Um dia na vida com Google Apps

Vejamos como é uma manhã qualquer com Google Apps. Nesta história não tão fictícia, veremos como o Google Apps potencializa o trabalho colaborativo. E por seu modelo de Software as a Service, os funcionários dispõem sempre das últimas versões das ferramentas e, é claro, da informação, onde quer que estejam e em qualquer dispositivo.

Vamos começar centralizando o tema em um assunto importante: O Google Apps é sinônimo de colaboração. Portanto, o melhor cenário para entender o valor deste conjunto de ferramentas empresariais é precisamente este: o trabalho em equipe. Por outro lado, somos trabalhadores multidispositivo e itinerantes: PC, laptop , tablet e móvel. Mantém sincronizados todos esses elementos e quando consegue experimentá-lo, é algo tão mágico que você não vai mais querer trabalhar sem eles.

Enfim… sigamos com o cenário de colaboração e acompanhemos um dia a nossa protagonista, Sandra, que é a secretária pessoal do João, um alto executivo do departamento comercial de uma importante imprensa.

Uma manhã produtiva com Google Apps

08:00 Cafê da manhã (ainda em casa). Embora não tenha chegado ao escritório, João já lhe envia um e-mail (pois sabe que Sandra pode ver no celular) e diz que, assim que chegar ao escritório, vá revisando uma documentação com o qual ele tem trabalhado desde sua casa. É a nova lista de serviços de imprensa digital. Ele tem usado o Gmail para e-mail, e o Google Sites para armazenar a lista em um site compartilhado.

09:00 Começa o dia. Sandra liga o computador, consulta o calendário do seu gerente (Google Calendar), porque ele já havia compartilhado previamente com ela. Ele confia na sua secretária e lhe deu além de acesso, permissão de edição para que ela possa fazer alterações na agenda dele se necessário. Ela tem outro e-mail em que João pede a convocação de uma reunião às 10:00 com toda a equipe de vendas. Ela envía uma notificação por correio para todo o departamento graças ao Google Groups e suas listas de distribuição personalizadas e caixas de entrada colaborativas, reservando também a sala onde terá lugar, porque na mesma tela do Gmail verifica que este recurso está disponível naquele horário. Ele está ciente de que alguns estarão fora do escritório, mas poderão estar “presentes” remotamente, por telefone ou videoconferência. Eles utilizarão o Hangouts.

Sandra tem tempo de sobra para analisar o documento que o João lhe disse no e-mail, acessando o Google Sites. E tudo isso sem ter que colocar senhas continuamente. A que colocou ao começar o dia, serve para tudo. Edita com o processador de textos colaborativo Google Docs, e revisa a estrutura e a estética do documento, deixando tudo perfeito.

10:00 Reunião interna. João chega bem na hora e entra na sala só com o seu iPad, e com ele, tudo que precisa para trabalhar. Há presentes e ausentes, que se conectarão via Hangouts. Na verdade, quase todos os participantes trazem seus laptops ou tablets, não importa o formato. O Google Apps está disponível em todas as plataformas. A utilização do serviço de videoconferência é realmente confortável. Na tela se vê a imagem em tamanho grande de quem está falando, e no canto inferior direito, em tamanho menor, todos os outros participantes.  Curiosamente, o serviço detecta quem está falando e coloca em primeiro plano. Os “ausentes” participam como se estivessem na sala. Tanto o som como a imagem funcionam sem problemas.

Durante a reunião, tanto a imagem do Hangouts como o documento compartilhado no editor do Google Docs vão se alternando. Na verdade, você pode fazer alterações em qualquer parte do documento, e todos estarão visualizando em tempo real essas alterações e quem é o autor de cada intervenção .

Trocam idéias, colocam as questões pelo bate-papo do Hangouts, consultam qualquer informação, planilhas, apresentações comerciais prévias,… que são encontradas rapidamente porque o motor de pesquisa do Gmail combina todas as informações de uma só vez: e-mail, documentos e sites. Uma visão transversal que é a chave para qualquer empresa.

Termina a reunião e o documento em discussão está pronto e atualizado em um único arquivo. Longe vão os V1, V2 , V3, … como acontecia quando você tinha que anexar continuamente o arquivo de um lugar para outro, versão após versão. No nosso caso, as versões estão dentro do próprio histórico do documento, gerido pelo Google Drive. E tudo é mantido, bem como os emails ou mesmo documentos excluídos por meio do Google Apps Vault, o complemento perfeito para arquivamento e retenção.

Agora você pode publicar a lista de serviços para todos os clientes, e só para eles, porque têm indicado que seu conteúdo não seja visível nos motores de pesquisa populares.

12:00 Visita comercial. Não é a Sandra exatamente… É um dos vendedores. Se tem consigo seu laptop, e sabe que o cliente que vai visitar é “antigo” e está em um edifício antigo, com paredes espessas, cobertura ruim. Ele sabe que não há problema, porque ele não precisa estar conectado ao escritório para trabalhar. A lista de preços é atualizada juntamente com o restante dos seus documentos em seu próprio laptop para trabalhar off-line, graças ao Google Drive, que tem sido responsável por sincronizar tudo antes de desligá-lo na reunião anterior.

Termina o período da manhã, e tudo funcionou perfeitamente. Sandra e toda a equipe confia que sempre terão o apoio de seu fornecedor, Intelligence Partner, que no momento se encarregou de personalizar e orientar sobre o uso destas ferramentas e treinamento de toda a equipe, colaborando nas tarefas de administração dos serviços e complementa perfeitamente o suporte empresarial 24×7 que o Google fornece.

Da Intelligence Partner, como Parceiro premier do Google, podemos ajudá-lo a tirar o máximo proveito do Google Apps. Conheça nossos serviços de consultoria, implementação, administração e treinamento em ferramentas Google Apps.

Mais ideias para trabalhar com Google Apps

• Tradutor a um clique
• Criar formulários (se transformam em uma planilha do Google)
• Google Finance, um dos serviços de contenção de despesas.
• Editar desde mobilidade (ditar)
• Calendários pessoais e calendários compartilhados (que consideram os fusos horários ao convocar)
• Painel de controle de administração: grupos, subdomínios. Suporte 24×7, com níveis de acesso.