Novedades en Drive, Sites y Documentos de Google
Define mejor los resultados de búsqueda en Google Drive con los chips de búsqueda (que se lanzan en versión beta)
Qué cambios se implementarán
Google lanzará una nueva versión beta de Google Drive que ayudará a los usuarios a definir mejor sus búsquedas y a localizar archivos con más rapidez gracias a los chips de búsqueda. Esta función es similar a la que ya está disponible en Gmail.
Esta versión beta estará disponible para todas las ediciones de Google Workspace. Los clientes que cumplan los requisitos pueden expresar su interés en la versión beta por medio de este formulario.
Consulta más datos a continuación.
¿A quiénes afecta el cambio?
A los administradores y usuarios finales
¿Por qué usar esta función?
Cuando buscan archivos en Drive, los usuarios a menudo intentan localizarlos por medio de algunas palabras clave, como “plan de marketing” o “informe de ventas”, que pueden arrojar demasiados resultados.
Ahora, después de ingresar palabras clave, los usuarios pueden utilizar los chips de búsqueda para que aparezcan resultados más relevantes en función de lo siguiente:
- Tipo de archivo (por ejemplo, documento de Google, PDF o imagen)
- Personas
- Ubicación (por ejemplo, una unidad compartida o una carpeta específica)
- Última modificación del documento
- Solo títulos de archivos
- Etiquetas de unidades compartidas
- Tareas
Desde Google esperan que los chips de búsqueda en Drive faciliten la localización de archivos relevantes con más rapidez, sin necesidad de hacer varias búsquedas ni de revisar resultados irrelevantes.
Cómo comenzar
- Administradores: En este formulario se puede expresar interés en la versión beta. Se empezarán a aceptar dominios en este programa en las próximas semanas.
- Usuarios finales: Si se los acepta en el programa beta, los usuarios dispondrán de los chips de búsqueda de forma predeterminada en los grupos de Google que se hayan proporcionado en el momento del registro. Solo deben ingresar una búsqueda y seleccionar uno o varios chips para mejorar los resultados.
Disponibilidad
- Está disponible para todos los clientes de Google Workspace, así como los de G Suite Basic y Business.
Vínculos útiles
Solicitud para acceder a la versión beta
Actualizamos el cronograma de transición de la versión clásica de Google Sites
Qué cambios se implementarán
En 2017, Google anunció que se reemplazaría la versión clásica de Google Sites por una nueva. Ahora se extiende el cronograma que se había anunciado antes para facilitarles el proceso de migración a los clientes de Google Workspace. Este es el nuevo cronograma:
- A partir del 1 de junio de 2022 (antes era el 1 de diciembre de 2021): Los usuarios ya no podrán editar los sitios de su dominio que hayan quedado en la versión clásica de Sites.
- A partir del 1 de julio de 2022 (antes era el 1 enero de 2022): Los sitios de la versión clásica dejarán de estar visibles, salvo que se hayan convertido a la nueva versión de Google Sites.
Además, la herramienta de conversión masiva del Administrador de la versión clásica de Sites dejará de estar disponible temporalmente mientras se mejora la fidelidad a la hora de convertir la configuración de los sitios. Cuando la función vuelva a habilitarse, se actualizará la página Problemas conocidos de Google Workspace.
Mientras tanto, los usuarios finales y los administradores aún pueden convertir individualmente sitios de la versión clásica de Google Sites a la nueva y avanzar en la migración con otras herramientas del Administrador de la versión clásica de Sites.
Nota: Este cambio de cronograma no afecta a la transición de los usuarios con Cuentas de Google personales.
¿A quiénes afecta el cambio?
A los administradores y los usuarios finales
Cómo comenzar
- Administradores:
- Google recomienda notificar a los usuarios finales sobre el cronograma actualizado.
- Con el Administrador de la versión clásica de Sites es posible ayudar a los usuarios del dominio a realizar la transición.
- Usuarios finales de Google Workspace:
- Los usuarios deben realizar la transición entre versiones de Sites de acuerdo con el nuevo cronograma que se indica más arriba. En el Centro de ayuda de Google se puede consultar cómo convertir un sitio de la versión clásica de Sites a la nueva.
- Para garantizar una transición fluida, se recomienda seguir las siguientes prácticas a la hora de migrar sitios:
- Crea un archivo de tus sitios de la versión clásica de Sites en el Administrador de la versión clásica de Sites para poder consultarlos más adelante, si fuera necesario.
- Puesto que la configuración de uso compartido funciona diferente en las dos versiones de Sites, es recomendable revisarla después de cada conversión:
- Antes de publicar el sitio, comprueba que lo vas a compartir con el público deseado.
