6 exemplos de como o Google Workspace muda a vida de seus funcionários e melhora sua organização

Com a pandemia do coronavírus, muitas empresas tiveram grandes problemas para manter suas atividades. Em muitos casos, esses problemas decorriam da não existência de ferramentas de gestão e produtividade na nuvem que permitissem o teletrabalho, sem as funcionalidades ou mesmo os níveis de segurança necessários nessas circunstâncias. Nesse contexto, os colaboradores acumulam frustrações e a organização vê cada vez mais a necessidade do engajamento de sua força de trabalho.

A lição foi clara: as empresas verificaram a importância de contar com ferramentas de produtividade que permitam o desenvolvimento de modelos de trabalho híbridos (combinando teletrabalho e presencial), que facilitem a obtenção do sucesso empresarial, mas também que sejam flexíveis para as necessidades dos seus colaboradores e, assim, alcançar o seu bem-estar.

Conforme afirmado pelo Google em seu guia recente, Create what’s next: The future of collaboration and productivity, as organizações que desejam aprimorar sua produtividade e recursos de colaboração devem apostar em três estratégias básicas: 

• Tornar o trabalho de qualquer lugar uma realidade com soluções flexíveis
• Fornecer às pessoas ferramentas úteis para maximizar o seu impacto
• Permitir o compartilhamento de conhecimento e a conexão humana

Ao aplicar essas três estratégias, as empresas podem melhorar a produtividade e promover a inovação, atendendo melhor às necessidades atuais e futuras de seus clientes e funcionários.

Colaboração flexível = Maior envolvimento e produtividade

Os funcionários digitais desejam trabalhar de forma autônoma, mas sem que isso implique seu isolamento do restante das pessoas na organização. Por isso, eles valorizam conceitos como colaboração e flexibilidade e acreditam que o trabalho em equipe conduz a maior produtividade e resultados mais sólidos (o estudo do Google confirma isso).

Com a colaboração cada vez mais presente, as empresas com visão de futuro estão tomando decisões para:

• Recompensar os esforços do grupo
• Promover a comunicação e a coordenação entre os departamentos
• Mudar de modelos de gestão hierárquica para redes de equipe

Como estamos em um mundo cada vez mais global e conectado, as empresas e as novas ferramentas de colaboração devem permitir que funcionários participem sem obstáculos ou limitações de localização, função, experiência, idioma ou dispositivo. Ter recursos como legendas em vários idiomas para videoconferência ou a capacidade de alternar entre dispositivos sem degradar a experiência ajuda a reforçar a imparcialidade da colaboração.

Com as lições aprendidas durante a pandemia COVID-19, a tendência geral é que tanto os funcionários quanto as organizações estejam procurando modelos de colaboração muito mais flexíveis que antes.

As ferramentas de tecnologia estão em constante evolução para atender a essa necessidade e antecipar possíveis requisitos futuros, como acontece com o pacote de produtividade e colaboração do Google Workspace (antigo G Suite).

Esta solução permite que equipes geograficamente muito distantes funcionem como uma equipe, graças a ambas as videoconferências (por exemplo, Google Meet) nas quais os membros interagem cara a cara, bem como quadros brancos digitais que oferecem suporte a sessões de brainstorming da equipe.

De acordo com o estudo do Google, nesse processo de flexibilização para o teletrabalho e modelos híbridos, as organizações estão oferecendo aos seus funcionários ferramentas de videoconferência (81%), novos equipamentos de informática (74%) e ferramentas de conectividade como redes privadas virtuais (VPN) ou dispositivos móveis (73%). 

Exemplos de melhorias com o Google Workspace

Exemplo 1. Crianças doentes

Situação: Seu filho está doente e você precisa cuidar dele em casa.

Sem ferramentas de colaboração flexíveis: O comum era que o pai ou mãe encarregado de cuidar da criança perdesse um dia de trabalho e tivesse que se atualizar sobre o que acontecia em seu retorno ao escritório. 

Com ferramentas de colaboração flexíveis: Cuidar de uma criança doente não significa perder o dia e ter que assumir mais tarefas ao retornar ao escritório. Ao contrário. O funcionário pode continuar remotamente com sua atividade normal, como participar de videoconferências decisivas enquanto o pequeno(a) descansa. 

