As 7 etapas que seu plano de comunicação interna deve seguir

A comunicação interna tem se posicionado como a espinha dorsal das empresas. A situação de pandemia levou muitos gestores a se conscientizarem do importante trabalho realizado pelos departamentos de comunicação e recursos humanos e de como essa tarefa afeta os resultados de produtividade de seus negócios.

No entanto, em muitas organizações empresariais, a comunicação interna é reduzida ao envio em massa e periódico de informações corporativas que na maioria dos casos não são relevantes para o dia-a-dia dos funcionários. Para evitar cair em estratégias erradas, neste artigo explicamos as 7 chaves da comunicação corporativa dentro da organização. 

7 passos que você deve seguir para o seu plano de comunicação interna funcionar

Segundo o relatório “Estudo sobre o Estado da Comunicação Interna na Espanha” da Dircom (Associação dos Directores de Comunicação), a comunicação interna é transversal aos negócios de gestão. Portanto, sua gestão não pode se basear na improvisação ou se ater à comunicação em um único sentido (da empresa para os funcionários).

Para que um plano de comunicação interna funcione, é necessário planejamento e alinhamento com os objetivos do negócio.

O plano de comunicação interna tem como objetivo principal que os colaboradores sintam que são uma parte valiosa da organização, que contam com eles e que estão cientes do que se passa na empresa. E, claro, na comunicação interna, todas as informações relacionadas com o apoio aos trabalhadores para a melhoria contínua das suas competências têm um papel fundamental.

A partir destas premissas propomos um roadmap que o ajudará a definir o seu plano de comunicação e verificar se está bem focado para atingir os objetivos que persegue. 

1. Defina objetivos claros

O primeiro passo é definir objetivos. Como na definição de qualquer outra estratégia de negócios, saber o que você deseja alcançar é o primeiro passo. Trata-se de:

• Identificar objetivos de negócios. Como já dissemos, a comunicação interna deve estar alinhada com os objetivos comerciais da empresa. Não se trata de reportar projetos ou ofertas ‘ganhas’, a comunicação interna deve servir para criar um clima que enfoque toda a organização para a realização do mesmo objetivo.
• Defina metas inteligentes. Entenda inteligente, por realista. Crie seu plano de comunicação com base no cumprimento de objetivos alcançáveis, pois outra coisa só levará à frustração e ao distanciamento dos funcionários.
• Descreva os desafios de comunicação para cada objetivo. É necessário levar em consideração as barreiras que terão de ser superadas para atingir esses objetivos. Por exemplo, se queremos fomentar uma cultura de alianças com outras empresas e para isso propomos a criação de uma série de vídeos corporativos com histórias de sucesso, devemos levar em consideração todos os aspectos relacionados à efetiva execução desta campanha, como solicitando consentimento de parceiros com os quais tivemos experiências bem-sucedidas.

2. Defina com base em quais indicadores medir a eficácia de seu plano

Um plano de comunicação interna deve ser traduzido em um scorecard ou relatório de métricas e indicadores. Todas as ações que inclui devem ser medidas.

• Defina indicadores para cada objetivo estratégico. Os objetivos estratégicos não são sonhos irrealistas, nem uma lista de boas intenções. Se você tem objetivos claros, deve traduzi-los em dados.
• Defina claramente o objetivo de cada KPI. Às vezes não se trata de ter todas as informações, mas de saber quais são os dados relevantes para o objetivo que estou perseguindo. Analise os dados que você considera relevantes e defina limites que posteriormente o ajudarão a tomar decisões e redirecionar suas ações caso não esteja alcançando os resultados desejados.
• Indique qual técnica de medição você usará. Isso é importante porque a unidade de medida será a chave para fazer comparações reais.

3. Considere o público

Assim como na ação de marketing, você define qual segmento de empresas quer atrair com uma oferta ou a qual perfil de consumidor vai lançar uma campanha de descontos, a comunicação interna torna fundamental o segmento de público por função e região. 

