5 fatores para adaptar com sucesso os processos de negócios ante possíveis novas ondas de COVID-19
A primeira onda de COVID-19 acelerou muitas mudanças tanto na gestão de negócios quanto na colaboração e na comunicação interna. Foi o momento de apostar decisivamente no teletrabalho, na nuvem, em soluções de colaboração como LumApps, ferramentas de videoconferência, etc. Tudo isso teve um impacto muito positivo nas organizações e seus colaboradores; Mas isso não deve nos fazer esquecer que a pandemia ainda não foi superada e que possíveis surtos podem nos confinar parcial ou totalmente. Somente aquelas empresas que estiverem preparadas e que possam adaptar facilmente seus processos de gestão conseguirão superar essas novas situações.
Como adaptar minha empresa às possíveis novas ondas do COVID-19?
De acordo com Charles Darwin, a capacidade de se adaptar às mudanças é o segredo da sobrevivência. Este conceito é 100% aplicável ao ambiente de negócios.
Na primeira onda da pandemia, muitas transformações no tecido empresarial se aceleraram, especialmente a transformação digital. Neste contexto, ferramentas de colaboração e comunicação como a intranet social colaborativa LumApps ou o Google Meet do G Suite desempenharam um papel fundamental.
Graças a essas transformações, o impacto do coronavírus nas organizações foi drasticamente reduzido. A digitalização tem facilitado o trabalho remoto (ou teletrabalho) e colaborativo, promovendo a modificação de alguns processos de gestão para se adaptarem com sucesso à nova realidade.
Neste post, vamos falar sobre 5 fatores essenciais para as empresas adaptarem com sucesso seus processos de negócios às novas ondas da pandemia:
Etapa 1. Garantir a comunicação entre as equipes
Seja do escritório ou de casa, a comunicação entre as equipes é essencial tanto para o desenvolvimento das atividades diárias quanto para trabalhar na definição e aplicação de medidas contra possíveis novas ondas do coronavírus, bem como para reagir de forma coordenada aos incidentes que possam surgir.
É necessário, portanto, ter ferramentas de comunicação interna (por exemplo, LumApps, uma solução de intranet social colaborativa) que permita às equipes trabalhar em tempo real independentemente de sua localização ou do dispositivo utilizado, compartilhando os mesmos recursos online e garantindo seu alinhamento correto com a estratégia e objetivos da empresa.
Fator 2. Reagir rapidamente aos problemas na cadeia de suprimentos e clientes
A pandemia alterou o funcionamento de sua cadeia de suprimentos em muitas empresas. Entre outros, têm ocorrido com mais frequência do que o desejado:
- Atrasos ou interrupções no fornecimento de matérias-primas
- Aumento dos custos
- Problemas logísticos que atrasam as entregas previstas
- Fechamento ou funcionamento mínimo da alfândega nas importações e exportações
Para garantir a imagem da marca e demonstrar a máxima transparência, muitas empresas comunicam rapidamente essas situações aos seus clientes para que tenham consciência da vontade de servir e das limitações impostas, bem como das medidas tomadas para minimizar o seu impacto final (por exemplo, a modificação de processos gerenciais). Também contactam os seus fornecedores para saber quando eles prevêem que poderão ultrapassar as suas dificuldades, para comunicar esta informação tanto aos clientes como aos responsáveis pela organização (por exemplo, Fabricação, Armazém ou Compras).
Nestas situações são muito úteis:
- Ferramentas de comunicação e colaboração: G Suite, LumApps …
- Soluções de CRM e de automação de marketing: Salesforce e SugarCRM
Factor 3. Dispor e executar planos de contingência eficazes
De acordo com uma pesquisa recente de gestão de riscos realizada pela Deloitte, apenas 49% das empresas elaboraram planos de contingência e realizaram testes preliminares com base em cenários de emergência.
Esses planos de ação de emergência ou planos de contingência devem ser conhecidos por todos os funcionários (por exemplo, estando disponíveis em uma intranet social colaborativa, como LumApps). De forma a garantir a continuidade do negócio, estes planos definem as medidas que devem ser tomadas para garantir:
- Manutenção da atividade e adequação dos processos necessários
- Higiene e assepsia das instalações, com protocolos de desinfecção
- Máxima saúde e bem-estar dos colaboradores : protocolos de atuação, EPIs e outros recursos
- Qualidade e segurança dos produtos/serviços
- Alinhamento com as recomendações das autoridades sanitárias
Um comitê de emergência ou segurança deve garantir sua correta aplicação, bem como tomar as devidas ações corretivas em caso de necessidade. Desta forma, a continuidade da atividade da empresa é garantida com o menor impacto possível.
Fator 4. Ter sistemas de gerenciamento flexíveis e rapidamente adaptáveis
Um dos pontos onde as mudanças nos processos de negócios devem primeiro ser refletidas é em seus sistemas de gerenciamento. Tanto as soluções de ERP quanto de CRM das organizações devem ter uma alta capacidade de customização e adaptabilidade, de forma a coletar com maior rapidez e precisão possível as modificações necessárias nas próprias regras de gestão da empresa.
Uma solução de gestão standard e facilmente adaptável, como as comercializadas pelos principais players do mercado (Salesforce, SugarCRM, etc.), pode ser modificada e adaptada de forma fácil, rápida e a um custo muito acessível para a empresa.
Fator 5. Treinar rapidamente os funcionários sobre novas mudanças
Feitas as mudanças nos processos de gestão, é necessário informá-los o mais rápido possível e, se necessário, treinar os funcionários envolvidos.
Por não ser possível a realização de treinamentos presenciais, é necessário fazê-lo por meio de plataformas específicas de e-learning ou, na sua falta, por meio de ferramentas de comunicação e colaboração (por exemplo, LumApps, Google Meet, etc.). Desta forma, é garantido que o trabalhador adquira os conhecimentos necessários para realizar o seu trabalho nas novas condições.
Na Intelligence Partner recomendamos o LumApps como uma das ferramentas fundamentais para se adaptar com rapidez e precisão às mudanças que podem surgir a partir de possíveis novas ondas de COVID-19. Esta ferramenta de comunicação interna (também definida como uma intranet social colaborativa e 100% integrável com G Suite e Microsoft Office 365) facilita o desenvolvimento da atividade empresarial em qualquer tipo de situação e acelera a transformação digital das organizações.
Nossos especialistas conhecem a fundo esta solução, e também temos experiência em projetos de implantação, manutenção e suporte.
Entre em contato e explique sua situação atual e seus objetivos. Nossos especialistas analisarão essas informações e, juntos, projetarão o melhor cenário para adaptar seus processos de gestão e competir com sucesso neste novo ambiente.
