Piensa en macro: registra acciones en Hojas de Cálculo de Google para evitar el trabajo repetitivo

19 / 04 / 2018 Noticias Google Workspace

Desde su debut hace ya casi 40 años, las hojas de cálculo continúan siendo la base de cómo las empresas hacen su trabajo. Desde el análisis de los ingresos trimestrales, hasta la actualización del inventario de productos, las hojas de cálculo son fundamentales para ayudar a las empresas a recopilar y compartir datos, y tomar así decisiones más rápidas. Pero ¿qué más puedes hacer si están en la nube?

Google se ha centrado en mejorar sus Hojas de Cálculo para las empresas y recientemente ha añadido nuevas funciones para ayudar a los equipos a analizar y visualizar sus datos. Así pues, Google ha añadido más actualizaciones a las Hojas de Cálculo, incluyendo una forma de registrar macros en la nube para automatizar tareas repetitivas, así como más opciones de formato. Te las detallamos a continuación:

Graba macros en Hojas de Cálculo, omite tareas triviales

Google quiere ayudar a las empresas a automatizar el trabajo abordando las macros de forma diferente: primero, en la nube. En la actualidad, puedes grabar macros en Hojas de Cálculo. Digamos, por ejemplo, que necesitas formatear nuevas importaciones de datos o crear el mismo gráfico en varias hojas de datos trimestrales. Repetir los mismos pasos manualmente puede llevar horas, pero el grabador de macro en Hojas de Cálculo te permite grabar esas acciones y reproducirlas a través de comandos sin necesidad de escribir ningún código.

Así es como funciona: cuando grabas una macro, las Hojas de Cálculo convierten las acciones macro automáticamente en una secuencia de comandos (App Script). Si deseas actualizar tu macro, puedes simplemente editar la secuencia de comandos directamente en lugar de tener que volver a grabar la macro desde cero. También puedes escribir tus propias funciones de Apps Script e importarlas como nuevas macros.

La mejor parte de las macros en Hojas de Cálculo es que están diseñadas para su uso en archivos basados en la nube, lo que significa que los equipos pueden ejecutar macros al mismo tiempo que otros trabajan en la hoja, sin interrumpirlos. Por ejemplo, un equipo de finanzas que tiene una reunión de presupuesto puede ejecutar macros mientras revisa la misma hoja de cálculo. También implica que los compañeros de trabajo o clientes no se verán obligados a descargar archivos confidenciales para usar tus macros. Dado que tus archivos de Hojas de Cálculo están en la nube, puedes mantener controles más estrictos sobre quién puede ver y volver a compartir tus datos.

Más actualizaciones en Hojas de Cálculo

Es posible que hayas notado que en los últimos años Google se ha esforzado por crear funciones en Hojas de cálculo para ayudar a las empresas a ver, analizar y compartir sus datos con mayor facilidad. Estas funciones incluyen agregar nuevos tipos de gráficos (cascada y 3D), formas de insertar gráficos y mantener los datos actualizados en Documentos y Presentaciones (incluso si los archivos se mueven de su ubicación), más funciones (hasta 400+ ahora), opciones adicionales para dar formato, imprimir, entre otras.

A continuación se proporcionan detalles más específicos sobre algunas funciones e información de implementación que puede ser útil para los administradores de G Suite.

Grabar macros en Hojas de cálculo

Para ayudar a ahorrar tiempo a tu equipo al completar tareas repetitivas, puedes grabar macros en Hojas de Cálculo. Cuando grabas una macro, se guarda como una secuencia de comandos de aplicación que puedes ejecutar en la nube cada vez que necesites realizar la tarea. También puedes editar la secuencia de comandos para cambiarla o importar secuencias de comandos de aplicaciones existentes como nuevas macros.

Agrupar filas y columnas en una hoja de cálculo

Existe una nueva opción para agrupar filas o columnas en Hojas de Cálculo. Lo que facilita el contraer o expandir varias filas y columnas a la vez para personalizar tu vista.

Agregar casillas de verificación a una lista en Hojas de Cálculo

Puedes convertir una lista de elementos en una lista de verificación con la nueva función de casilla de verificación.

Tablas dinámicas mejoradas basadas en fechas

Google facilita el trabajo relacionado con fechas en tablas dinámicas al agregar una opción para crear agrupaciones por fecha y hora, incluida la hora, el día, el mes, el trimestre, el año y más.

Hablando de tablas dinámicas, el equipo de ingeniería de Google ha estado trabajando arduamente para llevar el poder de la inteligencia artificial de Google a las Hojas de Cálculo con la intención de ayudar a los equipos a saberlo todo sobre sus datos. Es posible que también hayas notado que recientemente se agregaron tablas dinámicas inteligentes en Hojas de Cálculo para ayudarte a analizar y encontrar nuevos conocimientos, sin importar cuán hábil seas en el análisis de datos.

Mejoras en las opciones de impresión de Hojas de Cálculo

Google ha agregado nuevas funciones para facilitar la impresión en Hojas de Cálculo. Específicamente, puedes seleccionar tamaños de papel personalizados y establecer saltos de página personalizados. Esto hace que sea más fácil obtener el contenido correcto de una hoja de cálculo en una página impresa.