree una comunidad de crisis específica si los empleados necesitan intercambiar información, colaborar o simplemente expresarse sobre su situación actual. Este espacio también se puede usar para compartir los comentarios de los clientes durante la crisis o los puntos de conversación oficiales que los empleados deben usar con los contactos públicos / externos. Este tipo de comunidad necesita moderación específica y continua.
Panel de recomendación social
Finalmente, es importante mantener actualizado el panel de recomendación social de la intranet con las últimas publicaciones y mensajes oficiales sobre la crisis y especialmente después de una gestión exitosa de la crisis. De esta forma, los empleados pueden compartir la información correcta con su red externa, como: “el soporte sigue funcionando como de costumbre”, “todos los productos defectuosos se han retirado del mercado con éxito” o “la crisis se ha gestionado con éxito gracias a estas medidas preventivas …”, etc. .
Si está buscando implementar estas prácticas dentro de su lugar de trabajo digital, solicítenos más información sobre LumApps, la intranet social corporativa.
