Experiência melhorada para compartilhar com terceiros no Google Drive

É por isso que, em resposta aos comentários, o Google em breve realizará alterações na experiência dos usuários ao compartilhar arquivos do Google com contas que não sejam do Google.

• Experiência anterior

Anteriormente, se os administradores permitissem aos usuários compartilhar arquivos fora de seu domínio e enviar convites para compartilhar com contas que não eram do Google, um funcionário poderia compartilhar um arquivo armazenado no Google Drive com qualquer usuário que não utilizasse uma conta do Google.

Se permitisse aos usuários externos pré-visualizar arquivos, estes usuários que não eram do Google podiam ver o arquivo durante 14 dias. Se o login do Google fosse requerido para os usuários externos, era solicitado a este usuário que não era do Google que criasse uma conta no prazo de 14 dias posteriores para poder ver o arquivo. No entanto, alguns terceiros não tinham autorização para criar estas contas ou não o faziam à tempo, o que significa que a informação compartilhada não chegava ao seu destinatário.

Supostamente, se os administradores permitem aos usuários publicar arquivos na web, os usuários têm outra opção: simplesmente podem compartilhar o link publicamente. Lamentavelmente, muitos usuários não aproveitam esta opção por não aparecer claramente como parte do fluxo de compartilhamento.

• Experiência atual

Com a intenção de que este processo seja mais fácil e eficaz tanto para os usuários de G Suite como para os que não são usuários do Google, foi adicionada uma nova opção ao diálogo de uso compartilhado para permitir que qualquer pessoa com o link possa ver o arquivo.

Esta opção só aparecerá se TODAS as opções seguintes de configuração de uso compartilhado estiverem ativadas (Aplicações > G Suite > Drive e Documentos > Opções de compartilhamento):

1. Permitir aos usuários compartilhar arquivos fora do domínio.
2. Permitir aos usuários enviar convites de compartilhamento a outras contas que não pertencem ao Google.
3. Permitir aos usuários publicar arquivos na web.
4. NÃO habilitar a opção “Somente destinatários” na configuração do Controle de Acesso.

Um exemplo do novo diálogo que aparecerá quando um usuário compartilhar um arquivo com uma conta que não é do Google, sempre que se cumprir as condições anteriores.

Se um usuário selecionar esta opção para “Enviar o link”, o link compartilhado será ativado para este arquivo e qualquer pessoa com o link poderá ver o arquivo. Isto permitirá a terceiros acessar a conteúdo importante sem data limite e sem ter que criar uma conta do Google.

Deve-se considerar que a opção “Enviar um convite” continuará sendo a opção predeterminada para outros arquivos.

Mais informação: Central de ajuda – Estabelecer permissões para compartilhar arquivos