¿Qué son los workflows y qué pueden aportar a mi CRM?
Cuando las empresas se deciden a incorporar la tecnología CRM como herramienta imprescindible para la gestión de sus procesos comerciales, de marketing o de atención al cliente, buscan siempre ganar en eficiencia. Por eso, la posibilidad de simplificar, agilizar y en la medida de lo posible automatizar todos aquellos procesos meramente administrativos se convierte en el objetivo principal. Para ayudar a conseguir este propósito surgen los “Workflows”. A continuación, vamos a ver qué son, qué aportan a nuestro CRM y en definitiva cómo ayudan a mejorar día a día nuestro negocio.
¿Qué son los comúnmente denominados “Workflows”?
Utilizada por muchos expertos en el manejo de la tecnología, esta palabra viene a definir aquellos flujos de trabajo automatizados capaces de realizar tareas que de otra forma necesitarían ser realizadas manualmente. El objetivo no es otro que reducir los tiempos de tramitación asociados a todos aquellos procesos que podríamos definir como “estandarizados y recurrentes” para mejorar el servicio y ahorrar en definitiva dinero a la empresa.
Actividades habituales como registrar un contacto nuevo, generar plantillas de correo, asignar una tarea a un comercial o crear una alerta automática ante un cambio en un registro, son algunos ejemplos de las ventajas que ofrece la utilización de Workflows.
Los flujos de trabajo funcionan de manera muy similar en todos los sistemas, ya que todos los sistemas tienen definidas una serie de acciones cuyo cumplimiento “dispara” el flujo de trabajo automatizado que comienza a generar las acciones (envíos de emails, alertas,…) . De igual manera todos los workflows incluyen un objeto de cierre que pone fin a todo el flujo.
Podemos decir que los flujos de trabajo aportan una serie de beneficios a nuestra empresa que resumimos a continuación:
- Definen estándares de calidad en los procedimientos:
Al automatizar procesos se consigue evitar que dos o más empleados actúen de forma independiente registrando, por ejemplo, un mismo contacto o ampliando información sobre un mismo cliente, sin que esa información llegue al resto de personas que trabajan con esos mismos datos. Se evitaría así la denominada como anarquía procedimental.
- Aportan información adicional sobre los procesos
Los workflows nos proporcionan información muy relevante que costaría conocer de otra manera. Por ejemplo, saber si se están cumpliendo los plazos de ejecución, qué personas intervienen en cada proceso de inicio a fin o qué fases del proceso son las más estratégicas de cara al cierre con éxito del proceso.
- Permiten asignar procesos a las personas más adecuadas
Nos ayudan a optimizar recursos, escogiendo en cada momento a las personas más adecuadas para realizar determinada tarea dentro del flujo de trabajo. De esta forma, generando automáticamente alertas en el CRM, mejora la productividad de todos los empleados involucrados.
- Ayudan a establecer plazos
La posibilidad de fijar fecha y hora de lanzamiento de un workflow, o de cada una de las tareas o alertas que incorpora, facilita a los directivos la posibilidad de conseguir un mayor control sobre el estado real de cada procedimiento. Así, en caso de detectar cuellos de botella o incumplimientos reiterados, será más fácil tomar las medidas oportunas para optimizar los resultados.
Si deseas saber más sacar todo el partido a tu crm no dejes de usar esta funcionalidad. Tus empleados podrán pasar mucho más tiempo en tareas que realmente aporten valor a tu negocio y eso se nota…Si deseas que te asesoramiento para implantar flujos de trabajo automatizados en tu crm Salesforce o SugarCRM no dudes en contactar con nosotros.
Patricia González
pduque@intelligencepartner.com
CRM & BI Sales Representative