- En configuración de uso compartido, controla si los colaboradores pueden publicar el sitio o compartirlo con otros usuarios.
- Nota: Recientemente se ha modificado cómo se configura este parámetro durante la conversión. Ahora todos los sitios convertidos tendrán este parámetro de configuración inhabilitado.
- Si las opciones de uso compartido de la versión clásica de Sites de tu dominio difiere de los permisos de uso compartido de Drive, confirma que el acceso esté bien configurado para todos los usuarios ajenos a tu dominio.
- Usuarios finales que tengan Cuentas de Google personales: Esta actualización del cronograma no se aplica a los usuarios que utilicen Google Sites con una cuenta personal. En el Centro de ayuda de Google se puede consultar más información sobre el cronograma de la transición de la versión clásica de Sites a la nueva.
Disponibilidad
- Disponible para todos los clientes de Google Workspace, así como los de G Suite Basic y Business
Vínculos útiles
Ayuda para administradores de Google Workspace – Cómo administrar el acceso de los usuarios en Sites
Administrador de la versión clásica de Sites
Guía de migración de Google Sites
Solicita y revisa aprobaciones formales de documentos en Documentos de Google
Qué cambios se implementarán
Anteriormente, Google lanzó una nueva versión beta para solicitar y revisar aprobaciones formales en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Ahora se quiere lanzar esta función para más usuarios. Una vez que se solicita una aprobación, los responsables de aprobación pueden aprobar documentos, rechazarlos, agregarles comentarios o editar los archivos en respuesta a la solicitud. Estas acciones se pueden realizar sin salir del entorno seguro de Google Workspace.
¿A quiénes afecta este cambio?
A los administradores y los usuarios finales
¿Por qué usar esta función?
Lograr aprobaciones de documentos puede ser una tarea difícil cuando se colabora con muchas partes interesadas y tienes varias prioridades. Esta función permite fácilmente obtener esas aprobaciones y ver quién las otorgó.
También garantiza que se notifique a todos los revisores cuando se realicen cambios en un documento y que se vuelva a aprobar la última versión del archivo. Además, una vez que todos los revisores dan su aprobación, el archivo se bloquea y no se puede editar, lo que garantiza la integridad de su documento.
Desde Google se espera que esta función agilice el flujo de trabajo necesario para conseguir aprobaciones de contratos, documentos legales y otras situaciones en las que se requiera una aprobación formal.
Detalles adicionales
Una vez que se envía un documento para su aprobación, los revisores reciben notificaciones por correo electrónico, mediante el navegador o en Google Chat, según la configuración web seleccionada de Google Drive para recibir notificaciones. Luego recibirán un vínculo directamente al documento.
Si estableces una fecha límite, los revisores recibirán recordatorios por correo electrónico de que su aprobación es necesaria o venció. También podrás bloquear el documento para evitar que un usuario edite el contenido o deje comentarios y sugerencias.
Nota: Los documentos permanecerán desbloqueados de forma predeterminada hasta que estén completamente aprobados.
Si solicita la aprobación de varias personas, el documento se considerará aprobado una vez que lo aprueben todos los revisores. Si se realiza un cambio durante el proceso de aprobación, todos los revisores deberán volver a aprobar la última versión del archivo y recibirán notificaciones por correo electrónico al respecto. La solicitud de aprobación del documento se rechazará para todos los revisores si uno rechaza el archivo.
Una vez que todos los revisores aprueben el documento, se bloqueará el archivo. Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que se desbloqueen o aprueben. Ten en cuenta que, si desbloqueas el archivo, se cancelará la solicitud de aprobación actual.
Cómo comenzar
- Administradores: Esta función estará ACTIVADA de forma predeterminada y podrá inhabilitarse a nivel del dominio o administrarse por grupo o UO. Visita el Centro de ayuda de Google para obtener más información sobre la administración de aprobaciones.
- Usuarios finales: Los usuarios pueden administrar las notificaciones de Drive en Aprobaciones, en la configuración de Drive. Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre la obtención de aprobaciones de archivos en Google Drive.
Ritmo de lanzamiento
Parámetro de configuración del administrador
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Ya disponible.
Función para usuarios finales
- Dominios de lanzamiento rápido y programado: Ya disponible
Disponibilidad
- Disponible para clientes de Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus y Nonprofits, así como también para clientes de G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education y G Suite for Nonprofits
- No disponible para clientes de Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline ni G Suite Basic
- No disponible para usuarios que tengan Cuentas de Google personales
Vínculos útiles
Ayuda para administradores de Google Workspace – Administra aprobaciones
Ayuda de Google – Obtén aprobaciones de archivos en Google Drive
