Con nuevas funciones inteligentes y de seguridad, el nuevo Gmail significa negocio

08 / 05 / 2018 Noticias Google Workspace

Desde el principio, el objetivo de Google con G Suite ha sido ayudar a las empresas a transformar la forma en que trabajan con su conjunto de aplicaciones de colaboración y productividad basadas en la nube.

Google ha anunciado actualizaciones importantes para ayudar a los más de 4 millones de empresas que usan G Suite a trabajar de forma más segura, más inteligente y más eficiente. Esto incluye un Gmail completamente nuevo, con un aspecto totalmente renovado en la web, funciones de seguridad avanzadas, nuevas aplicaciones de inteligencia artificial de Google e incluso más integraciones con otras aplicaciones de G Suite. También ha presentado una nueva forma de administrar el trabajo sobre la marcha, con Tareas.

Mantén seguros los datos confidenciales con las nuevas funciones de seguridad de Gmail

Mantener los datos seguros es la principal prioridad de Google, y es por eso que el mes pasado introdujeron nuevas protecciones contra phishing para ayudar a abordar las amenazas de Business Email Compromise (BEC) o para cuando alguien se haga pasar por un ejecutivo para obtener información confidencial. Con estas nuevas protecciones, Gmail ha ayudado a bloquear el 99.9% de los intentos de BEC advirtiendo a los usuarios o moviendo automáticamente los mensajes a spam por ellos.

Recientemente, Google presentó un nuevo enfoque para la protección de la información: el modo confidencial de Gmail. Con el modo confidencial, es posible proteger el contenido confidencial en tus correos electrónicos mediante la creación de fechas de caducidad o la revocación de mensajes enviados anteriormente. Debido a que puedes requerir autenticación adicional mediante un mensaje de texto para ver un correo electrónico, también es posible proteger los datos, incluso si la cuenta de correo electrónico de un destinatario ha sido comprometida mientras el mensaje está activo.

El nuevo modo confidencial en Gmail te permite establecer fechas de vencimiento para la información confidencial.

Los controles incorporados de Information Rights Management (IRM) también te permiten eliminar la opción de reenviar, copiar, descargar o imprimir mensajes. Esto ayuda a reducir el riesgo de que la información confidencial se comparta accidentalmente con las personas equivocadas. El modo confidencial comenzará a implementarse para los usuarios de Gmail y un número limitado de clientes de G Suite en las próximas semanas (lanzamiento más amplio posteriormente).

Google también ha rediseñado sus advertencias de seguridad dentro de Gmail para que sean más simples de entender y den una clara llamada a la acción a los empleados. Estas advertencias más grandes y llamativas te ayudarán a estar aún más informado cuando se trate de correos electrónicos potencialmente peligrosos.

Las advertencias de seguridad más grandes y audaces lo ayudan a proteger la información confidencial de su empresa.

Y siempre vale la pena recordarlo: Google no analiza Gmail con el objetivo de orientar anuncios, y no se muestran anuncios en Gmail para los clientes de G Suite.

Mantente sin esfuerzo al tanto de tu correo electrónico usando inteligencia artificial en Gmail

Las nuevas funciones de inteligencia artificial en Gmail, como Nudging, Smart Reply y notificaciones de alta prioridad, ahora pueden ayudarte a invertir más tiempo en el trabajo que realmente importa.

La mayoría de nosotros recibimos más correos electrónicos de los que podemos tratar al mismo tiempo, y algunas veces algunas cosas se nos pueden escapar. Con Nudging, Gmail te recordará de forma proactiva que des seguimiento o respondas mensajes, asegurándote de no dejar escapar nada.

Ahora, Gmail te “empujará” de manera inteligente (y sutilmente) cuando necesites priorizar acciones en tu bandeja de entrada.

El año pasado, Google presentó Smart Reply en sus aplicaciones móviles de Gmail. Smart reply procesa cientos de millones de mensajes al día y ya maneja más del 10% de las respuestas de correo electrónico en el móvil. Es por ello que Google trae las Smart Reply a Gmail en la web para ayudarte a responder a los mensajes más rápido.

