Como ser mais produtivo? G Suite nos dá novas pistas para alcançá-lo
Quando implantamos novas ferramentas de produtividade na empresa, podemos medir seu aproveitamento? Como detectar falta de treinamento para assegurar a transformação dos processos?
Work Insights é a nova funcionalidade que o G Suite coloca nas mãos dos administradores e que serve para medir o grau de utilização das ferramentas que, fazendo parte do pacote do Google, estão à disposição dos funcionários para realizar seu trabalho.
Além de nos ajudar a saber se as ferramentas estão sendo utilizadas ou não, podemos saber como ser mais produtivos e também conhecer o grau de colaboração existente através de, por exemplo, documentos compartilhados ou Hangouts.
Uma vez obtida estas percepções (ou insights), o objetivo é reagir construtivamente para melhorar o aproveitamento por parte dos usuários. Talvez devêssemos reforçar o treinamento, ou talvez a conscientização; as medidas tomadas dependerá de cada coletivo. Colocar em suas mãos estas ferramentas do G Suite, que são nativas digitais e que nasceram na nuvem para fomentar o trabalho cloud supõe um grande salto se as compararmos com as ferramentas legacy, on-premise.
Como ser mais produtivo promovendo a mudança cultural
A capacidade de contribuir de forma colaborativa editando documentos em tempo real, acessando repositórios comuns de documentos, ou participando em reuniões online (ambientes com telas compartilhadas, videoconferência ou apenas áudio) exige não apenas ferramentas capazes de suportá-lo, mas também que os funcionários se adaptem e transformen seus hábitos de trabalho. É uma mudança cultural importantíssima para o sucesso de iniciativas de inovação orientadas a eliminar os armazenamentos de informações nas empresas.
Porque quando falamos de transformação digital de negócios, nos referimos a um conceito transversal que não deve ocupar apenas os departamentos de TI, mas toda a organização; aplicando recursos inovadores conseguiremos elevar a produtividade e abandonar práticas de tempos passados.
Essa mudança cultural começa com um treinamento adequado para cada função de usuário, continua com um tempo de adaptação e requer um acompanhamento. Se não, de que nos valeria todo o investimento realizado? Esse acompanhamento necessitará de métricas reais, e não de percepções subjetivas. Para isso contamos com a ajuda de Work Insights, que nos ajudará a acelerar a adoção de um revolucionário ambiente de colaboração.
O que o Work Insights afeta?
A ferramenta tem um impacto direto no Gmail, Drive, Agenda, Docs, Sheets, Slides e Hangouts. As novas análises vão nos permitir revisar tendências sobre a utilização de arquivos compartilhados (Drive), sobre a edição colaborativa (Docs, Sheets, Slides) e sobre as reuniões online para promover a fluidez da informação no trabalho em equipe.
Você poderá visualizar relatórios e gráficos de três tipos de tendências: adoção, colaboração e atividade. E com isso, confirmar quais ferramentas são mais utilizadas.
Para proteger a privacidade dos usuários, Work Insights agrega a informação em blocos de 10 ou mais usuários, além de restringir seu acesso à nível de administração do G Suite. Mesmo assim, os grupos podem ser construídos de acordo com determinados departamentos, para associar os resultados ao comportamento e necessidades de cada um deles.
No momento, essa funcionalidade está na fase beta para os clientes de G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education, reservada para os Early Adopters que se inscrevem voluntariamente e certas características não estarão disponíveis para clientes da União Europeia.
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