Nuevas funcionalidades en el Calendario de Google
Administra las salas de reuniones de manera eficiente con las estadísticas y la liberación automática de salas de reuniones
Google ha querido ayudar a las organizaciones a aprovechar al máximo su espacio. Para hacerlo, han reunido todas las funciones relacionadas con la administración de edificios y recursos en un lugar específico de la Consola de Administración. Adicionalmente, Google incorporó dos herramientas nuevas, las estadísticas y la liberación de salas de reuniones, para ayudarte a entender el uso de los recursos de tu organización y optimizar la ocupación.
Un solo lugar para la administración de edificios y recursos
Ahora, todas las funciones relacionadas con la administración de edificios y salas se encuentran reunidas en un punto de acceso nuevo y más llamativo de la Consola de Administración llamado “Edificios y recursos”. Puedes acceder directamente desde la pantalla principal o mediante el Directorio > Edificios y recursos en el menú de navegación.
Liberación de salas de reuniones basadas en los eventos que se rechazan
De acuerdo con un estudio interno de Google, hasta el 40% de las salas que se reservan luego no se usan. Para ayudar a tus usuarios a reclamar las salas que no se usan, ahora Google libera de manera automática las salas de reuniones si todos los invitados menos uno rechazan la invitación de Calendario de Google. Cuando la sala se libera, el organizador del evento recibe un correo electrónico que le informa el cambio y le sugiere la reprogramación o eliminación de la reunión.
Para habilitar esta función para las salas estructuradas en la Consola de Administración, navega hasta tus recursos y selecciona las salas en las que deseas habilitar la liberación. Luego, haz clic en “EDITAR” y activar las liberaciones de salas de reuniones basadas en el Calendario de tu elección.
Ten en cuenta que la liberación de salas de reuniones está disponible únicamente para las ediciones de G Suite, Business, Enterprise, Enterprise for Education y Education, y solo puede habilitarse para las salas estructuradas categorizadas como “SALA_DE_CONFERENCIA”.
Panel de estadísticas de las salas
Google también agregó un panel de control nuevo para las estadísticas de las salas en la Consola de Administración. Aquí, puedes consultar los siguientes datos (entre otros):
- Las salas que se reservan con más y menos frecuencia
- La tasa de uso y reserva de las salas en las diferentes zonas horarias y tamaños de salas
- La cantidad de salas que pueden liberarse de manera automática con la función de liberación de salas de reuniones de Calendario de Google
Puedes filtrar estos datos por edificio, piso, sala, capacidad o funciones de esta, o período de tiempo para obtener un mayor nivel de detalle.
Mediante estos informes, podrás tomar decisiones más acertadas sobre las mejoras en tu lugar de trabajo y te proporcionarán indicadores sobre dónde investigar más. Estos son algunos ejemplos de estadísticas:
- ¿Cuáles son las salas más populares?
- ¿Tus salas se usan menos o más de lo recomendado?
- ¿Qué tamaños de sala son más populares?
- ¿Qué equipo impulsa el uso de las salas?, ¿en qué equipos audiovisuales debe invertir más?
- ¿Cuáles son los mejores horarios para programar reparaciones y trabajo de mantenimiento?
- ¿En qué horarios se reservan más las salas?, ¿puedes educar a los miembros de tu organización para cambiar los horarios en que programan las reuniones?
Puedes acceder a este panel de control en la Consola de Administración en la sección “Edificios y recursos”.
En este lanzamiento, también se incorporó un nuevo privilegio de administrador, “estadísticas de salas”, con el que puedes otorgar únicamente derechos para ver este panel de control y otros recursos a otros administradores o a tus gerentes de instalaciones especializadas.
Ten en cuenta que estos datos solo están disponibles para los recursos estructurados.
Más información:
Centro de ayuda – Configurar edificios, características y otros
Centro de ayuda – Cambiar a recursos estructurados
Centro de ayuda – Efectos de usar recursos estructurados
Guía detallada – Cómo estructurar recursos de Calendario de Google
Centro de ayuda – Acerca de las funciones de administrador
Detalles del lanzamiento:
El lanzamiento ha sido realizado para dominios Rapid Release y Scheduled Release.