Google también presenta nuevas funciones en dispositivos móviles para ayudarte a minimizar las interrupciones y el desorden. Las notificaciones de alta prioridad son una nueva configuración que sólo te avisa de los mensajes importantes, manteniendo las interrupciones al mínimo. Gmail también puede recomendar cuándo darse de baja de las listas de correo. Utilizando la inteligencia artificial, las sugerencias para cancelar la suscripción aparecen en función de las indicaciones. Por ejemplo, cuántos correos electrónicos recibes de un remitente y cuántos de ellos realmente lees.

Las nuevas notificaciones en dispositivos móviles te ayudan a mantenerte enfocado en lo que es importante (y también a eliminar el desorden).

En los últimos meses, Salesforce ha probado el nuevo Gmail para colaborar en proyectos globales. ‘Como líder mundial en CRM, la capacidad de comunicarnos de forma rápida y segura con nuestros grupos de interés en todo el mundo es fundamental’, dice Jo-ann Olsovsky, vicepresidente ejecutivo y director de información de Salesforce. ‘La nueva interfaz de fácil uso y la inteligencia incorporada en Gmail permiten a nuestros empleados colaborar de forma más rápida e inteligente, dedicando menos tiempo a administrar sus bandejas de entrada y más tiempo a impulsar el éxito de nuestros clientes’.

Consigue más de tu bandeja de entrada con herramientas fáciles de usar

Google rediseñó la aplicación web de Gmail para ayudarte a tomar acciones aún más rápido. Ahora puedes ver y hacer clic en archivos adjuntos en tu bandeja de entrada antes de abrir un hilo. También puedes pasar el mouse sobre los mensajes (no tienes que hacer clic en ellos) para hacer cosas como responder a una invitación a una reunión, archivar un hilo de correo electrónico o posponer un correo electrónico hasta que sea el momento adecuado.

El nuevo diseño de Gmail te ayuda a tomar medidas más rápido.

Como parte del rediseño, Google también está integrando estrechamente Gmail con otras aplicaciones de G Suite que usas todos los días. Ahora puedes hacer referencia, crear o editar invitaciones de calendario rápidamente, capturar ideas en Keep o administrar tareas pendientes en Tasks todo desde un panel lateral en tu bandeja de entrada.

El panel lateral también facilita el acceso a los complementos de Gmail, como las aplicaciones de negocios de terceros que pudieras utilizar. De esta forma, no tienes que cambiar entre pestañas o aplicaciones para realizar tu trabajo. Comenzarás a ver la nueva integración del panel lateral en otras aplicaciones de G Suite en los próximos meses, como en tus aplicaciones de Calendario, Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones.

Usa el nuevo panel lateral en Gmail para acceder a todas tus aplicaciones favoritas de G Suite, como Google Calendar

Las nuevas funcionalidades nativas sin conexión en Gmail en la web pueden ayudarte a trabajar sin interrupciones cuando no encuentras conexión Wi-Fi. Busca, escribe, responde, elimina o archiva hasta 90 días de mensajes, tal y como lo harías en línea, pero sin conexión. Los usuarios pueden comenzar a usar las funcionalidades sin conexión en las próximas semanas.

Como se ha mencionado, Google presenta las nuevas Tareas (Tasks) en la web, así como nuevas aplicaciones móviles para ayudarte a manejar el trabajo mientras viajas. Puedes usar Tasks para crear tareas y subtareas, e incluso agregar fechas de vencimiento con notificaciones para ayudarte a mantener el rumbo.

Realiza un seguimiento de los proyectos y cumple los plazos con el renovado diseño de Tasks en la web y las nuevas aplicaciones móviles.

