Introdução de novas ferramentas empresariais para Google Drive

Google Drive sempre facilita aos usuários individuais armazenar, compartilhar e sincronizar arquivos de uma maneira segura. Mas, à medida que grandes companhias passam para a nuvem, há mais coisas em que pensar – como o risco de violações de segurança, migrações irregulares, e compatibilidade com as ferramentas herdadas. A equipe da Google tem trabalhado duro para superar estas dificuldades para as empresas. É por isso que eles introduziram novas e poderosas funcionalidades ao Drive que podem ajudar a sua organização:

• Criar, compartilhar e trabalhar em equipe com confiança com Team Drives
• Manter o controle de informação sensível para a companhia com Google Vault para Drive
• Migrar facilmente para a nuvem com a última aquisição do Google, AppBridge
• Trabalhar sem problemas com as ferramentas que já estão utilizando com Drive File Stream
• Acessar, imediatamente, arquivos relevantes com Quick Access, oferecido por Google Machine Intelligence

Unidades de Equipe: trabalhe com confiança com seus companheiros na nuvem

A maioria de serviços de armazenamento na nuvem não foram criados para gestionar a explosão de arquivos que agora são criados e compartilhados na nuvem – porque foram desenhados inicialmente para usuários individuais, não para equipes. Com esta quantidade de dados compartilhados, os administradores necessitam mais controle para manter os dados seguros e as equipes necessitam sentir-se seguros trabalhando juntos. Os Drives de equipe oferecem a segurança, estrutura e facilidade de uso que as empresas precisam facilitando os seguintes aspectos:

• Adicionar novos membros. Você pode administrar os membros da equipe individualmente ou com Google Groups e dar-lhes acesso instantâneo às unidades de equipe pertinentes.
• Manter o controle de seus arquivos se um membro da equipe for embora. Os Drives de equipe são uma propriedade conjunta da equipe, o que significa que, qualquer coisa que se adicione aos Drives de equipe permanecem lá, independente de quem entrar ou sair. Como fala Tom Mckim da Whirlpool Corporation, “Se você guarda arquivos para um projeto em Drives de equipe, já não terá que se preocupar em perdê-los, se são movidos ou devem ser resignados a outro proprietário.”
• Compreender e manejar permissões compartilhadas. Os membros da equipe visualizarão automaticamente os mesmos arquivos, independente de quem os adicionar e organizar. Você também pode administrar as permissões compartilhadas, definindo as restrições para editar, comentar, organizar ou excluir arquivos.
• Gerenciar e visualizar Drives de equipe como um administrador. Os administradores podem visualizar os Drives de equipe para um usuário e adicionar novos membros se for necessário: “Os Drives de equipe também reduzem o tempo em que um membro entra na equipe e pode começar a ser efetivo em seu novo posto”, diz McKim.

Os Drives de equipe estão disponíveis para todos os clientes de G Suite Business, Educação e Enterprise. Configure as Unidades de Equipe para sua organização.

Informação adicional para administradores de G Suite

É necessário ativar a criação de Drives de equipe no console de Administração (Aplicações> G Suite > Drive e Documentos > Configuração de uso compartilhado > Criar Drives de equipe) antes que ninguém em sua organização possa criar Drives de equipe. Você poderá ativar a criação de Drives de equipe para seu domínio ou para unidades específicas. O Google recomenda usar esta opção para exibir os Drives de equipe para seus usuários da maneira mais apropriada para sua organização.

Se você desativar a criação de Drives de equipe mas permite aos usuários receber arquivos de fora de sua organização, os usuários podem ser ainda adicionados aos Drives de equipe criados por usuários em outras organizações. Assim poderão visualizar os Drives de equipe no Drive e acessar seus arquivos.

NOTA: Google planeja ativar automaticamente a criação de Drives de equipe para todos os clientes de G Suite que se aplique, à partir de 1 de Janeiro de 2018.

Mais informação:

Central de ajuda – Gerenciar Drives de equipe

Central de aprendizagem G Suite: Drive (em inglês)

Detalhes do lançamento:

O lançamento tem sido realizado para domínios Rapid Release e Scheduled Release.

Disponível somente para edições de G Suite Business, Enterprise, Nonprofits e Education

Desenvolvimento gradual

Impacto: Administradores e usuários finais

Google Vault para Drive: novos controles avançados de administrador para o cumprimento de dados

Gerenciar o ciclo de vida de arquivos de dados (como os arquivos mantidos ou eliminados) é complicado e demorado. No entanto, garantir o cumprimento de políticas de dados de sua empresa é essencial e os erros podem resultar em grandes custos legais. Por este motivo, adicionamos Google Vault para Drive, que já oferece funções de pesquisa e exportação.