Exemplo 2. Treinamento para equipes com distância geográfica

Situação: É necessário dar treinamento empresarial às equipes da empresa que estão em diferentes escritórios.

Sem ferramentas de colaboração flexíveis: O responsável pelo treinamento tinha que se deslocar fisicamente para os diversos escritórios, perdendo dias de trabalho durante a viagem e acumulando cansaço. 

Com ferramentas de colaboração flexíveis: Graças a ferramentas como o Google Meet e em seu próprio local de trabalho, o treinador pode fornecer o mesmo treinamento a todos os funcionários em diferentes escritórios ao mesmo tempo. Esta ferramenta permite que você verifique suas reações e responda às suas perguntas em tempo real. O treinador aumenta seu envolvimento com a organização e economiza dinheiro significativo em viagens.  

Exemplo 3. Várias pessoas trabalham no mesmo documento 

Situação: Os membros de uma equipe de trabalho devem editar um documento em comum.

Sem ferramentas de colaboração flexíveis: Este documento circula por e-mail em várias direções, o que leva ao caos em termos de controle de versão e o documento final entregue.

Com ferramentas de colaboração flexíveis: Uma solução como o Google Docs permite que várias pessoas trabalhem no mesmo documento compartilhado e há controle automático de alterações. Desta forma, não é necessário enviar constantemente este documento por e-mail ou renomear as diferentes versões.

Exemplo 4. Participação em reuniões

Situação: Custa que os funcionários se inscrevam em reuniões e muito tempo é dedicado na reunião.

Sem ferramentas de colaboração flexíveis: O convocador muitas vezes tem que gastar muito tempo no pedido de reunião, e nem sempre garante o comparecimento dos convocados.

Com ferramentas de colaboração flexíveis: As ferramentas de comunicação do Google Workspace permitem que você faça reuniões com grande facilidade, mesmo imediatamente quando surge a necessidade em um bate-papo. Essas ferramentas convertem mensagens diretas e bate-papos em grupo de maneira rápida e fácil em chamadas de vídeo.

Exemplo 5. Comunicação entre funcionários de diferentes níveis hierárquicos ou escritórios

Situação: A comunicação entre trabalhadores de diferentes centros de trabalho ou mesmo de diferentes níveis hierárquicos é anedótica.

Sem ferramentas de colaboração flexíveis: Quase não há possibilidades de comunicação entre funcionários em diferentes grupos ou escritórios.

Com ferramentas de colaboração flexíveis: Ferramentas como Google Meet (videoconferência) e Google Chat (bate-papos em grupo) facilitam a conexão entre os funcionários, independentemente de sua hierarquia na organização ou localização geográfica. Esse fato estimula o envolvimento dos colaboradores no projeto da empresa e aproxima as equipes.

Exemplo 6. Tomada de decisão colaborativa

Situação: Você precisa tomar uma decisão rápida e conjunta, mas custa aos funcionários se comprometer.

Sem ferramentas de colaboração flexíveis: Como a tomada de decisões conjuntas é tão complicada, a opinião de um dos membros é tomada como referência. Isso não precisa coincidir com a opinião geral dos membros da equipe, o que é um risco.

Com ferramentas de colaboração flexíveis: As ferramentas de comunicação do Google Workspace, como o Google Meet, permitem que um funcionário divulgue as diferentes opções para selecionar e começar a coletar votos em questão de segundos. O sistema de votação é muito mais dinâmico e atraente para todos os membros do grupo, portanto as decisões são muito mais rápidas e adequadas ao sentimento geral da equipe. 

Na Intelligence Partner, como Premier Partner do Google, acumulamos experiência significativa em Google Workspace. Sabemos e comprovamos em inúmeros projetos que é uma solução que melhora a forma como as organizações trabalham, promovendo a colaboração em todos os níveis, e que representa um marco importante em seu processo de transformação digital.

Nossos especialistas estão à sua disposição para mostrar os enormes benefícios do Google Workspace para sua organização, seus funcionários e até mesmo seu modelo de negócios.

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