EMDOC melhora a gestão da documentação graças ao G Suite
A implementação de G Suite na companhia fez com que o armazenamento já não seja um problema. Além disso, tem facilitado e agilizado todos os processos referentes a organização e colaboração.
A EMPRESA
Emdoc é uma consultoria de mobilidade global fundada em 1985, especializada em ajudar empresas multinacionais a trazer e realocar seus executivos para o Brasil, cuidando de toda a parte legal e processual envolvida na migração. Da mesma maneira, ajudam as companhias que querem enviar trabalhadores brasileiros para o exterior.
O DESAFIO
A empresa contava com múltiplos desafios.
Por se tratar de uma consultoria de migração, a quantidade de documentação com que trabalham é muito elevada. Portanto, o armazenamento destes documentos era um fator de grande importância para eles.
Não só isso, também tinham dificuldades com a busca dos emails devido a problemas na hora de anexá-los. Trabalhavam constantemente com arquivos anexos e a falta de comunicação em tempo real dificultava e atrasava muitos dos processos.
A Emdoc necessitava de uma ferramenta que lhes ajudasse não só na gestão de toda essa quantidade de documentação, mas que também facilitasse e agilizasse todos os processos referente a organização e colaboração.
A SOLUÇÃO
Desde o início e em relação a parte econômica, rapidamente puderam detectar que entrando no mundo do Google conseguiriam uma redução de quase 50% de seus custos em licenças.
A isto, soma-se múltiplas funcionalidades. Para uma consultoria deste tipo, o acesso à nuvem desde qualquer lugar do mundo facilita as gestões. Além disso, a possibilidade de compartilhar o trabalho nas Planilhas em tempo real é uma funcionalidade primordial para a Emdoc, uma vez que sua equipe faz um ótimo uso delas. Graças às Planilhas, múltiplas pessoas podem trabalhar conjuntamente no mesmo documento ao mesmo tempo e desde qualquer lugar, comunicando-se através do Hangouts ou Google Meet.
Na Emdoc, trabalham com um volume muito grande de informação mediante documentos digitalizados e, graças ao G Suite, os consultores que se encontram, por exemplo, nos Consulados, podem tirar uma foto do documento, enviá-lo e atribuir acesso ao mesmo.
OS RESULTADOS
Após 4 anos de utilização do G Suite e graças a migração para versão Business, a Emdoc já não tem mais problemas de espaço; os usuários têm tudo disponível em sua caixa de entrada.
Além disso, e graças também a esta versão, dispõem de Team Drives, onde atualmente estão enviando mais de 2Tb de dados.
Atualmente, mediante a mesma engenharia de busca utilizada pela Google, conseguem facilmente encontrar qualquer email, arquivo ou conversa do Hangouts e compartilham Planilhas e Documentos de forma que todos os usuários possam assim trabalhar simultâneamente.
A Intelligence Partner ajudou a empresa a migrar das ferramentas de Word e Excel para utilizarem quase unicamente as ferramentas da Google. 100% da força de trabalho saiu do Outlook e hoje, 95% desses trabalhadores utilizam exclusivamente as ferramentas do G Suite Office.
