Usuarios de Sugar: todo lo que necesitas saber

El usuario es el actor fundamental en cualquier CRM. El objetivo de esta herramienta es hacer accesible toda la información de forma sencilla y útil, ayudando al usuario en su trabajo diario. Sugar evoluciona su concepto de CRM para acercarse más aún a las necesidades de cada trabajador, poniendo en el centro de su filosofía la “i” de Individuo e innovación.

Para adaptarse mejor a las necesidades de cada perfil, Sugar contempla 4 tipos de usuarios. Hoy, contaremos las características de cada uno de ellos:

1. ADMINISTRADOR: Es el usuario con más poderes del sistema, son quienes tendrán acceso a la totalidad de campos y pestañas dentro del CRM.

Algunas de sus funciones principales son:

• Alta y baja de usuarios: Para usar Sugar, un usuario debe haber sido previamente dado de alta por el administrador del CRM que lo controla en la sección “Gestión de usuarios”.

Para acceder a la plataforma, cada usuario deberá haber insertado un nombre y contraseña únicos, correspondientes a su licencia de uso único y personal del CRM.

• Configuración de acceso a la información: El administrador del equipo puede decidir la información a la que accede cada usuario en función del rol que le asigne. El uso de roles es una medida de control de la información muy útil, pues cada empleado solo tiene acceso a la información imprescindible para la realización de sus tareas. Además, estos permisos pueden  ir asociados a otras limitaciones en la edición, borrado, envío o descarga de datos.

• Personalización y adaptación de la plataforma a las necesidades concretas de cada negocio, modificando etiquetas, pestañas y todo tipo de campos necesarios para reunir en el CRM toda la información de relevancia para los usuarios de la herramienta.

2. USUARIOS “ESTÁNDAR”. Lo usuarios estándar acceden a Sugar mediante su usuario y clave únicos.

• Tras su creación, cada usuario que se crea pasa a ser miembro automáticamente de 2 grupos: un grupo Global donde se incluyen todos los usuarios del CRM de la empresa y un grupo Privado al que solo tendrá acceso él/ella aunque podrá ser visualizado por su superior jerárquico.

No obstante, el acceso (visualización, modificación o borrado de información) que tenga el usuario a unas pestañas u otras dependerá del rol asignado por el administrador a este usuario en concreto.

• Cada usuario de la herramienta puede elegir cómo personalizar su interfaz de manera que facilite su trabajo diario. De esta manera el usuario puede elegir campos como el tipo de moneda, fecha y hora, lenguaje, opciones de despliegue, su perfil personal y muchos otros. Esto es una de las principales ventajas de Sugar: hace del CRM una herramienta flexible y adaptable, que busca la comodidad y satisfacción del usuario con la herramienta como principal objetivo.

• Durante el uso diario de la plataforma van surgiendo asociaciones entre cada usuario y las cuentas, contactos, oportunidades, campañas, casos o informes que va añadiendo al CRM en su labor diaria comercial, de marketing o de atención al cliente. Esto es lo que realmente da utilidad a Sugar pues puedes navegar por todo el historial comercial de una cuenta/contacto y conocer todo de él en un solo vistazo consiguiendo una visión 360º de cada cliente.

3. USUARIO PORTAL API: El usuario de portal API no cuenta como licencia de Sugar y por tanto tampoco puede acceder a la plataforma a través de una pantalla de usuario y contraseña estándar. El único método de acceso al portal es a través de una API SOAP.

• Por lo general, el usuario de portal API tiene acceso restringido a la información del CRM, solo puede visualizar unas pocas pestañas de información (casos, notas, documentos…). Estos usuarios se pueden facilitar a clientes para que puedan hacer seguimiento del estado de sus casos e incidencias, del envío de sus productos y cualquier otro uso que se le quiera dar siendo estos algunos de los principales.

4. GRUPOS DE USUARIOS:

• En relación a los grupos de usuarios, estos tampoco tienen asociado usuario y contraseña propios y en consecuencia no cuentan como licencia.
• Los grupos se forman para compartir información entre sus usuarios, compartir un mismo rol/es, tener acceso a campañas de email inbound, etc…

En conclusión, no existe un tipo único de usuario en el uso del CRM sino 4 tipos principales, lo cual muestra la importancia que tiene el conocer bien las características de cada uno de los perfiles de usuario.

Espero os haya resultado de interés este post, próximamente más y mejor…

Patricia G. Duque – Inside Sales CRM

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