Melhores práticas em comunicações internas para a gestão de crises
Em tempos de crise global, as empresas geralmente desenvolvem planos de contingência para evitar sérias interrupções nas operações. Tem havido muita conversa sobre o Covid-19 na mídia recentemente, mas muitas crises diferentes podem ameaçar sua organização - falhas de produtos/serviços, desastres naturais, violência com armas de fogo ou apenas uma poluição sonora. Nessas emergências, é essencial se comunicar de maneira rápida e eficaz com toda a organização.
O que é comunicação de crise?
Como a boa comunicação interna se encaixa no gerenciamento de crise?
O gerenciamento bem-sucedido de uma crise envolve seguir as etapas certas e agir com cuidado para evitar erros. Idealmente, isso significa ter um plano de comunicação em caso de emergência. Comece se comunicando internamente e continue com mensagens externas.
É aqui que uma intranet fácil de usar se torna uma ferramenta essencial para a comunicação interna, a fim de informar e alcançar todos os funcionários igualmente. A boa adoção da intranet também é crucial para causar um impacto adequado; portanto, verifique se seus funcionários se conectam regularmente. Ao alavancar a intranet pelos canais corretos, em vez de confiar em métodos mais tradicionais como o email, as organizações têm mais chances de comunicar informações precisas rapidamente, com recursos atualizados.
Tenha cuidado com o tom da voz!
Em emergências, uma prática recomendada é garantir que todas as mensagens permaneçam profissionais e neutras em tom. Os líderes devem informar e tranquilizar os funcionários e evitar alimentar uma atmosfera de pânico ou volatilidade.
Favorecer fatos sobre sentimentos
Os profissionais de comunicação, como equipes de comunicação interna e recursos humanos, serão os mais adequados para garantir um tom de voz adequado.
Alguns exemplos de comunicação em caso de emergência:
(Evento) hoje às 9h. Essas são as ações que estamos implementando para enfrentar a situação.
Esses processos são válidos até o dia (data de término).
Você pode entrar em contato (pessoa de contato) para obter mais informações.
Todos os funcionários podem participar da (Comunidade de Emergência) para expressar preocupações e fazer perguntas.
Qualquer menção pública deve seguir essa diretriz de mensagem: “Tomamos todas as precauções necessárias neste momento para lidar com o (Evento). Estamos implementando (novos processos) até novo aviso. ”
Curto prazo: primeiros pontos de contato para comunicações internas
Aproveite sua intranet
O gerenciamento de crise requer o alinhamento de todas as equipes, o que significa que a comunicação de emergência deve começar pelas comunicações internas.
Acima de tudo, velocidade e alta visibilidade são o que você procura, portanto, mantenha a mensagem clara e concisa para os primeiros passos no seu alcance interno.
Peça a algumas equipes ou funcionários importantes que liderem essas ações para ter um ponto de contato claro para todos os funcionários em caso de emergência ou perguntas de acompanhamento.
E, é claro, planeje suas mensagens e ações a curto prazo com a maior antecedência possível.
Aqui estão quatro maneiras pelas quais você pode tirar proveito de uma intranet para alcançar rapidamente toda a organização.
4 casos de uso da intranet = 4 níveis de comunicação
Alertas críticos
Use notificações pop-up para informar os usuários sobre alertas críticos. Isso faz com que os funcionários leiam as informações antes de realizarem outras atividades. Os alertas também podem ser personalizados pelo perfil do usuário.
Alertas Regulares de um uso só
Crie um banner visível na página inicial da intranet para se comunicar rapidamente com toda a organização. Você pode combinar esta mensagem geral com alertas específicos por meio de notificações da intranet e notificações push móveis.
Reunião virtual
Organize uma reunião virtual, na qual os organizadores possam compartilhar informações e conteúdos pessoalmente com todos os funcionários ou coletar feedback dos trabalhadores para envolver pessoas geograficamente dispersas e permitir uma sessão ao vivo de perguntas e respostas.
Artigos detalhados
É necessário publicar um artigo mais detalhado sobre a crise e tranquilizar os funcionários. A publicação pode informar os motivos e como o plano de gerenciamento de crises funciona, incluindo os processos e medidas que a organização implementou.
Aproveite o seu aplicativo móvel
Verificar que sua intranet permanece responsiva e disponível em dispositivos móveis é muito importante para comunicações de emergência. O aplicativo móvel da Internet é o canal perfeito para funcionários que trabalham remotamente ou que se deslocam para se manter atualizados.
Graças ao aplicativo móvel, os funcionários receberão notificações ou instruções críticas, mesmo estando sem computador. Podem ser notificações automáticas do aplicativo da intranet ou atualizações dentro do aplicativo de artigos e postagens da comunidade publicada recentemente.
Soluções de longo prazo para o gerenciamento da crise
Gerenciar crises leva tempo, no entanto, um pouco de previsão ajuda a ter sucesso. Gerentes e líderes também devem preparar os funcionários para esse tipo de situação, a fim de evitar ações de última hora, principalmente para não espalhar pânico e desinformação.
A intranet pode ajudar a apoiar essas estratégias, como fornecer treinamento para se preparar para os tipos mais prováveis de emergências.
Espaços na intranet para comunicações de emergência
Crie espaços dedicados na intranet onde os funcionários sabem onde encontrar esse tipo de informação. Também é crucial planejar modelos de página e artigos para problemas de emergência para economizar tempo nas comunicações internas quando a situação exigir.
3 Espaços da intranet para comunicações de emergência
Aqui estão três maneiras de aproveitar a intranet para o gerenciamento de crises a longo prazo:
Páginas dedicadas
Nesse tipo de página, os funcionários encontrarão todo o contexto e as últimas notícias sobre a crise (artigos de notícias, press releases), bem como links externos para outros conteúdos ou comunidades relevantes. Esta página precisa ser atualizada regularmente.
Comunidades dedicadas
Crie uma comunidade de crise específica se os funcionários precisarem trocar informações, colaborar ou simplesmente se expressar sobre sua situação atual. Esse espaço também pode ser usado para compartilhar comentários dos clientes durante a crise ou discussões oficiais que os funcionários devem usar com contatos públicos/externos. Esse tipo de comunidade precisa de moderação específica e contínua.
Painel de recomendação social
Finalmente, é importante manter o painel de recomendação social da intranet atualizado com as últimas publicações e mensagens oficiais sobre a crise e, especialmente, após o gerenciamento bem-sucedido da crise. Dessa forma, os funcionários podem compartilhar as informações corretas com sua rede externa, como: “o suporte continua funcionando normalmente”, “todos os produtos defeituosos foram retirados do mercado com sucesso” ou “a crise foi gerenciada com sucesso graças a estas medidas preventivas… ”, etc.
Se você deseja implementar essas práticas em seu local de trabalho digital, peça mais informações sobre o LumApps, a intranet social corporativa.
