Como facilitar o Home Office com um espaço de trabalho Digital

Home Office: uma tendência emergente

Muitos de nós notamos mudanças de políticas em nosso ambiente de trabalho. Os funcionários têm horários mais flexíveis ou podem trabalhar em um local alternativo, entre outras condições para diversificar as opções de trabalho. Essas mudanças se originam em desenvolvimentos digitais e tecnológicos, bem como nas percepções sociais mudando constantemente e nas preferências individuais de trabalho. 

A opção de Home Office em casa ou em outro local é uma tendência emergente muito popular nas start-ups. No entanto, muitas outras empresas, como PSA Peugeot Citroen e BNP Paribas, também buscam melhorar as condições de trabalho de seus funcionários, implementando políticas que permitem o trabalho remoto. Segundo Statista, 57% dos empresários franceses trabalham em casa pelo menos 2,5 dias por semana. Isso está um pouco acima da média global de 54,3% e 52,6% nos Estados Unidos. Em todos os casos, mais da metade da população ativa.

Essa mudança para o Home Office foi benéfica para os funcionários de várias maneiras:

55% Redução do tempo de viagem entre casa e o local de trabalho 

31% Redução do estresse

19% Incremento da eficiência no trabalho 

25% Aumento da autonomia laboral

44% Melhor equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

O Home Office é ecológico!

Devemos também mencionar que os benefícios totais vão além dos funcionários.

A forma mais comum de transporte para os trabalhadores é de carro. Na França, por exemplo, 73,1% das pessoas usam carros para chegar a seus escritórios. É fácil imaginar a quantidade de emissões nocivas que uma pessoa produz todos os dias, apenas para chegar ao escritório. Trabalhar em casa por alguns dias não apenas economiza tempo, mas também ajuda a reduzir sua contribuição à contaminação.

Superando os desafios do Home Office com uma intranet social!

Localizando informações 

Organizar, compartilhar arquivos e documentos pode ser difícil, mesmo quando os funcionários trabalham no mesmo escritório; imagine só a quantidade de e-mails e a subsequente frustração com a qual os funcionários remotos precisam lidar! 

Pesquisas originais da IDC mostram que alguns funcionários podem gastar até um quinto do seu tempo de trabalho procurando informações. Muitas dessas horas perdidas são gastas verificando e-mails, navegando em diretórios de arquivos ou fazendo perguntas aos colegas com pouco tempo disponível. 

É por isso que uma ótima solução é otimizar a intranet da empresa para localizar e adicionar todos os documentos em um diretório centralizado. Quando todos os documentos estão disponíveis na nuvem, todos podem encontrá-los facilmente, às vezes simplesmente digitando uma palavra-chave.

Conectar e colaborar 

Uma boa comunicação sem ruído é essencial para todas as equipes, especialmente quando se trabalha com pessoas em lugares diferentes. 

A intranet pode oferecer muitas ferramentas que facilitarão a comunicação, como bate-papos ou comentários no documento. Isso evitará um fluxo de email longo e confuso, porque ele salva apenas as informações mais importantes. 

Outro ótimo recurso é a possibilidade de criar suas próprias comunidades na intranet. Isso serve para o gerenciamento geral do projeto, bem como a relevância e confidencialidade das informações.

Mobilidade

Ter acesso a todas as informações da empresa a partir do seu dispositivo móvel é de extrema importância quando as pessoas trabalham remotamente.

Os dados do Statista nos dizem que 85% dos trabalhadores nos Estados Unidos usam seus telefones celulares para verificar seus e-mails. Os funcionários também usam outros aplicativos móveis e de trabalho para enviar mensagens em tempo real, armazenar ou compartilhar informações e, é claro, acompanhar as atualizações das mídias sociais. Ao mesmo tempo, há uma falta de interação com aplicativos que permitem recursos de colaboração, treinamento e desenvolvimento pessoal.

Para ajudar a preencher essa lacuna, as empresas devem disponibilizar sua intranet em dispositivos móveis. Os funcionários remotos podem manter-se atualizados com todas as informações, receber notificações de tarefas ou lembretes de reuniões, mesmo quando estão longe do computador. Se seu aplicativo móvel fornecer a mesma conectividade e colaboração que a versão para desktop, sua adoção na intranet será bastante acelerada.

Se você é um funcionário ou tomador de decisão da sua empresa que está pensando em Home Office, agora sabe que uma intranet móvel bem integrada pode ajudá-lo a gerenciar a jornada de trabalho a partir de qualquer local.