Una nueva forma de trabajar en la Administración Pública con Google Workspace
Una de las lecciones que hemos aprendido a raíz de la crisis sanitaria global es que las organizaciones gubernamentales de todo el mundo han utilizado la tecnología para enfrentar y gestionar los retos del trabajo a distancia y seguir prestando servicio al ciudadano. Y no sólo prestarlo, sino en muchas ocasiones mejorarlo. Esta experiencia nos demuestra que si los empleados públicos cuentan con las herramientas necesarias incrementan su productividad, lo que tiene una repercusión directa en la mejora de la calidad de los servicios que prestan a los ciudadanos. Aumentar la seguridad de los datos que se gestionan, proporcionar soluciones flexibles, maximizar el tiempo de sus plantillas y aumentar la colaboración son sin duda objetivos a perseguir en cualquier administración pública.
En estos meses hemos visto ejemplos clarísimos sobre cómo afrontar diferentes escenarios con ayuda de las funcionalidades que proporcionan Google Cloud y Google WorkSpace. Estos son solo tres de ellos, pero creemos que muy ilustrativos, de hacia dónde debe ir la administración pública y qué puede conseguirse utilizando la tecnología adecuada:
- Sustituyendo las soluciones locales heredadas, en la ciudad de Trondheim, en Noruega, recurrieron a Google Cloud y Google Workspace para ayudar a los empleados públicos de la ciudad a trabajar juntos y permanecer conectados. Es más, Google Meet permitió mantener las reuniones gubernamentales, así como las clases en las escuelas públicas.
- En la ciudad de Illinois (EEUU), el Departamento de Seguridad del Empleo puso en marcha en tan sólo cuatro semanas un sistema de atención ciudadana basado en Google Cloud Contact Center AIE para dar soporte a millones de personas, dando cobertura a picos de trabajo que multiplicaron por 11 el tráfico normal de llamadas.
- Los empleados del Instituto Nacional de Investigación Sanitaria británica construyeron un hub digital, gracias al cual incrementaron el uso de Google Meet en un 379% en los dos meses posteriores a la cuarentena, y compartieron y colaboraron en documentos con mayor frecuencia, aumentando el uso de Drive en un 198%.
El escenario de trabajo remoto ha llegado también para quedarse en las administraciones públicas. Y lo mejor de todas estas experiencias que hemos reseñado, es que tanto si los empleados públicos están trabajando en su domicilio particular, en el lugar de trabajo habitual o en cualquier otro lugar, la tecnología permite a los servidores públicos crear, comunicar y colaborar al mismo tiempo que se garantiza la seguridad de la información y los datos de la administración.
2 pilares esenciales: colaboración y seguridad
Si partimos de la premisa de empoderar a los empleados públicos para trabajar con más eficacia mejorando sus capacidades de respuesta, de decisión y análisis de la información, un pilar esencial es la colaboración. ¿Qué servicios destacamos?:
- Google Drive ofrece la posibilidad de almacenar, compartir y colaborar en archivos y carpetas desde cualquier dispositivo móvil, tableta u ordenador.
- Gmail, el correo electrónico líder que cuenta con el modo confidencial, protegiendo así la información sensible para no compartirla de forma no autorizada o accidental.
- Con Google Chat, ya sea en un chat 1:1 o en un espacio de trabajo grupal, es más sencillo colaborar de forma organizada.
- Con Google Meet las organizaciones pueden aprovechar la misma infraestructura segura por diseño, la protección incorporada y la red global que Google emplea para asegurar su información y salvaguardar su privacidad.
La seguridad es el segundo pilar que cualquier organización, especialmente las del sector público, debe garantizar.
- La herramienta de investigación nos permite identificar, clasificar y tomar medidas sobre los problemas de seguridad y privacidad en el dominio. Phising, malware, triaje del correo electrónico, encontrar, rastrear y aislar o eliminar archivos inapropiados dentro de nuestro dominio, etc.
- El panel de seguridad nos aporta una visión general sobre diversos informes de seguridad. Por defecto, cada panel de informes de seguridad muestra los datos de los últimos siete días. Pero se pueden personalizar para ver los datos de hoy, ayer, esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado o días atrás (hasta 180 días).
- La página de estado de la seguridad ofrece una visión general de la postura de seguridad de nuestro entorno de Google Workspace y permite comparar nuestras configuraciones con las recomendaciones de Google para proteger nuestra organización de forma proactiva.
- Los controles administrativos avanzados supervisan y controlan qué usuarios y dispositivos tienen acceso a nuestro dominio y a nuestros datos.
El caso de éxito del Ayuntamiento de Sant Boi
Antes hemos referenciado tres casos punteros de uso de tecnologías Google Cloud en zonas geográficas más o menos lejanas. Pero tenemos excelentes ejemplos de innovación en el Sector Público mucho más cercanos. Es el caso del Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat, en Barcelona.
Para dar a conocer sus mejoras, desde Intelligence Partner hemos organizado una charla online en la que participarán la Directora de Tecnología del Ayuntamiento de Sant Boi, Carmen Lavado, y la responsable de sector público de Google, Vanessa Peinó, junto a Javier Benit, experto de Intelligence Partner. Conversarán sobre cómo el consistorio catalán ha mejorado la comunicación con el ciudadano de una forma sencilla y totalmente segura.
Si quieres acceder de forma totalmente gratuita a esta interesante charla, inscríbete aquí.
