G Suite em Serviços Profissionais: Os 4 melhores conselhos para aproveitá-los

Em empresas de serviços profissionais tempo é dinheiro. Devemos aproveitar ao máximo esse valioso recurso para gerar valor para nossos clientes, visto que qualquer tempo não faturado afeta a rentabilidade do negócio. Vejamos como maximizar seu aproveitamento…

Poder trabalhar em qualquer momento e lugar, e neste cenário profissional é onde as soluções cloud mais adquirem importância, pois permite sermos mais produtivos, e veremos também que, mais eficientes.

A fórmula do sucesso reside em colaborar ao máximo não somente de forma interna, mas também com os clientes, já que nos permite solucionar problemas em tempo real, simplificar a gestão de cada projeto e fidelizar os clientes com a utilização diária das melhores ferramentas de trabalho.

1º conselho

Utilize Google Drive para armazenar seus arquivos e compartilhar com a equipe aqueles que desejar. A palavra compartilhar adquire uma nova dimensão, não só porque todos os implicados (internos e externos) podem acessar os documentos que tenha compartilhado, mas também porque em dado momento você pode contribuir com suas modificações e o restante da equipe verá as alterações em tempo real,  etiquetando cada mudança com os detalhes do autor do mesmo. Google Drive proporciona mecanismos de revisão e aprovação ágeis e intuitivos.

No passado fica o envio de um email com anexo para revisão. É publicado no Drive e notificado ao grupo que já está disponível para todos eles.

Você pode compartilhar todo tipo de arquivo com até 5 Tb.  Não somente documentos de texto, planilhas ou apresentações, mas qualquer tipo de arquivo.

2º conselho

Aproveite a integração entre todas as aplicações do G Suite.  O mesmo documento que você compartilha com sua equipe no Google Drive, também pode estar integrado no Google Sites em uma comunidade do Google+. Isto faz com que a informação esteja mais acessível e fácil de compartilhar e integrada com outros recursos, o que facilita a localização da informação relevante para deixar de trabalhar de forma isolada e facilmente envolver todos os funcionários em cada projeto. Sempre dispondo de toda a informação atualizada e online.

3º conselho

Aproveite Google+, a rede social do Google, para criar comunidades online para compartilhar dados relevantes de cada projeto. Isso, sem dúvida, promove o sentimento de “parceria” dentro da empresa.

Quando se trabalha home-office ou deslocados nos escritórios dos clientes, às vezes se perde a perspectiva de fazer parte de uma verdadeira equipe de trabalho.

Também pode servir para compartilhar melhores práticas, experiências de trabalho, ou até mesmo a visão do negócio por parte da direção do mesmo… É uma excelente forma de criar uma cultura de trabalho e da empresa.

4º conselho

O emprego conjunto do Gmail, Calendário, Drive e Hangouts evitará deslocamentos desnecessários, e pode até melhorar o recrutamento e incorporação de novos talentos para a equipe.

Todos sabemos o tempo que se perde quando é necessário se reunir. Ainda mais quando, para estas reuniões, é necessário o deslocamento fora dos escritórios. Hangouts facilita esta necessária colaboração com o imediatismo de um simples clique. Com Gmail e Calendário podemos propor encontros, confirmar assistências e reservar o período necessário em nossa agenda pessoal. Além de poder comprovar a disponibilidade do restante dos convocados a cada reunião. E com Google Drive armazenaremos a documentação a tratar neste encontro.

Vivemos na era da mobilidade e a concorrência nos obriga a sermos mais rápidos, ágeis e  produtivos. Se sua empresa oferece serviços, seja à outros profissionais ou à organizações de qualquer tamanho, é fundamental manter-se sempre conectado e atualizado para satisfazer mais do que a evolução de todos eles.

G Suite, concebida desde o princípio como uma solução cloud e de colaboração é, portanto, uma garantia de sucesso como ferramenta de produtividade, independente de tempo ou lugar para trabalhar de forma coordenada.