Y debido a que Tasks se integra estrechamente con G Suite, puedes simplemente arrastrar y soltar un correo electrónico de Gmail en Tasks para crear una tarea pendiente. Las tareas con fechas de vencimiento también pueden aparecer en tu Calendario. Puedes descargar hoy las nuevas aplicaciones móviles de Tasks desde Google Play Store o iOS App Store.

La nueva experiencia de Gmail está disponible para que las empresas comiencen a usarla hoy en el Programa para primeros usuarios de G Suite (EAP) y se puede activar en la Consola del administrador. Consulta más detalles sobre cómo activar la experiencia en esta publicación. Atención: comenzarás a ver las nuevas características sin conexión, modo confidencial (versión limitada), Nudging, notificaciones de alta prioridad y sugerencias de cancelación de suscripción en las próximas semanas. Manténte al día con las últimas noticias sobre estas características en el blog de G Suite Updates.

Las cuentas personales de usuarios de Gmail también pueden optar por la nueva experiencia (accede a Configuración en la parte superior derecha y selecciona “Probar el nuevo Gmail”).

Detalles adicionales sobre el nuevo programa de adopción temprana de Gmail

A continuación encontrarás información adicional sobre el EAP, que incluye cómo inscribirse, los ajustes relacionados con la consola de administración y las implicaciones de ciertas funciones. Si aún no has revisado la publicación de Google en el blog de G Suite, te recomendamos que lo hagas antes de leer la siguiente información.

Participar en el nuevo EAP de Gmail

No es necesario suscribirse al nuevo EAP de Gmail; simplemente puedes activarlo en la Consola de administración. Puedes habilitar el nuevo Gmail EAP para todo tu dominio o sólo para unidades organizativas específicas (OU).

Configuración de la consola de administración para habilitar y deshabilitar el nuevo Gmail EAP

Probando el nuevo Gmail

Una vez que hayas habilitado el nuevo EAP de Gmail para tu organización, los usuarios tendrán la opción de activarlo individualmente en su configuración de Gmail.

Opción en la configuración de Gmail para probar el nuevo Gmail

Si lo desean, los usuarios pueden seguir utilizando la versión clásica de Gmail en lugar de la nueva interfaz de usuario. Cuando Google lance el nuevo Gmail a disponibilidad general, tendrás la opción de forzar a los usuarios a ingresar a la nueva IU. Ten en cuenta que si un usuario prueba el nuevo Gmail y quiere volver a la versión clásica, puede hacerlo desde el menú de configuración de Gmail.

Opción en la configuración de Gmail para volver a la interfaz clásica de Gmail

Soporte nativo en Gmail sin conexión

Anteriormente Google anunció que se han movido aplicaciones de Chrome -como Gmail Offline– a la interfaz web. Como parte de este esfuerzo, Google presenta el soporte nativo de la función sin conexión a los usuarios finales de EAP en las próximas semanas. Google lo anunciará en el blog de G Suite cuando la función esté disponible.

El soporte nativo de la función sin conexión solo estará disponible para los dominios y usuarios que hayan habilitado el nuevo Gmail. En el lanzamiento, el servicio estará desactivado por defecto para esos dominios y los administradores deberán encenderlo antes de que esté disponible para sus usuarios.

Tarjetas de contacto

Recientemente, Google lanzó las nuevas tarjetas que muestran la información del perfil del usuario cuando las personas más lo necesitan, dentro de las aplicaciones de G Suite. Estas tarjetas aparecerán en el nuevo Gmail, por lo que Google recomienda cargar la información relevante sobre tus usuarios para que las tarjetas sean lo más útiles posible.

Un ejemplo de una tarjeta que presenta información de perfil

Gmail Labs

El nuevo Gmail incluirá una serie de funciones favorables para las empresas que existen solo como Gmail Labs en la interfaz de usuario clásica. Por ejemplo, verás respuestas predefinidas, varias bandejas de entrada, un panel de vista previa, etc., como características permanentes en el nuevo Gmail. Los usuarios podrán acceder a estas características desde la pestaña Avanzado en su configuración.