Compartilhe pastas em unidades compartilhadas com um novo programa Beta

Quais mudanças o Google implementa?

O Google lança um novo programa Beta que permite compartilhar pastas em unidades compartilhadas. Aqui você pode obter mais informações e expressar seu interesse no programa Beta.

Quem é afetado pela mudança?

Para administradores, usuários finais e desenvolvedores

Por que usar esse recurso?

Unidades compartilhadas são uma excelente maneira de permitir que equipes e organizações armazenem, acessem e colaborem em arquivos. Até agora, todas as permissões eram definidas no nível da unidade compartilhada ou do arquivo individual, e não podiam compartilhar pastas específicas dentro de uma unidade compartilhada.

Com este programa Beta, você pode compartilhar uma pasta específica com outros usuários ou atualizar o acesso de membros para conceder aos usuários permissões adicionais em pastas específicas em unidades compartilhadas. Estes são exemplos de possíveis usos da função:

• Em um departamento de Marketing, você pode ter uma unidade compartilhada que todos os funcionários internos possam acessar, com uma pasta específica para materiais de publicidade que também podem ser acessados ​​por agências externas. 
• Em um departamento de vendas organizado regionalmente, os administradores e gerentes de equipe podem ver todas as atividades por meio de uma unidade compartilhada, onde, por sua vez, há uma pasta compartilhada para cada uma das equipes regionais nas quais só podem ver informações relevantes para sua área específica. 
• Em uma unidade compartilhada usada para se preparar para um evento específico, todos os membros podem ter acesso de leitura a todos os arquivos e cada equipe específica pode ter acesso de edição a documentos relevantes para sua parte no evento. 

Detalhes adicionais

É necessário nível de acesso do administrador para compartilhar pastas 

Somente os administradores de uma unidade compartilhada podem compartilhar pastas nessa unidade. Os usuários que têm outros níveis de acesso à unidade compartilhada (por exemplo, gerenciador de conteúdo e comentarista) não podem compartilhar pastas, pois não têm permissão para controlar o acesso ao conteúdo em geral. As pastas de unidades compartilhadas têm os mesmos níveis de acesso que as unidades compartilhadas, exceto o administrador.

Os níveis de acesso incluem gerenciador de conteúdo (padrão), colaborador, comentarista e leitor. Lembre-se de que os contribuidores de uma pasta são editores dos arquivos desta pasta.

Veja mais detalhes sobre os níveis de acesso para unidades compartilhadas.

Os níveis de acesso as pastas só podem ser expandidos (não reduzidos) a partir da unidade compartilhada 

O nível de acesso atribuídos ao nível da unidade compartilhada representam o nível mínimo de acesso que os usuários terão a todos os arquivos e pastas dessa unidade compartilhada. Isso garante transparência, previsibilidade e escalabilidade. Conseqüentemente, o nível de acesso de um usuário a uma pasta de uma unidade compartilhada só pode ser maior que o nível de acesso desse usuário à unidade compartilhada correspondente; não pode ser mais restritivo.

Por exemplo, um comentarista em uma unidade compartilhada não pode ser apenas um leitor de uma pasta nessa unidade compartilhada. No entanto, um leitor em uma unidade compartilhada pode ser ampliado a um comentarista ou colaborador para arquivos ou subpastas específicas nessa unidade compartilhada. Portanto, para reduzir o nível de acesso a um arquivo ou pasta, a ação deve ocorrer em uma ou mais pastas superiores das quais a permissão é herdada.

Quando houver movimentos de arquivos ou pastas relacionados a unidades compartilhadas (adicionar itens ou mover dentro deles ou entre eles), o acesso herdado ao conteúdo será atualizado de acordo e o atalho será preservado. O mesmo ocorre ao mover arquivos ou pastas compartilhados de uma unidade compartilhada para a área Meu disco do usuário.

Por exemplo, suponha que um documento estivesse originalmente na unidade compartilhada da equipe de Vendas. Como todos os membros da equipe de Vendas têm acesso de leitura à unidade compartilhada, também têm o mesmo acesso ao documento. Além disso, cinco membros individuais da equipe de Vendas têm acesso de edição a esse documento específico. Se esse arquivo fosse removido da unidade da equipe de Vendas, essa equipe perderia o acesso de leitura herdado, mas todos os cinco membros particulares manteriam as permissões de edição.

Como esses movimentos de pastas (compartilhadas) podem introduzir grandes alterações no acesso ao conteúdo, somente é permitido que movimente as pastas para unidades compartilhadas ou entre elas os usuários que sejam administradores tanto do local original como do destino.

Observação: O requisito de ser administrador será aplicado à força neste programa Beta e, a partir de 1º de setembro de 2020, será aplicado a todos os clientes do G Suite. Futuramente, nem colaboradores nem gerenciadores de conteúdo no local de destino poderão mover pastas para unidades compartilhadas nem entre elas.

Como começar?

Administradores: Aqui você pode expressar interesse no programa Beta de compartilhamento de pastas. Os domínios começarão a ser aceitos neste programa nas próximas semanas.

Usuários finais: Quando essa função estiver ativada no seu domínio, para compartilhar uma pasta, selecione-a em uma unidade compartilhada da qual você seja o administrador e clique na opção de compartilhamento no menu da pasta (barra de ferramentas) para diálogo aberto para compartilhar. A partir daí, você pode compartilhar a pasta.

Disponibilidade 

Disponível para clientes G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education e G Suite for Nonprofits 

Não disponível para clientes do G Suite Basic ou usuários com contas pessoais do Google 

Links úteis

Central de Ajuda – Como compartilhar pastas em unidades compartilhadas (Beta)