Workflows em CRM: o que são e como nos ajudam
Interiormente, vemos a nossa empresa como uma entidade composta por vários departamentos com funções diferentes, características e processos internos. Mas a realidade para o cliente é diferente: nos percebe como um todo, cuja opinião sobre o assunto vai depender de sua experiência global conosco (que na verdade depende da combinação do trabalho dos diversos departamentos da empresa).
Por esta razão é tão importante ter controle de todo o processo, regular as tarefas e centralizar a informação. Para este fim, o CRM e outras ferramentas de gestão empresarial contam com workflows ou fluxos de trabalho.
Para que servem os workflows em CRM
Genericamente, um fluxo de trabalho refere-se aos processos a seguir para a realização de uma tarefa. Estas são ferramentas que nos permitem melhorar a produtividade, tornar os processos mais ágeis e integrados, de modo que todos eles tenham um impacto sobre a experiência do cliente.
Estes fluxos de trabalho permitem automatizar ações comuns: alertas de envio, em determinadas situações aos membros da equipe, notificações por uma alteração no registro dos dados ou de qualquer situação que afeta aos departamentos de vendas, marketing, finanças, atendimento ao cliente, tecnologia, etc.
Para definir é necessário estabelecer um disparador e uma ação decorrente. Assim, é possível criar e automatizar seus processos de acordo com seu interesse, como veremos a seguir com um exemplo comum:
Imagine que nos interessa ter o controle total do estado dos leads para atribuí-lo à pessoa de vendas adequada, quando chegar o momento de entrar em ação. Para isso, podemos criar um fluxo de trabalho, para que, quando a pontuação de determinado lead chegue à determinado valor, recebamos um alerta e possamos enviar um e-mail para a pessoa de vendas que melhor possa gerenciar. Assim, as atividades de marketing e do departamento de vendas estarão alinhados.
Os fluxos de trabalho em Sugar e Advanced Workflow
Como você pode ver no exemplo explicado acima, a importância destas ferramentas é vital para um CRM. Por isso, SugarCRM trabalha constantemente na melhoria delas. Há alguns meses atrás SugarCRM anunciou que a sua ferramenta conhecida como Workflow Manager será substituída nas novas versões do produto e aparecerá no final deste ano de 2016.
Até então, Sugar Professional deixará de incluir essa opção, mas as versões Ultimate e Enterprise contarão com Advanced Workflows, ferramenta exclusiva para fluxos de trabalho que SugarCRM explica através deste vídeo. Já está incluída na versão 7.6 do Sugar.
Por que a mudança? Após estudo, concluiu-se que apesar dos fluxos de trabalho serem essenciais, a capacidade de automatizar processos múltiplos e avançados era limitado. Portanto, esta nova ferramenta está preparada para combinar vários fluxos de trabalho no mesmo processo e projetado para o usuário: com funções arrastar e soltar que tornam mais fácil e muito mais visual.
Se você está interessado(a) em qualquer uma das versões de Sugar, entre em contato conosco. Como uma parceira de soluções e consultora com vasta experiência na implementação de projetos CRM, podemos ajudar e assessorar nas necessidades de seus negócios.
