Más noticias relevantes para administradores de Google Workspace
Herramientas adicionales para administrar la transición de la versión clásica a la nueva versión de Google Sites
¿Qué cambios se implementan?
En 2017, Google anunció que reemplazaría la versión clásica por la nueva versión de Sites y posteriormente, en 2019, se anunció que los dominios tendrán tiempo hasta finales de 2021 para completar la transición. Aviso importante: A partir del 15 de mayo de 2021, ya no se podrán crear sitios web en la versión clásica de Google Sites. Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más detalles sobre la migración de la versión clásica de Sites.
Para ayudar a los administradores y usuarios finales a administrar la transición a la nueva versión de Sites, en 2020, Google presentó el Administrador de la versión clásica de Sites. Recientemente, se le han agregado muchas nuevas opciones al Administrador de la versión clásica de Sites para ayudarte a ti y a los usuarios finales a administrar la transición de la versión clásica de Sites:
- Los administradores avanzados ahora pueden delegar su nivel de acceso al Administrador de la versión clásica de Sites a otros usuarios de su organización mediante un nuevo privilegio que se puede asignar. Esto permitirá realizar distintas acciones, como asignar propietarios de sitios o convertir los sitios web a la experiencia de la nueva versión de Google Sites, en nombre de los usuarios finales.
- Los administradores y los propietarios de sitios ahora pueden borrar y restablecer sitios en forma masiva desde el Administrador de la versión clásica de Sites.
- Los administradores ahora pueden actualizar la propiedad de los sitios en forma masiva desde el Administrador de la versión clásica de Sites.
Puedes obtener más información a continuación.
¿A quiénes afecta el cambio?
A los administradores y los usuarios finales
¿Por qué es importante?
Desde Google esperan que estas nuevas opciones ayuden a los administradores y sus usuarios finales a afrontar la transición de la versión clásica a la nueva versión de Sites.
Los administradores pueden delegar su nivel de acceso al Administrador de la versión clásica de Sites a las personas indicadas de su organización. Esto les permitirá ver todos los sitios de la versión clásica de Sites y decidir las acciones de migración necesarias (convertirlos, borrarlos, asignarles propietarios, etcétera).
Con la incorporación de la función para borrar en forma masiva desde el Administrador de la versión clásica de Sites, los administradores (o administradores delegados) pueden quitar rápidamente cualquier sitio que ya no sea relevante para el dominio. Los usuarios finales podrán quitar cualquier sitio del cual sean propietarios. Cuando se borre un sitio, los usuarios y los administradores tendrán 30 días para restablecerlo antes de que se borre de forma definitiva.
Para los sitios que no tienen propietario, los administradores (o administradores delegados) ahora pueden usar la función para asignar la propiedad del sitio a un punto de contacto de tu organización que pueda definir mejor si conviene borrar el sitio o convertirlo a la nueva versión de Sites.
Además, los sitios se pueden convertir a la nueva versión de Sites mediante el Administrador de la versión clásica de Sites, con la opción de exportar una vista filtrada del Administrador de la versión clásica de Sites a Hojas de cálculo de Google para llevar un registro o realizar un análisis más profundo.
¿Cómo comenzar?
- Administradores avanzados: Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre cómo asignarles el rol de administrador a un grupo o UO diferentes para el Administrador de la versión clásica de Sites.
- Administradores: Consulta el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre el Administrador de la versión clásica de Sites y cómo usarlo para borrar y restablecer sitios en forma masiva. Consulta la guía de migración para planear la transición de la versión clásica a la nueva versión de Sites.
Ritmo de lanzamiento
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Esta función ya está disponible para todos los usuarios.
Disponibilidad
- Está disponible para clientes de Google Workspace Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus y Nonprofits, así como los de G Suite Basic y Business.
- No está disponible para los clientes de Google Workspace Frontline.
Vínculos útiles
Ayuda para administradores de Google Workspace – Acerca de la nueva versión de Google Sites
Migración de Google Sites – Guía para administradores de Workspace
Las conversaciones de correo electrónico con destinatarios ajenos a tu organización se etiquetarán como “Usuarios externos”
¿Qué cambios se implementan?