Ediciones:
- Estadísticas de salas: Disponibles para todas las ediciones de G Suite
- Liberación de salas de reuniones: Disponible únicamente para las ediciones de G Suite Business, Enterprise, Enterprise for Education y Education
Despliegue completo.
Impacto: Administradores y usuarios
Permite que Calendario de Google sugiera salas de reuniones de forma inteligente
Este año Google anunció una nueva función de Calendario que, con la ayuda de la IA de Google, puede sugerir automáticamente salas para tus reuniones basándose en la ubicación de los invitados. El pasado mes, Google lanzó esta función junto con formas nuevas y más sencillas de actualizar la ubicación principal de trabajo de los usuarios de tu dominio.
Asigna ubicaciones principales de trabajo
Como administrador, puedes agregar información sobre la ubicación principal de trabajo de todos los usuarios. La ubicación principal de trabajo es la dirección de la oficina o el edificio donde el usuario pasa la mayor parte del tiempo o donde se encuentra su escritorio o equipo principal. En el caso de los usuarios que no tienen una oficina principal, la ubicación de trabajo se puede configurar como “Trabajo remoto”.
Si conoces la ubicación de trabajo de todos sus usuarios, puede actualizar esta información por medio de GCDS o la API de Directory.
Si no conoces la ubicación de los usuarios, puedes permitir que los empleados la establezcan por su cuenta. Simplemente accede a la Consola de Administración y haz clic en Aplicaciones > G Suite > Directorio > Edición de perfiles y luego selecciona “Ubicación de trabajo”.
Cuando habilites esta configuración, sucederá lo siguiente:
- Calendario de Google intentará inferir la ubicación de los usuarios. Calendario puede basarse en la actividad anterior de reserva de salas para buscar el edificio y el piso del usuario y configurarlo automáticamente. También puede detectar cambios en el comportamiento de reserva de salas para así deducir cuándo se modificó la ubicación de trabajo (por ejemplo, si se mudó la oficina) y sugerir que el usuario actualice su ubicación.
- Los usuarios pueden actualizar su ubicación principal de trabajo por su cuenta. Los usuarios pueden establecer y actualizar su ubicación en la configuración de Calendario.
Ten en cuenta que, si quieres establecer la ubicación principal de trabajo de los usuarios, primero debes ingresar la información de los edificios y plantas de tu dominio.
Sugerencias automáticas de salas
Las sugerencias automáticas de salas pueden ayudar a las personas que organizan reuniones a reservar salas de cortesía para todos los invitados de cualquier ubicación, lo que permite eliminar fricciones y promover la tranquilidad cuando se planifican eventos. Después de que se haya agregado la ubicación de los usuarios, estos comenzarán a ver las sugerencias de salas de forma instantánea.
En este lanzamiento Google incluyó una nueva pestaña de reserva de recursos y salas optimizada que sugiere la mejor sala disponible para cada asistente de forma inteligente. Esta sugerencia se basa en la ubicación del edificio y la planta, el historial de reservas anteriores, las necesidades de equipo de audio y video, y los requisitos de capacidad de sala de cada uno de los asistentes.
En esta pestaña, se muestran los criterios que se tuvieron en cuenta para sugerir una sala. Los usuarios pueden modificar estos criterios para adaptarlos a sus necesidades.
Para poder usar estar función, los administradores deben agregar información detallada sobre las salas de reuniones en Calendario de Google y los usuarios deben tener configurada una ubicación de trabajo.
Más información:
Centro de ayuda – Configura la sugerencia automática de salas
Centro de ayuda – Configurar edificios, características y otros
Centro de ayuda – Efectos de usar recursos estructurados
Guía detallada – Cómo estructurar recursos de Calendario de Google
Detalles del lanzamiento:
El lanzamiento ha sido realizado para dominios Rapid Release y Scheduled Release.
Disponible para todas las ediciones de G Suite
Despliegue completo.
Impacto: Administradores y usuarios