As novas funcionalidades do Google Vault para Drive oferece aos administradores os controles de gestão que necessitam para administrar e proteger todos seus arquivos, tanto em unidades de funcionários como em Drives de equipe. Estas novas características permite aos administradores estabelecer políticas de retenção que, automaticamente, mantém o que necessitam e descartam o que não é necessário. Por exemplo, é possível que se necessite estabelecer uma retenção legal em arquivos que são críticos para um determinado caso legal.

Com potentes ferramentas de proteção de dados, Google Vault para Drive garante que os administradores tenham controle total dos dados de sua empresa na nuvem. Google Vault para Drive está disponível para todos os clientes de G Suite Business, Enterprise e Education atualmente.

Informação adicional para os administradores de G Suite

Consultar o artigo dedicado (em inglês) para obter mais informação sobre as funções de Vault para Drive.

AppBridge: mover para a nuvem de forma fácil

Migrar para a nuvem pode ser complexo. Não é só os arquivos que necessitam ser migrados, as permissões também devem ser configuradas corretamente; o conteúdo necessita ser reorganizado e alguns dados provavelmente terão que ser arquivados. Para superar estes desafios, o Google anunciou a aquisição de AppBridge, uma ferramenta de migração de G Suite à nível empresarial que ajuda as empresas a migrar a informação sem problemas de suas soluções hospedadas em suas instalações (on premise), baseadas na nuvem, ou híbridas a Google Drive.

Com AppBridge, sua empresa pode migrar, sem esforços,  arquivos para o G Suite à partir de seus servidores de arquivos ou conteúdo como SharePoint, ou desde qualquer outra plataforma na nuvem que possa estar utilizando. As permissões também se copiam na migração, o que significa que, o acesso aos arquivos das equipes é mantido intacto e os dados são mantidos seguros. Google está trabalhando junto com AppBridge para incorporá-los à equipe de G Suite.

Drive File Stream: trabalhe sem interromper seus processos de negócio

Depois de migrar para a nuvem, você deve ter acesso fácil a todo o seu conteúdo utilizando as ferramentas e processos existentes. Enquanto outras soluções da nuvem utilizam sincronizadores tradicionais e lentos e que exigem muito espaço no disco rígido, Drive File Stream, disponível no programa de Early Adopter (EAP – Early Adopter Program), permite que as equipes transfiram arquivos diretamente da nuvem para o computador. Isto significa que você poderá acessar a todos os dados da empresa diretamente do laptop, mesmo que não tenha muito espaço no disco rígido.

Drive File Stream permite:

• Acessar, pesquisar e administrar arquivos do seu computador em segundos.
• Obter os arquivos necessários e tornar disponível determinados arquivos para posterior utilização offline.
• Acessar o seu trabalho ainda mais rápido, devido aos seus arquivos mais utilizados estarem disponíveis em segundo plano de forma inteligente.
• Evitar o risco dos usuários baixarem todo o conteúdo da empresa em seus discos rígidos.

Acesso rápido para equipes: aproveite ao máximo seu conteúdo com Inteligência Artificial

Você migrou todo o seu conteúdo para a nuvem. Agora, é o momento em que o poder da nuvem trabalha por ti. O atalho do Drive agora funciona com Unidades de Equipe (Team Drives) em iOS e Android, e em breve na web. O acesso rápido está reforçado com a Inteligência Artificial do Google, a mesma tecnologia utilizada nas respostas inteligentes do Gmail e a função de Explorar das Planilhas, o que significa que, as equipes podem economizar tempo tomando decisões mais inteligentes porque o conhecimento será mostrado aos funcionários corretos no momento preciso. O acesso rápido prevê de forma inteligente e exibe arquivos com base em:

• Quem é a pessoa com quem mais se compartilha.
• Quando ocorre reuniões relevantes.
• Quais arquivos são utilizados em horas específicas durante o dia.
• E muitos outros

Informação adicional para os administradores de G Suite

Disponível no aplicativo Drive Android desde setembro, o acesso rápido também pode ser utilizado em dispositivos iOS.

Detalhes do lançamento:

O lançamento tem sido realizado para domínios Rapid Release e Scheduled Release.

Desenvolvimento completo

Impacto: usuários finais