Se ha agregado la etiqueta “Usuarios externos” a las conversaciones de correo electrónico que incluyen destinatarios ajenos a tu organización. Esto se suma al ya existente banner de advertencia de destinatario externo, que se muestra cuando respondes correos electrónicos enviados desde fuera de tu organización.
La etiqueta “Usuarios externos” se verá en la versión web de Gmail y en dispositivos Android. Cuando esté disponible para iOS, se publicará la información.
Aviso importante: Los administradores pueden activar o desactivar estas etiquetas de advertencia para tu organización.
¿A quiénes afecta este cambio?
A los administradores y los usuarios finales
¿Por qué es importante?
El aviso “Usuarios externos,” tanto el banner de advertencia como la etiqueta, es un recordatorio útil para tratar con precaución los mensajes externos, lo cual ayuda a evitar el uso compartido de información confidencial por error con destinatarios ajenos a la organización.
Detalles adicionales
Los dominios secundarios y de alias están exceptuados y no serán etiquetados como “Usuarios externos”.
¿Cómo comenzar?
- Administradores: Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre cómo activar o desactivar las advertencias de destinatarios externos en Gmail. Nota: Este parámetro de configuración controla tanto el banner de advertencia como la etiqueta “Usuarios externos”.
- Usuarios finales: No se requiere ninguna acción. Si el administrador habilita esta función, verás el banner de advertencia y la etiqueta “Usuarios externos” cuando respondas conversaciones de correo electrónico con destinatarios que no pertenezcan a tu organización ni estén incluidos en tus contactos, o interactúas con ellos.
Ritmo de lanzamiento
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Ya está disponible para todos los usuarios.
Disponibilidad
- Disponible para todos los clientes de Google Workspace, así como los de G Suite Basic y Business
Vínculos útiles
Las exportaciones de Gmail en Vault ahora incluyen un nuevo archivo CSV de metadatos
Resumen del lanzamiento
Ahora, cuando crees exportaciones de Gmail en Google Vault, obtendrás un nuevo archivo con formato CSV de los metadatos de exportación, además del archivo XML que se recibe actualmente. Esto puede facilitar el procesamiento y la revisión de las exportaciones y puede ahorrar costes legales. Este cambio mejorará también la interoperabilidad con aplicaciones de terceros.
¿Cómo comenzar?
- Administradores: Esta función estará activada por defecto. Los administradores recibirán automáticamente el archivo XML cuando crean una exportación de Gmail.
- Usuarios finales: No hay ninguna configuración de usuario final para esta función.
Ritmo de lanzamiento
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Esta función ya está disponible para todos los usuarios.
Disponibilidad
Disponible para Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, disponible como complemento de Frontline, disponible para dominios verificados Enterprise Essentials, GSuite Business.
Vínculos útiles
Ayuda de Google – Revisar archivos de exportación de Vault
Documentos de Google ahora usará renderización basada en lienzos: Esto puede afectar algunas extensiones de Chrome
¿Qué cambios se implementan?
Google actualizará la forma en que Documentos de Google renderiza documentos. En los próximos meses, se migrará la implementación técnica subyacente de Documentos del enfoque de renderización actual basado en HTML a un enfoque basado en lienzos para mejorar el rendimiento y la coherencia en cómo aparece el contenido en diferentes plataformas.
No se espera que este cambio afecte la funcionalidad de las características de Documentos de Google. No obstante, esto puede afectar algunas extensiones de Chrome, que quizá dejen de funcionar según lo previsto.
¿A quiénes afecta este cambio?
A los administradores y desarrolladores
¿Por qué es importante?
Algunas extensiones de Chrome dependen de la forma en que está estructurado el backend de un Documento de Google o de bits específicos de HTML para funcionar adecuadamente. Con el paso de la renderización basada en HTML a la renderización basada en lienzos, es posible que algunas extensiones de Chrome no funcionen según lo previsto en docs.google.com y quizá sea necesario actualizarlas.
Los administradores deben revisar las extensiones actuales implementadas en sus organizaciones. Consulta este archivo para obtener un ejemplo de un Documento de Google que usa renderización basada en lienzos y probar sus extensiones.
Si compilas tus propias integraciones con Documentos de Google, Google te recomienda utilizar el framework de complementos de Google Workspace, que usa las API de Workspace compatibles y puntos de integración. Esto asegurará que, en el futuro, los cambios periódicos de implementación de IU en Documentos lleven menos trabajo.
