¿Por qué Team Drives favorece el éxito de los proyectos?

Es una herramienta ideal tanto para personas que colaboran en documentos comunes, como para equipos que centran su actividad alrededor de proyectos. Team Drives permite que cualquiera de sus miembros acceda a estos archivos compartidos, los consulte y, si tiene los permisos oportunos, contribuya a mejorarlos aportando contenidos de valor, actualizando información, etc.

Veamos un poco más de cerca los beneficios que aporta a empresas que gestionan proyectos, como ingenierías, despachos de arquitectura u otras empresas del sector Servicios.

Team Drives: un sólo repositorio para todos los archivos del proyecto

Team Drives, disponible en las versiones empresariales de G Suite, ofrece una nube en común para los usuarios que participan en un proyecto. Esta nube compartida puede ser creada por uno de los administradores de G Suite de la empresa o bien por los mismos jefes de proyecto, tras una breve formación. En ella se agregarán los miembros del proyecto, que pueden ser añadidos por el administrador de manera individual o en grupos que respondan a un determinado perfil, como por ejemplo ‘Contabilidad’.

Como hemos comentado antes, las unidades de equipo de G Suite facilitan a cualquiera de los miembros un rápido acceso a la información 100% actualizada en tiempo real, así como un entorno que favorece la colaboración: si cuentan con los permisos pertinentes, pueden editar estos documentos y añadir sus comentarios para someterlos a análisis y discusión por parte del resto del equipo.

Team Drives contribuye a que las posteriores incorporaciones al equipo alcancen con rapidez la plena operatividad: disponen de la información que necesitan para conocer la cultura de la empresa en lo referente a la gestión del proyecto, acceden a los documentos de trabajo y saben en qué estado se encuentra el proyecto respecto al objetivo final.

Seguridad ante todo en Team Drives

Compartir datos y colaborar en archivos comunes exige una seguridad del más alto nivel, algo de lo que Google es plenamente consciente. Gracias a la seguridad de múltiples capas que ofrecen las herramientas de G Suite como Team Drives, la información se almacena en repositorios de datos bien protegidos a los que se aplica un cifrado avanzado.

La completa seguridad de las unidades de equipo de G Suite facilita que la información esté protegida de accesos no autorizados y se encuentre únicamente a disposición de los miembros del proyecto, sin importar el dispositivo que usen.

Por último, pero no menos importante, se consigue la industrialización del conocimiento: la información no es propiedad del usuario, sino del proyecto. Por ello, cuando uno de los miembros del equipo lo abandona, todos sus archivos compartidos y sus contribuciones siguen estando en Team Drives. De esta manera, el riesgo de pérdida de información se reduce a la mínima expresión.

Información específica para roles, perfiles y departamentos

Tan importante como la seguridad de la información son los permisos de los usuarios. En este último aspecto, las Unidades de Equipo de G Suite incluyen una avanzada gestión de los permisos que se aplicarán a los archivos y miembros del grupo en función de su jerarquía dentro del mismo. Por ejemplo, un jefe de proyecto dispondrá de muchos más permisos sobre los archivos (lectura, escritura, eliminación) que un ingeniero o consultor junior con sólo permiso de lectura en algunos archivos sensibles.

Junto a estos permisos jerárquicos, Team Drives también permite estructurar (por ejemplo, mediante subcarpetas) la información del proyecto, con el fin de que sólo sea accesible para las unidades de negocio adecuadas. Un caso de este tipo sería que los miembros del departamento de Contabilidad que participan en el proyecto sólo puedan consultar la información financiera y no la de Consultoría. De esta manera se evitan numerosos problemas.

Basándose en esta información y en la interacción de cada usuario con la información del proyecto, Team Drives aplica tecnología de Inteligencia Artificial (Quick Access) para personalizar las búsquedas y la localización de datos y archivos. Además, al tratarse de una herramienta plenamente integrada con el resto de aplicaciones de la plataforma de G Suite -como por ejemplo Google Calendar- prioriza archivos en función de la fecha de cumplimiento de las tareas.

Como hemos visto, Team Drives es una herramienta que añade valor a tu negocio. Sus ventajas a nivel operativo y de colaboración interdepartamental, así como su reducida curva de aprendizaje y un retorno de la inversión (ROI) muy rápido, hacen que esta aplicación de G Suite sea un gran aliado para gestionar y llevar a cabo cualquier tipo de proyecto de manera estructurada, ágil y segura, optimizando la productividad de los equipos.