¿Por que Team Drives favorece o sucesso dos projetos?

É uma ferramenta ideal tanto para pessoas que colaboram em documentos comuns, quanto para equipes que concentram sua atividade em projetos. Team Drives permite que qualquer um de seus membros acesse estes arquivos compartilhados, consulte-os e, se tiverem as permissões oportunas, contribua para melhorá-los fornecendo conteúdo valioso, atualizando informações, etc.

Vejamos um pouco mais sobre os benefícios trazidos para as empresas que gerenciam projetos, como engenharias, empresas de arquitetura ou outras empresas do setor de Serviços.

Team Drives: um único repositório para todos os arquivos do projeto

O Team Drives, disponível nas versões empresariais de G Suite, oferece uma nuvem em comum para os usuários que participam em um projeto. Esta nuvem compartilhada pode ser criada por um dos administradores de G Suite da empresa ou pelos próprios gerentes de projeto, após um breve treinamento. Nela serão adicionados os membros do projeto, que podem ser adicionados pelo administrador de maneira individual ou em grupos que responda a um determinado perfil, como por exemplo ‘Contabilidade’.

Como dissemos antes, as unidades de equipe do G Suite oferece à qualquer um dos membros rápido acesso à informação 100% atualizada em tempo real, bem como um ambiente que favorece a colaboração: se possuem as permissões necessárias, podem editar estes documentos e adicionar seus comentários para enviá-los para análises e discussão por parte do resto da equipe.

O Team Drives contribui para que as incorporações subsequentes à equipe alcancem com rapidez a plena operatividade: dispõem da informação que necessitam para conhecer a cultura da empresa referente a gestão do projeto, acessar os documentos de trabalho e saber em que estado se encontra o projeto com relação ao objetivo final.

Segurança em primeiro lugar com Team Drives

Compartilhar dados e colaborar em arquivos comuns exige segurança do mais alto nível, algo do qual o Google está plenamente ciente. Graças a segurança multicamada oferecidas pelas ferramentas de G Suite como Team Drives, as informações são armazenadas em repositórios de dados bem protegidos para os quais a criptografia avançada se aplica.

A completa segurança das unidades de equipe de G Suite facilita que a informação esteja protegida de acessos não autorizados e se encontre à disposição somente dos membros do projeto, independentemente do dispositivo que utilizem.

Por último, mas não menos importante, se consegue a industrialização do conhecimento: a informação não é propriedade do usuário, mas do projeto. Portanto, quando um dos membros da equipe sai, todos seus arquivos compartilhados e suas contribuições permanecem no Team Drives. Desta forma, o risco de perda de informação é reduzido à expressão mínima.

Informações específicas para funções, perfis e departamentos

Tão importante quanto a segurança das informações são as permissões dos usuários. Neste último aspecto, as Unidades de Equipe do G Suite incluem uma avançada gestão das permissões que serão  aplicadas aos arquivos e membros do grupo de acordo com sua hierarquia dentro do mesmo. Por exemplo, um chefe de projeto terá muito mais permissões sobre os arquivos (leitura, escrita, exclusão) do que um engenheiro ou consultor junior com permissão somente para leitura em alguns arquivos sensíveis.

Juntamente com essas permissões hierárquicas, Team Drives também permite estruturar (por exemplo, através de subpastas) as informações do projeto, de modo que seja acessível apenas às unidades de negócio adequadas. Um caso deste tipo seria que os membros do departamento de Contabilidade que participam do projeto só possam consultar as informações financeiras e não a de Consultoria. Desta forma, inúmeros problemas são evitados.

Com base nestas informações e na interação de cada usuário com a informação do projeto, Team Drives aplica tecnologia de Inteligência Artificial (Quick Access) para personalizar as buscas e a localização de dados e arquivos. Além disso, ao tratar-se de uma ferramenta plenamente integrada com o resto de aplicativos da plataforma de G Suite -como por exemplo Google Calendário- prioriza arquivos em função da data de cumprimento das tarefas.

Como já vimos, Team Drives é uma ferramenta que adiciona valor ao seu negócio. Suas vantagens a nível operacional e de colaboração interdepartamental, bem como a redução da curva de aprendizado e um rápido retorno de investimento (ROI), fazem com que este aplicativo de G Suite seja um grande aliado para gerenciar e executar qualquer tipo de projeto de maneira estruturada, ágil e segura, otimizando a produtividade das equipes.