Si tu empresa desarrolló una extensión de Chrome privada que crees que se verá afectada y no puede migrar al framework de complementos de Google Workspace, puedes enviar este formulario para proporcionar comentarios y notificar al equipo de Google al respecto.
Cómo comenzar
- Administradores y desarrolladores:
- Para ver un ejemplo de un Documento de Google con renderización basado en lienzos, consulta este archivo de ejemplo. Google recomienda revisar las extensiones actuales que se usan en Documentos de Google implementadas en tu organización.
- Para asegurar que las extensiones de Chrome que compiles internamente continúen funcionando según lo previsto, Google recomienda migrarlas al framework de complementos de Google Workspace.
- Usuarios finales: No se requiere ninguna acción.
Ritmo de lanzamiento
- Documentos de Google migrará lentamente del renderizado basado en HTML al basado en lienzos en los próximos meses.
Vínculos útiles
Google Workspace para desarrolladores – Tipos de complementos
Ver más información sobre la actividad en Keep con una nueva API y registros de auditoría
¿Qué cambios se implementan?
Para ayudar a los administradores de Workspace a supervisar y analizar la actividad de Keep de sus organizaciones, los administradores podrán ahora ver los registros de auditoría de la actividad de los usuarios en Google Keep en la consola de administración, en Informes > Registro de auditoría > Keep. Aquí, los administradores pueden supervisar cuándo los usuarios del dominio
- Realizan una acción en una nota.
- Añaden o eliminan un colaborador.
- Suben o eliminan un archivo adjunto.
Los administradores que hayan habilitado Keep para sus usuarios verán los eventos de auditoría de Keep a partir del 1 de mayo de 2021. Estos registros de auditoría también están disponibles en la API de informes, donde los administradores pueden ampliar sus informes automatizados para incluir Keep. El registro de eventos y la API de informes no incluyen información sobre el contenido de las notas o los archivos adjuntos, sólo que un usuario interno ha realizado una acción determinada en una nota.
A continuación, en los próximos días, comenzará el despliegue de una nueva API para Keep. La API permitirá a los administradores y a las aplicaciones habilitadas para ello gestionar los controles de acceso a Keep para una organización, permitiendo el soporte de casos como la protección de datos empresariales. Por ejemplo, un administrador podría utilizar la API para crear notas de Keep, o utilizar una aplicación para supervisar el uso de Keep y ayudar a garantizar que las notas con información sensible no se compartan abiertamente.
Nota: estas funciones solo están disponibles para los clientes de Google Workspace, y no para los usuarios con cuentas personales de Google.
¿A quiénes afecta?
Administradores y desarrolladores
¿Por qué es importante?
Los eventos de auditoría de Keep permiten a los administradores comprender mejor la actividad de los dominios en Keep y controlar el cumplimiento de las directrices de la organización. La API de Keep ofrece a los administradores más formas de gestionar el acceso a los datos de Keep.
En conjunto, desde Google esperan que estas funciones faciliten a los administradores la tarea de añadir una capa de seguridad y cumplimiento en torno a los datos de Keep en su organización.
Cómo comenzar
- Administradores:
- Los registros de auditoría de Keep aparecerán automáticamente para las organizaciones que permitan a sus usuarios utilizar Keep. Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre los registros de auditoría de Google Keep.
- Los administradores pueden configurar el API de informes para Google Keep o para usuarios específicos definidos por un administrador. Utiliza esta guía para obtener más información sobre el API de informes.
- Una vez que la API de Keep comience a desplegarse, se publicará la documentación de la API y se actualizará la entrada del blog de GGoogle para incluir los enlaces a dicha documentación.
- Usuarios finales: No se requiere ninguna acción.
Ritmo de lanzamiento
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Despliegue gradual (hasta 15 días para la visibilidad de las características) a partir del 27 de mayo de 2021
Disponibilidad
- Disponible para todos los clientes de Google Workspace, así como para los clientes de G Suite Basic y Business
- No disponible para usuarios con cuentas personales de Google.
Vínculos útiles
Ayuda para administradores de Google Workspace – Registro de auditoría de Keep
Ayuda para administradores de Google Workspace – Reports API
