Como saber quais incidentes são mais recorrentes em seu serviço de manutenção e tomar decisões

Softwares de Field Service Management como o Task4Work têm sido um importante avanço para empresas que prestam serviços de manutenção técnica ou outros como limpeza ou segurança, caracterizados por uma prestação periódica.

Poder registrar todos os dados dos serviços, desde o pedido às observações do técnico ou coordenador após a prestação do serviço ou resolução de um incidente, ajuda a analisar todas as informações.

Graças ao Task4Work, as empresas com trabalhadores de campo ou de linha de frente são capazes de implementar uma verdadeira estratégia de Data Analytics, que lhes permite detectar padrões que se repetem na prestação do serviço (por exemplo: incidentes mais comuns, áreas geográficas e intervalos de tempo com maior atividade, reparos mais comuns, etc.) e tomar as decisões apropriadas. 

Neste artigo, vamos nos aprofundar em como uma solução abrangente como o Task4Work melhora a lucratividade das empresas de serviço de campo.

Data Analytics e Field Service Management, uma aliança fundamental

Embora o cliente de serviço muito raramente veja relatórios ou listas de gerenciamento de uma empresa de serviço, para o restante dos envolvidos no relatório do ciclo de vida do serviço (ou seja, relatórios e listagens) no software de Field Service Management é extremamente importante.

Esses relatórios contemplam as informações críticas do serviço, que auxiliam a empresa a manter uma imagem única e consistente em todas as suas linhas de negócios, bem como a tomar decisões com base em uma única versão das informações, 100% confiáveis ​​e atualizadas em tempo real.

O módulo de relatórios de uma solução FSM como o Task4Work inclui uma série de listas e relatórios pré-definidos, baseados nos requisitos mais comuns das empresas do setor, que o usuário só precisa executar para obter a informação que deseja. Por exemplo:

• Incidentes mais comuns
• Áreas com mais solicitações
• Clientes mais e menos lucrativos
• Seções de tempo com o maior número de solicitações
• Produtividade dos técnicos
• Rotas de serviço mais lucrativas
• Etc.

As funcionalidades de Data Analytics de Task4Work oferecem uma visão detalhada do desempenho dos contratos e dos membros da equipe de serviços; e fornecem dados dos clientes. Essas informações estão sempre atualizadas e facilitam a tomada de decisões em qualquer nível do negócio. Além disso, o usuário da ferramenta pode ampliar o detalhamento desses relatórios padrão, bem como construir suas próprias listas e relatórios graças a assistentes e editores muito intuitivos.

Como amostra, deixamos para vocês um vídeo explicativo do módulo Data Analytics de nossa solução. 

Benefícios do Data Analytics em uma solução FSM 

• Reduzir significativamente os incidentes. Saber exatamente quais são os incidentes mais comuns permite resolvê-los com muito mais rapidez quando acontecem, e até mesmo evitá-los. Dessa forma, é possível eliminar solicitações recorrentes e reduzir o impacto de interrupções imprevistas.
• Descobrir padrões comuns em solicitações e incidentes. Ter relatórios que mostram os casos mais comuns permite que a empresa tome decisões adequadas para reduzir o número de incidentes associados (por exemplo, encurtar o período de manutenção preventiva ou fazer com que os técnicos sempre carreguem peças sobressalentes mais problemáticas).
• Gerar documentação com um amplo nível de detalhe. Os relatórios e listas de serviços registram toda a atividade concluída das solicitações de serviço e servem como referência contra possíveis auditorias internas, verificações legais, etc.
• Verificar o desempenho dos técnicos. O uso de contratos de serviço de licença (SLAs) e logs de acesso combinados com relatórios de serviço de campo facilitam a verificação da qualidade do trabalho dos técnicos e da equipe de serviço, quais recursos adicionais eles podem precisar ou o que precisam para alcançar a excelência.
• Evangelizar a equipe de atendimento e ser transparentes. Os relatórios podem informar a equipe de serviços sobre o andamento de sua atividade, definir metas de desempenho e até mesmo comparar com os serviços prestados por outras equipes.
• Reduzir custos e melhorar a lucratividade. Os relatórios e listas oferecem uma visão muito mais detalhada da atividade, o que contribui para a melhoria dos processos e o aumento da produtividade dos técnicos. Eles também ajudam a agilizar a resolução de incidentes e reduzir as visitas de clientes, facilitando a redução de custos e aumentando a lucratividade. 

Os três benefícios mais poderosos do Task4Work

A análise de negócios ajuda as empresas a crescer graças a essa análise detalhada e confiável das informações e, consequentemente, à tomada de decisões corretas. Mas é uma realidade que ainda está longe do dia a dia de muitas empresas, que continuam ancoradas no uso do Excel e carecem de sistemas integrados. No entanto, nossa solução Task4Work oferece 3 benefícios poderosos que uma planilha nunca poderá trazer para o seu negócio:

• Otimizar todos os aspectos do serviço
• Descobrir novas oportunidades de negócios
• Aumentar a satisfação do cliente

Graças à nossa ferramenta, os usuários podem acessar gráficos que alavancam dados gerando relatórios analíticos, usando qualquer combinação de indicadores-chave de desempenho (KPIs) de negócios.

Esses relatórios são fáceis de usar e permitem que os gerentes verifiquem em tempo real o desempenho dos departamentos, técnicos e equipes de serviço. Além disso, eles os ajudam a descobrir desafios antes que se tornem problemas e a identificar novas oportunidades.

Benefícios do módulo Task4Work Analytics para uma empresa de Field Services 

A inteligência de negócios do módulo Task4Work Analytics incorpora todos os dados do serviço e os transforma em informações úteis que podem ser aplicadas imediatamente. Graças a isso, a prestação de serviços é aprimorada, com métricas que oferecem um enorme nível de detalhamento das operações e traz os seguintes benefícios:

• Visão clara do negócio. É possível coletar dados de diversas fontes de informação para obter informações em um relatório completo, obtendo-se assim uma visão geral dos pontos gerais e específicos, tanto comerciais quanto de serviços.
• Identificação de ameaças potenciais. Os relatórios analíticos mostram as lacunas e potenciais fraquezas que precisam ser abordadas. Isso pode ser, por exemplo, contas não pagas, dinheiro perdido ou baixo desempenho do funcionário.
• Compreensão das novas tendências. A aplicação de uma abordagem de Data Analytics permite conhecer as demandas dos clientes (tanto a nível de serviço como comercial) e perceber as tendências futuras para otimizar múltiplos aspectos das operações (por exemplo, a atribuição de técnicos, as peças de reposição necessárias mais comumente nos delocamentos, etc.). 

Como você viu, o gerenciamento de incidentes recorrentes por meio de uma ferramenta com inteligência de negócios é essencial para o sucesso de uma organização de atendimento pós-venda.

A solução FSM Task4Work da Intelligence Partner, especificamente o seu módulo Task4Work Analytics, incorpora as funcionalidades necessárias tanto ao nível da gestão como de análise da informação, para que seja cada vez mais fácil aos coordenadores antecipar e atribuir pessoal com a maior precisão (técnica ou não) adequado.

Se você deseja que a gestão e análise de casos recorrentes seja um dos diferenciais do seu negócio de prestação de serviços, entre em contato conosco. Vamos analisar seu caso e explicar como alcançá-lo com a ajuda de Task4Work, nossa ferramenta avançada de Field Service Management.

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