Sua equipe colabora ou realmente coopera?

A revista Harvard Business Review publicou em abril passado um interessante artigo do consultor Ron Ashkenas, baseado em uma distinção que qualquer responsável deveria saber claramente: Colaborar ou Cooperar.

O artigo, fala em primeiro lugar sobre a facilidade com que falamos de colaboração nas empresas, mas quão difícil é, de fato, levar o conceito na  prática. Combinando as habilidades de vários departamentos para levar adiante um projeto e alcançar os resultados esperados é mais complexo do que parece e a verdade é que as pessoas têm dificuldade para colaborar, compartilhar informações, cooperar e trabalhar em conjunto. Os decisores do negócio devem considerar isto quando tiverem atribuir responsabilidades e prioridades.

Nestes dois exemplos à seguir, que podem ser familiares para qualquer organização, se reflete esta realidade:

• Por um lado, o lançamento de uma nova série de produtos em uma seguradora onde nem todos os departamentos têm a mesma informação e envolvimento, podem trazer atrasos no processo, desinformação para os clientes e custos que não foram previstos.

• Outro seria uma empresa global de fabricação que recebe um pedido para personalizar um produto: o novo design requer mudanças em vários níveis e em vários departamentos que são incapazes de concordar sobre prazos e que trabalham de forma independente. Resultado: Meses de atraso na entrega do projeto.

O que podemos fazer para evitar essas situações? Estes dois passos são essenciais para uma boa estratégia de colaboração interdepartamental na empresa:

1.  Desenhar / Planejamento: É importante manter sempre o foco no objetivo que perseguimos, e para isso, é preciso planejar todo o trabalho a ser feito; quem serão os responsáveis e se vamos precisar ou não de outras equipes na organização…. É necessário delinear o timming de cada tarefa e as seqüências de atividades. Criar um ambiente de trabalho que funciona como um contrato de colaboração. Se você tem objetivos, tarefas e tempo na mão, é mais fácil dialogar para saber se é possível ou não atingir os objetivos.
2. Sessão de trabalho conjunta: Reúna-se com todos os colaboradores das diversas áreas e avalie os compromissos de cada departamento estabelecido no contrato de colaboração. Em vez de ir de uma tarefa para a próxima, tente chegar a um acordo em conjunto, fazendo ajustes e sabendo como isso afeta o trabalho de uma área para outra. O ideal é encontrar maneiras de compartilhar recursos e alinhar os incentivos.

A colaboração funcional é fácil de sugerir, mas difícil de atingir, especialmente porque temos a tendência de nos bloquear quando cooperamos. Se você é capaz de planejar o que você precisa e alinhar todas as partes envolvidas, não só vai conseguir um grande impacto na organização, como também começará a desenvolver habilidades de colaboração.

Mas qual é a diferença entre colaborar e cooperar?

Um dos problemas principais, segundo o que Askenas coloca no artigo, é que muitos responsáveis, apesar de receberem treinamentos para incentivar a colaboração, acham que suas equipes estão colaborando, quando na verdade o que eles fazem é cooperar e isto muda as coisas.

Na experiência da Google, descobriram que suas equipes mais inovadoras e bem sucedidas foram as que mais colaboraram, pelo que decidiram estudá-las cuidadosamente para ver como funcionam. Que conclusões podem ser tiradas?

1.  Busca de ideias em qualquer lugar. Ao cooperar você procura respostas. Colaboração significa mais um passo: encontrar as pessoas certas para responder e fazer questionamentos que gerem uma grande ideia. É óbvio que nem todas essas perguntas vêm das mesmas pessoas, nem do mesmo departamento ou nem até mesmo da mesma empresa. A equipe necessitará de liberdade e ferramentas para trabalhar com uma série de parceiros, independentemente de onde eles venham. Expande os conhecimentos e amplia a lista de colaboradores e especialistas para garantir a inovação, identificação de problemas e convencimento de seus clientes.

2. Trabalhar do jeito como você vive. Em nossa vida diária estamos acostumados a resolver na hora e com um celular na mão muitas questões. Para que sua equipe seja tão produtivo em seu dia de trabalho e veja a colaboração como algo natural, tem que oferecer-lhes as mesmas ferramentas e possibilidades. Tecnologia rápida, simples e intuitiva para colaborar facilmente de qualquer lugar e em qualquer momento.

3. Escolha as ferramentas certas. Sem dúvida, uma das grandes vantagens da colaboração é que possa ser feita em tempo real. As melhores ferramentas são aquelas que, como o Google Apps, colocam “literalmente a todos na mesma página” para trabalhar nas mesmas metas e objetivos, ao invés de simplesmente compartilhar informações e arquivos. Assim, o equipamento pode ser alinhado a partir do planejamento do projeto até as apresentações finais em várias ferramentas. Documentos, formulários, planilhas, apresentações, calendários… onde eles possam editar e comentar ao mesmo tempo.

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Fonte: .. Há uma diferença entre a cooperação e a colaboração (em inglês)