Quatro conselhos para economizar tempo e ganhar produtividade com G Suite

Não é questão de compensar uma coisa com a outra, mas, se utilizarmos G Suite, talvez recuperemos algo de nossa produtividade sem nenhum esforço. Te interessa saber como? Aqui estão quatro dicas:

     1. Demorando menos em responder os emails

Segundo um estudo de McKinsey Global Institute (MGI), um usuário médio investe  13 horas da semana de trabalho para responder emails. E se aproveitarmos a funcionalidade de Resposta Inteligente do Gmail para reduzir este tempo? Você tem isso disponível na bandeja de entrada do Gmail e Allo e pode experimentar de uma forma muito simples: ao receber um email e graças às técnicas de machine learning, a ferramenta irá sugerir três respostas possíveis depois de analisar o conteúdo da mensagem recebida.

Ocasionalmente, uma dessas três opções pode até mesmo ser resposta suficiente, dependendo do email. De fato a Google constata que ao menos 12 % das mensagens recebidas podem ser respondidas assim, e as têm disponível em multi-idiomas tanto em dispositivos iOS como Android.

     2. Aproveitando o formato automático inteligente para seus documentos

Deixar uma apresentação em boas condições (detalhes como a centralização das imagens, a seleção de fonte para o formato dos textos) é sem dúvida uma tarefa que consome bastante tempo e nos desconcentra da verdadeira missão do documento: compartilhar conhecimento.

Por isso, sempre tentamos nos basear em um documento anterior ou nos voltamos para os modelos pré-definidos que já temos. Agora, você pode economizar tempo aproveitando a utilidade ‘Explorar’ em Slides (também disponível em Docs e Sheets) que basicamente lhe dá idéias, ferramentas de design e recomendações para criar seus documentos mais rápido e melhor. Como? Aplicando, uma vez mais, tecnologias de machine learning. É como ter um analista, um pesquisador e um designer lado a lado te ajudando em seu trabalho para que o termine em um prazo habitual de tempo.

    3. E que tal se também te ajudam com o conteúdo?

Além das sugestões aplicadas ao design para Slides que vimos antes, no caso de Sheets você não precisa escrever uma pergunta sobre seus dados e a função ‘Explorar’ usará o processamento de linguagem natural (NLP) para traduzir sua pergunta em uma fórmula e te dar uma resposta de imediato. Na verdade, não poderia ser melhor.

Como se isso não bastasse, no caso de Docs, a função ‘Explorar’ analisa o conteúdo e é capaz de sugerir documentos, imagens para inserir, assim como outro tipo de matéria do seu próprio Drive ou do Google relacionados com o que você está escrevendo; tudo isso enquanto edita em seu dispositivo Android, iOS ou em um navegador web.

     4. Se não é capaz de encontrar um documento…

É porque não está aproveitando o Drive como deveria. Segundo relatórios do McKinsey, os funcionários desperdiçam umas duas horas ao dia buscando documentação. Mediante outra aplicação de inteligência artificial, Quick Access no Drive é capaz de predizer e sugerir documentos justo quando você precisa. O processamento de linguagem natural, novamente, te permite além de pesquisar com suas próprias expressões, sem ter que aplicar a complicada lógica das máquinas ou falar como os índios.

Outra forma de evitar a perda ou descontrole de documentos é aproveitando Team Drives. Graças a isso, você pode criar repertórios centralizados e compartilhados entre várias pessoas (podendo também, restringir permissões quando for necessário) pelo que não terá que se preocupar em fazer um seguimento de novos arquivos ou conceder permissões cada vez que carregar algo para o Drive.

Se você não é usuário de G Suite, estas idéias deveriam te animar a, ao menos, experimentar. Contate-nos sem compromisso e te ensinaremos como aproveitar tudo que o Google tem preparado para empresas como a sua. Colaboração, mobilidade e produtividade em sua potência máxima.