• Segmentar o público interno. Em organizações multinacionais, essa premissa é obrigatória. Porque, embora as linhas das fronteiras sejam cada vez mais tênues, é verdade que existe uma cultura e uma forma diferente de se relacionar e proceder de acordo com a região em que se desenvolve a sua atividade. E essa circunstância pode ser relevante na escolha do tom de suas comunicações ou seu formato.
• Identificar interesses comuns. Para atender às necessidades dos funcionários, devemos conhecê-los, saber o que lhes interessa. E com base nesse conhecimento, podemos definir estratégias de engajamento de talentos de sucesso, por exemplo.
• Definir o nível de influência de cada segmento ou indivíduo. Esse ponto também é interessante, pois dependendo da influência que um funcionário exerce dentro e fora da organização, podemos aproveitar essa circunstância para nos tornarmos embaixadores da marca ou impulsionadores de mudanças dentro da organização.

4. Criar conteúdo atraente

O público interno merece o mesmo respeito, pelo menos, que o externo. E isso significa que o plano de comunicação interna passa também pela dedicação dos recursos e talentos necessários para a criação de conteúdos atrativos. Se a única coisa que um funcionário recebe é um informativo enfadonho e cinza anunciando a assinatura de um contrato, essa comunicação será irrelevante e não servirá para motivar a produtividade de sua equipe.

Algumas dicas:

• Experimente formatos de conteúdo atraentes: podcast, vídeos, gifts, etc.
• Realizar pesquisas para saber o que interessa aos trabalhadores

5. Definir um plano de ação

O quinto passo neste roteiro que propomos é definir um plano de ação, que acontece em primeiro lugar para criar um calendário editorial de conteúdos e campanhas para lançar .

O que esse plano de ação deve incluir?

• Definição das ações, a partir de 3 meses, no mínimo, e frequência das interações com os colaboradores.
• Definir as tarefas a serem realizadas e designar os responsáveis ​​por cada tarefa

6. Selecionar os canais de comunicação 

O envio de emails não deve ser o único canal de comunicação da organização com os colaboradores. Se o que buscamos é criar uma comunicação fluida que realmente agregue valor à organização e aos colaboradores, deve-se selecionar um canal para cada tipo de informação ou comunicação que se pretende estabelecer.

Se o objetivo é comunicar notícias regulatórias que afetam um determinado departamento da empresa, talvez a fórmula não seja o envio de um e-mail, mas sim a convocação de uma sessão online para discutir a nova regulamentação, contar no referido evento com o responsável ou as partes interessadas da empresa nesse assunto, etc.

7. Medir, analisar e melhorar

A última etapa é medir o impacto das ações, analisar o que funcionou e o que não funcionou e melhorar para a próxima. 

O que você precisa?

• Coletar e centralizar os dados das ações em um repositório ou ferramenta que permita a visibilidade do que foi feito.
• Analisar os dados e o desempenho da equipe. O próximo passo é analisar as informações, indicadores e métricas das ações implementadas.
• Tirar conclusões e propor melhorias. Se você tem uma solução que permite ter uma visão das ações realizadas e seus resultados, após a análise você poderá propor a estratégia que possibilita a melhoria dos resultados. 

Soluções para continuar crescendo

Segundo a Gatehouse, 21% dos responsáveis ​​pela comunicação interna admitem trabalhar sem um plano. Isso mostra que ainda há um longo caminho a percorrer nas organizações, mas para que as equipes de comunicação e recursos humanos enfrentem o desafio, precisam do suporte da tecnologia.

Da Intelligence Partner, como implementadores de LumApps – uma plataforma reconhecida como líder em The Forrester Wave™: Plataformas de Intranet, Relatório Q2 2020– entendemos e verificamos o valor que uma solução desse tipo traz para os departamentos de Comunicação e Recursos Humanos. Vamos conversar?